{"id":11325,"date":"2018-04-02T18:20:54","date_gmt":"2018-04-02T16:20:54","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.dataprius.com\/?p=11325"},"modified":"2026-03-06T19:41:10","modified_gmt":"2026-03-06T18:41:10","slug":"el-uso-de-la-nube-en-sectores-como-el-de-gestorias-y-asesorias","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/dataprius.com\/blog\/el-uso-de-la-nube-en-sectores-como-el-de-gestorias-y-asesorias\/","title":{"rendered":"El uso de la nube en el sector de gestor\u00eda y asesor\u00eda."},"content":{"rendered":"

La transformaci\u00f3n digital en las gestor\u00edas y asesor\u00edas. Ventajas y facilidades del uso de la nube.<\/h2>\n

La finalidad de este art\u00edculo es explicar el uso diario de la nube en la empresa, en concreto en una Gestor\u00eda. En la actualidad existen numerosas dudas al respecto, y es fundamental para la supervivencia en el mercado, adaptarse a los cambios y evolucionar con el mundo.<\/p>\n

Caso real. Yolanda nos cuenta c\u00f3mo se usa Dataprius y los documentos en la Nube en su empresa.<\/em><\/span><\/strong><\/p>\n

\"La<\/p>\n

La idea de escribir estas palabras surge a ra\u00edz de que un d\u00eda al mes, viene a la gestor\u00eda un chico de la empresa de mantenimiento de equipos inform\u00e1ticos, y cuando vino la \u00faltima vez, mientras realizaba sus tareas en mi ordenador, me comentaba que pocas empresas de las que visita, ten\u00edan tan buena organizaci\u00f3n como la nuestra, tanto a nivel de papel como digital. Entoces me comentaba que la semana anterior pas\u00f3 una ma\u00f1ana completa recuperando archivos encriptados de una asesor\u00eda en la que un empleado descarg\u00f3 un fichero adjunto de un email que result\u00f3 ser un ransomware. \u00a1Una locura!, me dec\u00eda.<\/p>\n

Entonces pens\u00e9 que si a su parecer nuestro sistema organizativo es bueno, deber\u00eda compartirlo para que otras empresas del sector puedan seguir avanzando, ya que por poner un ejemplo, las comunicaciones con la Agencia Tributaria, Seguridad Social, Ayuntamientos, Organismos Auton\u00f3micos, DGT, etc. son ya telem\u00e1ticas en su mayor\u00eda, lo que significa que cada tr\u00e1mite realizado, genera un documento PDF y ha de ser tratado con la misma importancia que se trata el documento en papel. Nos guste o no, esto es parte de la transformaci\u00f3n digital. Estamos dentro.<\/p>\n

Antes de explicar la estructura organizativa que seguimos, quiero hacer ver como funcionamos en el trabajo diario, aunque supongo que muchos de los lectores se sentir\u00e1n identificados con algunas de las pautas.<\/p>\n

En primer lugar al empezar la jornada como en todas las oficinas, se enciende el servidor y los equipos. Una vez encendidos, se inicia Outlook (sistema de correo electr\u00f3nico con el que trabajamos), Dataprius (sistema de gesti\u00f3n documental, almacenamiento y trabajo en la nube)<\/a> y Aplifisa (programa de contabilidad, impuestos, facturaci\u00f3n, etc.).<\/p>\n

Comprobamos en el correo que un nuevo cliente requiere de nuestro servicio para iniciar su actividad como persona f\u00edsica hoy mismo, adem\u00e1s va a contratar un trabajador. Se prensenta su alta en el censo de empresarios (modelo 036) en la Sede Electr\u00f3nica de la AEAT y se genera un documento PDF. Hay que darle de alta en RETA (r\u00e9gimen especial de trabajadores aut\u00f3nomos) en el sistema red de la seguridad social y se genera otro PDF. Se le asigna un CCC al empresario, se realiza el tr\u00e1mite de contrataci\u00f3n y su respectiva alta en la seguridad social. M\u00e1s documentos PDF. Y ahora lo importante es, \u00bfque hacemos con ellos?. Los guardamos en Dataprius.<\/p>\n

El ejemplo es de un cliente nuevo para explicar claramente el funcionamiento organizativo que seguimos desde el inicio, ya que lo hacemos igual para toda la clientela.<\/p>\n

