{"id":10877,"date":"2018-01-24T07:47:03","date_gmt":"2018-01-24T06:47:03","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.dataprius.com\/?p=10877"},"modified":"2026-03-20T19:17:34","modified_gmt":"2026-03-20T18:17:34","slug":"organizar-los-archivos-para-compartir","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/dataprius.com\/blog\/organizar-los-archivos-para-compartir\/","title":{"rendered":"Organizar los archivos para compartir en la red o en la Nube con otros usuarios."},"content":{"rendered":"\n<p>Para la organizar los archivos compartidos es necesario establecer algunos criterios b\u00e1sicos. Una buena organizaci\u00f3n de las carpetas y de los archivos facilitar\u00e1 que el resto de los usuarios con los que los compartimos encuentren r\u00e1pidamente lo que buscan.<\/p>\n\n\n\n<p>Tanto si es para el trabajo en equipo, para mantener los datos en un lugar central o para compartir documentos con los clientes, se hace necesario abandonar los h\u00e1bitos de cuando los archivos se utilizaban de forma individual.<\/p>\n\n\n\n<p><span style=\"color: #993366;\"><em><strong>Las empresas y los grupos de trabajo son el lugar d\u00f3nde la organizaci\u00f3n de carpetas y archivos influye m\u00e1s en la eficacia y en la prevenci\u00f3n de errores o conflictos. Todo ese tiempo en buscar los archivos y en corregir los errores, repercute directamente en el grado de eficiencia en el desempe\u00f1o diario de la actividad.<\/strong><\/em><\/span><\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image aligncenter\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"800\" height=\"600\" src=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/concepto-organizar-carpetas-archivos.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-10928\" srcset=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/concepto-organizar-carpetas-archivos.jpg 800w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/concepto-organizar-carpetas-archivos-300x225.jpg 300w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/concepto-organizar-carpetas-archivos-768x576.jpg 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 800px) 100vw, 800px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p>En las empresas consolidadas y que anteriormente usaban el papel no tuvieron m\u00e1s que trasladar su esquema organizativo al formato digital.<\/p>\n\n\n\n<p>Las nuevas empresas, nacidas ya en el mundo digital y que adem\u00e1s conocen la Nube se encuentran con ciertas dificultades al aplicar criterios de organizaci\u00f3n con las carpetas y los archivos, tenemos experiencia en esto. Tarde o temprano los grupos de trabajo con carpetas compartidas se encuentran con estas dificultades, ni que decir tiene que usar Dropbox o Drive como un caj\u00f3n d\u00f3nde cada uno va subiendo archivos solo supondr\u00e1 una soluci\u00f3n aparente y a corto plazo.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Para organizar los documentos no hay una receta para todos los casos. Hay criterios b\u00e1sicos.<\/h2>\n\n\n\n<p>Dependiendo de la actividad que se desarrolla en la organizaci\u00f3n o grupo de&nbsp; trabajo, la gesti\u00f3n de los archivos y carpetas tomar\u00e1 una forma determinada. Normalmente esta organizaci\u00f3n se fundamenta en lo procesos que se llevan a cabo y en el reparto de las tareas.<\/p>\n\n\n\n<p>Es necesario entender c\u00f3mo la actividad determina el orden a imponer.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Una empresa de Ingenier\u00eda trabaja con proyectos, cada proyecto puede colocarse en una carpeta determinada. Las fases del proyecto determinar\u00e1n las carpetas internas. Si varios miembros del equipo deben elaborar distintas fases del proyecto habr\u00e1 que dar permisos a estos usuarios sobre dichas carpetas, se trata de compartir estas carpetas de forma organizada, excluyendo si es necesario a aquellos usuarios que no tienen por qu\u00e9 ver algunas carpetas. Por otro lado habr\u00e1 un supervisor que tendr\u00e1 una visi\u00f3n completa del proyecto y por tanto todas las carpetas y sus contenidos ser\u00e1n compartidos con \u00e9l.