{"id":10042,"date":"2017-08-21T16:58:29","date_gmt":"2017-08-21T14:58:29","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.dataprius.com\/?p=10042"},"modified":"2026-03-09T11:36:20","modified_gmt":"2026-03-09T10:36:20","slug":"organizar-archivos-en-la-empresa-o-tan-solo-almacenarlos-en-la-nube","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/dataprius.com\/blog\/organizar-archivos-en-la-empresa-o-tan-solo-almacenarlos-en-la-nube\/","title":{"rendered":"Organizar archivos en la empresa o tan solo almacenarlos en la Nube."},"content":{"rendered":"\n

Una vez m\u00e1s insistimos en que las aplicaciones de almacenamiento en la Nube de uso particular<\/strong> no sirven en la empresa. Por encima de todo, las empresas necesitan herramientas que las conduzcan a un mayor nivel organizativo<\/strong>. Poder organizar los documentos de la empresa es mucho m\u00e1s importante que la necesidad de que est\u00e9n disponibles en la Nube.<\/p>\n\n\n\n

Equivocadamente se sigue pensando que lo \u00fatil a nivel particular lo ser\u00e1 tambi\u00e9n en el entorno empresarial. Esto no es as\u00ed y muchos lo descubren por ellos mismos con aplicaciones muy populares como Drive y Dropbox. Estas  aplicaciones son muy populares porque son de uso gen\u00e9rico pero no aportan nada a nivel organizativo en una empresa, incluso son la semilla para generar caos.<\/p>\n\n\n\n

\"ilustraci\u00f3n<\/figure>\n\n\n\n

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Dice Elon Musk<\/a> que \u00abLa gente cree y conf\u00eda en lo conocido sin ni siquiera reflexionar<\/em>\u00ab, se refer\u00eda a aquellos que calificaban los coches el\u00e9ctricos como lentos y con poca autonom\u00eda. En mi tierra hay un dicho \u00abCuando tu \u00fanica herramienta es un martillo, todo te parece un clavo<\/em>\u00ab, muchos han descubierto el almacenamiento en la Nube con estas aplicaciones y piensan que son v\u00e1lidas para todo.<\/p>\n\n\n\n

Yo tengo una impresora en casa que me funciona de maravilla pero nunca he pensado en llevarla a la oficina d\u00f3nde estar\u00e1 en red y tendr\u00e1 que funcionar con doce personas mandando archivos a imprimir. Existen impresoras para esto, son m\u00e1s voluminosas y tienen otras caracter\u00edsticas.<\/p>\n\n\n\n

La buena experiencia a nivel individual con algunas Apps de almacenamiento en la Nube no significa que sean apropiadas en la empresa.<\/h2>\n\n\n\n

Como hemos dicho, aunque la experiencia particular con estas aplicaciones sea satisfactoria a nivel individual, no debe concluirse que son v\u00e1lidas en el entorno empresarial. Analizando un poco podemos llegar a las siguientes conclusiones:<\/p>\n\n\n\n

1)  Son sincronizadores, pensados para almacenar una copia de los archivos de nuestro dispositivo en la Nube. <\/strong><\/p>\n\n\n\n

A nivel organizativo en la empresa el concepto es justo al rev\u00e9s, se trata de mantener un lugar central de almacenamiento de los documentos, el antiguo archivador. Un lugar central y \u00fanico d\u00f3nde los empleados puedan acceder a la informaci\u00f3n. Estas aplicaciones proponen que los cajones de las mesas de cada uno de los empleados sea el lugar d\u00f3nde se almacena la informaci\u00f3n, una informaci\u00f3n que de rebote se sube a la Nube para que est\u00e9 disponible. Este concepto tiene sus consecuencias en el mundo real,  pues el orden en la documentaci\u00f3n solo se obtiene asimilando que hay un lugar o \u00abarchivo central\u00bb organizado bajo ciertas normas que todo el mundo conoce, todo lo dem\u00e1s es dispersar la informaci\u00f3n y esto no beneficia el orden.<\/p>\n\n\n\n

2)  No cumplen ning\u00fan tipo de est\u00e1ndar de gesti\u00f3n ni normas legales de privacidad ni de protecci\u00f3n de datos.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Muchas empresas se han llevado una desagradable sorpresa cuando han descubierto que al llevar estas aplicaciones como Dropbox y Drive a la empresa dejaban de cumplirse las normas legales y sus certificaciones de gesti\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

3) No son aplicaciones dise\u00f1adas para m\u00faltiples usuarios.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Los problemas comienzan con tan solo dos usuarios, con conflictos de archivos, desorden de carpetas, borrados y otro tipo de problemas. Imaginemos cuando la empresa tan solo tiene 30 usuarios manejando los documentos, el caos es irremediable.<\/p>\n\n\n\n

4) No aplican criterios empresariales. <\/strong><\/p>\n\n\n\n

En la empresa existen unas reglas para el acceso y manipulaci\u00f3n de la informaci\u00f3n. No todo el mundo puede tener copias de todos los documentos, acceder a ellos, manipularlos e incluso borrarlos o cambiar la propia estructura organizativa de la empresa. Ese caos es el que introducen aplicaciones como Dropbox o Drive cuando alguien piensa que:  lo que le ha sido \u00fatil a nivel individual ser\u00e1 \u00fatil para la empresa con multitud de empleados accediendo a la informaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

La nube aporta ubicuidad pero esto no debe llevar al desorden<\/h2>\n\n\n\n

Poder tener nuestros archivos disponibles en la Nube es una ventaja tan enorme que nos ciega y se convierte en lo m\u00e1s importante o lo \u00fanico.<\/p>\n\n\n\n

Tras los ataques de Ransomware hace unos meses pude descubrir la obstinaci\u00f3n de muchos con Drive y Dropbox. Puede leer con gran sorpresa como algunos recomendaban que para protegerse del Ransomware se usara Dropbox o Drive y de esta manera tener una copia de los archivos en la Nube. Lo que estaban haciendo era recomendar a la gente que precisamente instalara en sus ordenadores un agente transmisor del virus. Era como decirles que para detener la gripe lo mejor es ir a un sitio concurrido y toser encima a la gente.<\/p>\n\n\n\n

La informaci\u00f3n puede estar en la Nube sin que esto suponga sembrar el desorden o el caos. De hecho el lugar m\u00e1s seguro y apropiado para los archivos y la informaci\u00f3n de la empresa es la Nube. Piense en un banco, \u00bfd\u00f3nde est\u00e1n los datos de su cuenta corriente? Resulta que esos datos est\u00e1n en una Nube, el lugar centralizado que tiene el banco desde hace a\u00f1os para almacenar la informaci\u00f3n de sus clientes. En este caso no caben dudas de que centralizar la informaci\u00f3n es la soluci\u00f3n,  nadie piensa que se deber\u00eda de sincronizar la informaci\u00f3n de las cuentas de los clientes del banco en cada ordenador de cada empleado de cada sucursal.<\/p>\n\n\n\n

Centralizar en la Nube aporta orden en la empresa.<\/h2>\n\n\n\n

Almacenar en la Nube aporta ubicuidad para disponer de los archivos. Centralizar la informaci\u00f3n y los archivos en la Nube es otra cosa.<\/p>\n\n\n\n

Hasta la aparici\u00f3n del almacenamiento en el a Nube las empresas han venido utilizando servidores de archivos locales o discos duros centralizados. En cualquier caso se hab\u00edan establecido ciertos criterios para el acceso y preservaci\u00f3n de la informaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

Un sistema que  centraliza los datos de la empresa debe disponer de las siguientes caracter\u00edsticas:<\/p>\n\n\n\n