PASO 1 – Lo a\u00f1adimos a la hoja de control de clientes.<\/strong><\/p>\n

Es un documento excel donde est\u00e1n todos nuestros clientes con un n\u00famero asignado. Con este excel se lleva el control de la documentaci\u00f3n recibida, la documentaci\u00f3n contabilizada y la que falta por contabilizar, los impuestos del trimestre presentados o no, etc. Est\u00e1 guardado en dataprius y podemos trabajarlo directamente en la nube.<\/p>\n

Volviendo al ejemplo, a\u00f1adimos en la tabla excel a nuestro nuevo cliente ‘ Pepito P\u00e9rez P\u00e9rez’, al cual imaginemos se le asigna el n\u00famero 100.<\/p>\n

PASO 2 – Lo creamos en Dataprius<\/strong><\/p>\n

Abrimos Dataprius, carpeta de clientes \/ Personas F\u00edsicas, (y como se hace en cualquier sistema windows, bot\u00f3n derecho del rat\u00f3n – crear carpeta nueva) creamos una subcarpeta llamada ‘100 – Pepito P\u00e9rez P\u00e9rez’. Dentro de cada cliente, encontramos la siguiente estructura de carpetas<\/strong>:<\/p>\n

– Documentaci\u00f3n<\/em>. Aqu\u00ed guardamos los documentos personales como DNI, Pasaporte, etc. y en caso de las Sociedades guardamos tambi\u00e9n las escrituras.<\/p>\n

– Fiscal<\/em>: Al abrir encontramos las siguientes carpetas,<\/p>\n

– Censal<\/em>: aqui guardaremo el modelo 036 de alta censal de Pepito P\u00e9rez.<\/p>\n

– Renta<\/em><\/p>\n

– Modelos<\/em>: 2018, 2017, 2016…<\/p>\n

– Laboral<\/em>: al abrir encontramos las siguientes carpetas,<\/p>\n

1) Altas y bajas de trabajadores: aqu\u00ed guardaremos el alta de JUANITO, el trabajador de Pepito P\u00e9rez.<\/p>\n

2) Contrataci\u00f3n: en esta subcarpeta guardaremos el contrato de trabajo.<\/p>\n

3) N\u00f3minas (siguiendo la misma estructura que para las subcarpetas de los modelos de los impuestos, es decir por a\u00f1os).<\/p>\n

4) Recibo de Liquidaci\u00f3n de Cotizaciones ( aqui tambi\u00e9n nombramos a las subcarpetas como a\u00f1os)<\/p>\n

* Tanto para las n\u00f3minas como para los RLC utilizamos la nomenclatura de tr\u00e1mite + nombre + mes correspondiente Ej:JUANITOABRIL18.<\/p>\n

**Las altas y bajas con formato tr\u00e1mite+nombre+fecha. Ej: ALTAJUANITO20180323<\/p>\n

– Contable<\/em>: haciendo de nuevo una carpeta para cada a\u00f1o, al abrirlas encontraremos las siguientes subcarpetas: 1) Facturas emitidas. 2) Facturas recibidas.<\/p>\n

– Tr\u00e1mites tr\u00e1fico<\/em> (para gestiones con la DGT)<\/p>\n

PASO 3 – creamos sus carpetas en papel.<\/strong><\/p>\n

La estructura en papel es la siguiente. Creamos una carpeta de color rojo con nombre ‘100 – Pepito P\u00e9rez P\u00e9rez’ donde se guarda la documentaci\u00f3n pendiente de contabilizar y otra de color azul donde guardamos la documentaci\u00f3n ya contabilizada y lista para archivar.<\/p>\n

Todas las carpetas rojas van en un estante ordenadas num\u00e9ricamente y todas las azules en otro. Creamos un A-Z con el nombre de ‘100 – Pepito P\u00e9rez P\u00e9rez’ donde se archiva la documentaci\u00f3n del a\u00f1o en curso con la misma divisi\u00f3n que tenemos en dataprius (facturas emitidas, facturas recibidas, doc. fiscal, laboral, y archivo permanente) y una vez finaliza el a\u00f1o en curso, toda la documentaci\u00f3n pasa a una caja de archivo definitivo con la misma nomenclatura y su a\u00f1o.<\/p>\n

PASO 4 – lo damos de alta en el programa de contabilidad y gesti\u00f3n fiscal.<\/strong><\/p>\n