<\/li>\n\n\n\n<li>En una Gestor\u00eda la clientela es fija. Se tienen una serie de empresas o aut\u00f3nomos a los que se les gestionan sus tr\u00e1mites. Aqu\u00ed se impone un criterio basado en esos clientes, cada uno podr\u00e1 tener una carpeta fija. Dentro de cada carpeta habr\u00e1 una serie de subcarpetas que determinan el tipo de documentos. En este caso cobra especial relevancia el control de las fechas y por tanto la fecha debe estar presente en la nomenclatura de algunos archivos&nbsp; y carpetas. Si tenemos el cliente \u00abAcme SL\u00bb y se gestionan las n\u00f3minas de los empleados, entonces dentro de la carpeta habr\u00e1 otra llamada \u00abNominas\u00bb, esta a su vez contiene meses indicando el a\u00f1o, algo como \u00abEnero-2018\u00bb, ese ser\u00e1 el lugar para meter los \u00abpdf\u00bb de la n\u00f3minas.<\/li>\n\n\n\n<li>Una empresa de transporte por carretera. Tienen clientes eventuales y otros fijos. Se puede crear una carpeta para cada cliente, dentro habr\u00e1 carpetas compuestas por fecha y destino del porte, por ejemplo \u00ab10.01.2018-Madrid\u00bb, dentro de esa carpeta podr\u00e1n ir los archivos del porte al realizar como presupuesto, albar\u00e1n de entrega, factura, etc.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Mostramos unas capturas de pantalla en Dataprius con&nbsp; ejemplos anteriores. Son ejemplos b\u00e1sicos de aplicaci\u00f3n de los criterios.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image aligncenter\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"660\" height=\"402\" src=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/ejemplo-orden-carpetas-ingenieria-1.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-10959\" srcset=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/ejemplo-orden-carpetas-ingenieria-1.jpg 660w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/ejemplo-orden-carpetas-ingenieria-1-300x183.jpg 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 660px) 100vw, 660px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image aligncenter\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"660\" height=\"402\" src=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/ejemplo-orden-carpetas-gestoria-1.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-10963\" srcset=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/ejemplo-orden-carpetas-gestoria-1.jpg 660w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/ejemplo-orden-carpetas-gestoria-1-300x183.jpg 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 660px) 100vw, 660px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Criterios b\u00e1sicos para organizar las carpetas.<\/h2>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span style=\"color: #008000;\"><strong>1) Prestar atenci\u00f3n a los procesos de la empresa o del equipo de trabajo.<\/strong><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Existe un orden inherente en todos los procesos del mundo real. Hay que tratar de imitar este orden en la estructura de carpetas para el almacenamiento de los archivos. Todo proceso est\u00e1 compuesto de una serie de sucesos. La construcci\u00f3n de un edificio comienza con los planos y termina con la facturas, para un abogado un caso comienza con los escritos para la defensa y termina con una sentencia judicial.<\/p>\n\n\n\n<p>Vemos la secuencia de un proceso en una empresa de Catering:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>Una empresa llamada \u00abVectra Airlines\u00bb se pone en contacto para la realizaci\u00f3n de un evento y solicita presupuestos seg\u00fan diferentes men\u00fas ofertados. Primer paso.<\/li>\n\n\n\n<li>&nbsp;Se elaboran una serie de presupuestos en funci\u00f3n de cada men\u00fa y de los locales disponibles para la realizaci\u00f3n del evento. Segundo paso.<\/li>\n\n\n\n<li>Una vez que se acepta uno de los presupuestos, se elabora la lista de las materias primas a comprar para elaborar el men\u00fa solicitado. Esto incluye las bebidas y los ingredientes a comprar en el mercado. Tercer paso.<\/li>\n\n\n\n<li>Se asigna el personal como cocineros y camareros con sus asignaciones econ\u00f3micas y se comprueba su disponibilidad para el d\u00eda se\u00f1alado. Cuarto paso.<\/li>\n\n\n\n<li>Se realiza la reserva del local para la fecha y el cami\u00f3n para el transporte de los materiales. Quinto paso.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>En cada uno de los pasos podemos ir definiendo la estructura de carpetas:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>Bajo la carpeta de \u00abClientes\u00bb creamos la carpeta \u00abVectra Airlines\u00bb.<\/li>\n\n\n\n<li>Dentro de la carpeta \u00abClientes\\Vectra Airlines\u00bb creamos \u00abPresupuestos\u00bb. En la carpeta de presupuestos guardaremos los archivos \u00ab.pdf\u00bb de los presupuestos, estos archivos tienen el nombre la fecha, por ejemplo \u00abmenu-mediterraneo-10-02-2018.pdf\u00bb, \u00abmenu-empresa-10-02-2018.pdf\u00bb. Dentro de la carpeta \u00abPresupuestos\u00bb tambi\u00e9n guardamos las ofertas de locales y fotos de los salones de dichos locales. Esta carpeta puede ser compartida con el cliente para que estudie detenidamente las ofertas.<\/li>\n\n\n\n<li>Cuando el cliente ha aceptado un presupuesto agregamos la carpeta \u00abContrataci\u00f3n\u00bb dentro de la de \u00abVectra Airlines\u00bb. En esta carpeta se guarda la factura \u00abproforma\u00bb que ser\u00e1 enviada la cliente para su aceptaci\u00f3n y firma del parte de encargo.<\/li>\n\n\n\n<li>Dentro de la carpeta \u00abClientes\\Vectra Airlines\\Contrataci\u00f3n\u00bb agregamos otra que se llama \u00abRecetas\u00bb, aqu\u00ed se copian los archivos de las recetas que ser\u00e1n compartidos con los cocineros asignados.<\/li>\n\n\n\n<li>Dentro de la carpeta \u00abClientes\\Vectra Airlines\\Contrataci\u00f3n\u00bb agregamos otra que se llama \u00abMateriales\u00bb, aqu\u00ed se copian los archivos con las listas de materias primas a comprar. El encargado de compras ha de recibir estos archivos por email.<\/li>\n\n\n\n<li>Dentro de la carpeta \u00abClientes\\Vectra Airlines\\Contrataci\u00f3n\u00bb agregamos otra carpeta \u00abPersonal\u00bb, todos los documentos relativos a la contrataci\u00f3n del personal, pagos y facturas ir\u00e1n dentro de esta carpeta, esta carpeta la compartimos con el contable de la empresa. Tambi\u00e9n podremos guardar las facturas del personal que es aut\u00f3nomo.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>En poco tiempo y atendiendo al orden temporal del proceso hemos construido una ordenaci\u00f3n de carpetas de forma sencilla.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image aligncenter\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"700\" height=\"460\" src=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/ejemplo-orden-carpetas.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-10965\" srcset=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/ejemplo-orden-carpetas.jpg 700w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/01\/ejemplo-orden-carpetas-300x197.jpg 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 700px) 100vw, 700px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span style=\"color: #008000;\"><strong>2) Ordenar de lo m\u00e1s gen\u00e9rico a lo m\u00e1s espec\u00edfico.<\/strong><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Hay que imaginar que las carpetas son cajas que contienen otras cajas.<\/p>\n\n\n\n<p>No conviene tener cajas d\u00f3nde se echa cualquier cosa. Las carpetas de orden superior nos deben indicar sin duda d\u00f3nde nos encontramos. Tampoco hay que crear muchos niveles de carpetas innecesariamente. Hay que evitar la duplicidad de datos.