Una vez hecho todo \u00e9sto, proceder\u00edamos a abrir Outlook y enviar por email los justificantes de los tr\u00e1mites realizados a Pepito P\u00e9rez P\u00e9rez que como ya habremos guardado cada documento PDF en Dataprius (puesto que lo mejor es hacerlo al instante en cuanto se genera), solo debemos localizar cada uno en su carpeta y arrastrarlos hasta el correo electr\u00f3nico para que se adjunten. Nos llevar\u00e1 un minuto de nuestro tiempo aproximadamente pero si nos lo queremos ahorrar, concedemos a nuestro cliente un permiso, para acceder exclusivamente a su carpeta ‘100 – Pepito P\u00e9rez P\u00e9rez’, y de \u00e9sta manera podr\u00e1 acceder a sus documentos cuando lo desee. Esta opci\u00f3n la dejamos a elecci\u00f3n del cliente puesto que cada uno lleva su ritmo en esto de la transformaci\u00f3n digital, pero es verdad que el que lo prueba, se acostumbra r\u00e1pido a la comodidad que supone.<\/p>\n

PASO 5 – Copias de seguridad.<\/strong><\/p>\n

Al finalizar cada jornada de trabajo, la \u00faltima persona que se va, realiza en el servidor, una copia de seguridad de Aplifisa, es decir, una copia de todo el trabajo realizado en contabilidad, en fiscal, en laboral, facturaci\u00f3n, etc. Una vez realizada la copia, la subimos a la nube. Por otra parte Dataprius<\/a> realiza semanalmente otra copia de seguridad o backup pero directamente en la nube. De esta manera, tenemos seguro el trabajo realizado hasta la fecha en caso de ocurrir cualquier cat\u00e1strofe en la oficina que nos hiciese perder la documentaci\u00f3n en papel, o si los equipos inform\u00e1ticos se infectasen por virus, o cualquier situaci\u00f3n similar.<\/p>\n

Hay que destacar la gran ventaja que supone el uso de la Nube en cualquier empresa. El hecho de poder compartir archivos y carpetas con los clientes y colaboradores sin tener que desplazarse es un gran avance, ponemos los documentos en su m\u00f3vil directamente. Adem\u00e1s el sistema dispone de caracter\u00edsticas como env\u00edo seguro de emails. Todo esto sin olvidar que con ellos podemos cumplir con LOPD y el nuevo RGPD f\u00e1cilmente.<\/p>\n

\"Nube<\/p>\n

La conclusi\u00f3n es, que si se tiene bien organizado el archivo tanto en papel como digital, combinado con una buena rutina de copias de seguridad, ganamos en eficacia y eficiencia en todos los aspectos, ya que se tardan segundos en localizar cada documento en la nube. Ahorras en t\u00f3ner, en papel, en viajes para entregar y recoger documentaci\u00f3n cada mes, etc.<\/p>\n

Es muy importante, dedicar un tiempo a la elecci\u00f3n del proveedor en la nube, ya que si \u00e9ste no es adecuado para la empresa, puede resultar un inconveniente m\u00e1s que una ayuda. Por ejemplo en el caso de los m\u00e1s conocidos (Dropbox, Drive, etc.) suelen ser sincronizadores, lo cual es un peligro de utilizar en la empresa (a excepci\u00f3n de algunos casos concretos), puesto que si un virus infecta un equipo, sus archivos encriptados se sincronizar\u00edan con el resto de equipos, quedando finalmente todo encriptado tanto en la nube como en local. Por otra parte es de gran relevancia que el proveedor cloud cumpla con las normativas vigentes europeas de protecci\u00f3n de datos. En nuestro caso, Dataprius nos envi\u00f3 un contrato de protecci\u00f3n de datos firmado al contratar sus servicios.<\/p>\n

Sin embargo imaginemos por un momento que todo esto es demasiado y mejor no hacer nada de ello. \u00bfQu\u00e9 pasa con todos los documentos PDF que se generan hoy en d\u00eda? \u00bftardas mucho en encontrar un documento? \u00bfy tus empleados? \u00bften\u00e9is el escritorio del ordenador lleno de carpetas con distinta documentaci\u00f3n? El m\u00edo est\u00e1 vac\u00edo. Porque \u00bfy si se rompe el equipo, se infecta con virus o si se produce un incendio en la oficina que quemase todo?. La documentaci\u00f3n estar\u00eda a salvo.<\/p>\n

La nube es muy sencilla de utilizar y aporta muchas ventajas en las empresas. Debe entenderse sola o con un m\u00ednimo de ayuda. Gu\u00edas r\u00e1pidas, v\u00eddeos cortos o simplemente probar la aplicaci\u00f3n es suficiente para entender que aprender a trabajar en la nube no implica m\u00e1s de 5 o 10 minutos y aporta muchos beneficios no s\u00f3lo a nivel econ\u00f3mico.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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