<\/p>\n\n\n\n<p>Una norma es pensar en cosas que contienen otras cosas. Veamos algunos ejemplos para nuestra empresa de catering:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>La carpeta \u00abRecetas\u00bb que est\u00e1 en&nbsp; \u00abClientes\\Vectra Airlines\\Contrataci\u00f3n\\Recetas\u00bb contiene solo las recetas que estamos ofreciendo al cliente en ese momento eso es visible para todos los usuarios que por intuici\u00f3n lo consideran as\u00ed. Fuera de la carpeta de Clientes tendremos \u00abRecetas\u00bb d\u00f3nde hay decenas de recetas incluyendo algunas descatalogadas y otras para el futuro. Tan solo hemos copiado algunos \u00ab.pdf\u00bb desde la carpeta de \u00abRecetas\u00bb de nivel superior a la espec\u00edfica del cliente.<\/li>\n\n\n\n<li>Podemos tener una carpeta \u00abFacturas\u00bb que contiene carpetas por meses del a\u00f1o con las facturas generadas por motivos de contabilidad. Lo que no debemos hacer es meter m\u00e1s carpetas dentro, todo el mundo al ver en la factura el nombre de la empresa \u00abVectra Airlines\u00bb ya sabe que tiene que buscarla en \u00abClientes\u00bb para ver los encargos que esta empresa ha ido realizando a trav\u00e9s del tiempo.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span style=\"color: #008000;\"><strong>3) Tener en cuenta siempre el factor tiempo.<\/strong><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Si los documentos tienen cierta caducidad o validez en el tiempo. Esto debe estar presente en la organizaci\u00f3n de las carpetas y de los archivos. Casos t\u00edpicos de esto son las facturas o los presupuestos.<\/p>\n\n\n\n<p>En el caso de un presupuesto&nbsp; tiene una validez temporal,&nbsp;la oferta no dura toda la vida. La contrataci\u00f3n de un servicio tambi\u00e9n se gestiona en una fecha porque el cliente pude volver a contratar en otro momento.<\/p>\n\n\n\n<p>En nuestro ejemplo anterior hemos obviado esto. Por ello no estar\u00eda mal que hubi\u00e9semos introducido el factor tiempo en las carpeta del cliente. Es tan sencillo como renombrar la carpeta&nbsp;\u00abClientes\\Vectra Airlines\\Contrataci\u00f3n\\\u00bb e introducir el factor tiempo, quedar\u00eda como \u00abClientes\\Vectra Airlines\\Contrataci\u00f3n 22.02.2018\\\u00bb. Ahora todos nuestros compa\u00f1eros saben cuando se contrat\u00f3 el servicio y si el cliente repite la mes siguiente intuimos que tendremos algo como&nbsp;\u00abClientes\\Vectra Airlines\\Contrataci\u00f3n 28.03.2018\\\u00bb.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">\u00bfY que hay sobre los permisos de acceso?<\/h2>\n\n\n\n<p>Muy sencillo, cada usuario debe acceder solo a las carpetas y archivos que son estrictamente necesarios para su trabajo. Se trata de compartir carpetas de forma que solo accedan aquellos que tienen que leer, colocar o modificar archivos.<\/p>\n\n\n\n<p>Tener mucho cuidado en compartir con los clientes, debemos hacerlo solo con aquellos documentos que ellos deben ver.<\/p>\n\n\n\n<p>Los permisos de acceso a las carpetas han de concederse una vez montada la estructura y organizaci\u00f3n de las carpetas, nunca antes. La estructura puede ser en cierto modo din\u00e1mica pues hay casos especiales pero la estructura organizativa b\u00e1sica es lo primero.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-wp-embed is-provider-blog-dataprius wp-block-embed-blog-dataprius\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<blockquote class=\"wp-embedded-content\" data-secret=\"Ehth7XbQ5a\"><a href=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/almacenamiento-en-la-nube\/\">Almacenamiento en la Nube. Comprender su funcionamiento.<\/a><\/blockquote><iframe loading=\"lazy\" class=\"wp-embedded-content\" sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" style=\"position: absolute; visibility: hidden;\" title=\"\u00abAlmacenamiento en la Nube. 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