{"id":11407,"date":"2018-07-04T13:23:36","date_gmt":"2018-07-04T11:23:36","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.dataprius.com\/?p=11407"},"modified":"2026-03-20T18:15:15","modified_gmt":"2026-03-20T17:15:15","slug":"registro-de-auditoria-de-acciones-de-usuarios","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/dataprius.com\/blog\/registro-de-auditoria-de-acciones-de-usuarios\/","title":{"rendered":"Registro de auditor\u00eda de acciones de usuarios"},"content":{"rendered":"

La auditor\u00eda de las acciones de los usuarios es de obligado cumplimiento en el Reglamento General de Protecci\u00f3n de Datos (RGPD). Los sistemas y las aplicaciones han de incorporar un Registro de las Acciones<\/strong> realizadas sobre la informaci\u00f3n.<\/p>\n

A este registro tambi\u00e9n se le suele denominar Workflow<\/strong> (Flujo de trabajo en Ingl\u00e9s) o Historiales<\/strong>.<\/p>\n

B\u00e1sicamente, consiste en mantener un listado que lo que ha hecho cada usuario en cada momento<\/strong>. Todos los sistemas o aplicaciones profesionales lo incorporan y adem\u00e1s son autom\u00e1ticos.<\/p>\n

En resumen, estos historiales deben permitir la trazabilidad de las operaciones realizadas sobre la informaci\u00f3n<\/strong>. Si por ejemplo se ha creado un documento se sabe qui\u00e9n lo cre\u00f3 y cuando, si ese documento es modificado tambi\u00e9n.<\/p>\n

La utilidad del Workflow\u00a0 no se limita al simple cumplimiento legal.<\/p>\n

Como decimos, en entornos profesionales es fundamental conocer que ha ocurrido durante la vida de un documento o de unos datos.<\/p>\n

La manipulaci\u00f3n de los datos en una empresa est\u00e1 sujeta a p\u00e9rdidas, negligencias o errores. Saber la historia de unos datos o de un documento permitir\u00e1 analizar lo que ha ocurrido, solventar errores, tomar medidas y ganar en eficiencia.<\/em><\/strong><\/span><\/p>\n

Desde sus inicios Dataprius dispone de estos Historiales, mucho antes de que fueran de obligado cumplimiento. El invento no es nuevo y es que la necesidad de mantener estos registros es b\u00e1sica en todos los sistemas de Gesti\u00f3n Documental y certificaciones de gesti\u00f3n de las empresas.<\/p>\n

 <\/p>\n

\"auditar\"<\/a><\/p>\n

\u00bfQu\u00e9 acciones se registran?<\/h2>\n

Sobre los archivos y carpetas se hace un seguimiento de todas las modificaciones: Creaci\u00f3n, renombrado, borrado, visualizaci\u00f3n, descargas o modificaciones. El control del acceso a la informaci\u00f3n de una empresa es muy importante por evidentes motivos de seguridad. Se podr\u00e1 saber f\u00e1cilmente qui\u00e9n borra una carpeta de la red o modific\u00f3 por \u00faltima vez alg\u00fan archivo.<\/p>\n

\"historial-archivo\"<\/p>\n

\u00bfC\u00f3mo se registran las acciones?<\/h2>\n

Los registros de acciones se alimentan en una base de datos diferente al sistema principal de la aplicaci\u00f3n. Dichas anotaciones se hacen sin ser bloqueantes con las acciones naturales de trabajo de los usuarios como navegar por carpetas o editar archivos por lo que mejora la eficiencia del sistema. Lo que se llama hacerlo en background.<\/p>\n

Permite b\u00fasquedas de millones de registros de forma r\u00e1pida para que los administradores de sistemas puedan monitorizar y analizar lo que ha hecho un determinado usuario<\/strong>. En empresas que manejan datos de alto nivel de privacidad este registro es obligatorio.<\/p>\n

La auditor\u00eda proteje a la empresa<\/h2>\n

No es raro que alg\u00fan cliente o empleado tenga alguna discrepancia y actu\u00e9 de forma negligente y\/o maliciosa. Un sistema que no tenga un mecanismo de auditor\u00eda y trazabilidad como el que describimos deja desprotegida a la empresa cuando ocurren casos as\u00ed.<\/p>\n

Un ejemplo claro es un robo de informaci\u00f3n o archivos. Con un registro se puede demostrar\u00a0 el uso indebido de la herramienta de la empresa y el robo de secretos. Un caso muy sonado es el de la empresa Tesla, que demanda a ex empleado por 1 mill\u00f3n de d\u00f3lares por robo de secreto comercial<\/a>.<\/p>\n

Uso de los historiales por parte de los usuarios<\/h2>\n

Aunque los registros de auditor\u00edas est\u00e1n pensados para los administradores de sistemas, tambi\u00e9n pueden ser usado por los usuarios con menos permisos.<\/p>\n

La clave est\u00e1 en que cada consulta que realiza un usuario\u00a0 queda restringida por sus propios permisos. Un administrador podr\u00e1 ver todo lo que se ha hecho en una carpeta, pero un usuario que tengas subcarpetas no permitidas no podr\u00e1 ver la trazabilidad completa.<\/p>\n

\u00bfQui\u00e9n ha modificado el archivo? \u00bfC\u00f3mo se han borrado los archivos en la red? Alguien elimin\u00f3 una carpeta compartida.
\n<\/strong><\/p>\n

\"auditor\u00eda<\/a><\/p>\n

Estas preguntas tienen f\u00e1cil respuesta en una Intranet o\u00a0 sistema en la Nube como Dataprius.<\/p>\n

El hecho de que un usuario pueda disponer del historial, ahorra mucho trabajo al administrador. Los propios usuarios de un departamento pueden indagar qui\u00e9n ha tocado qu\u00e9 y en qu\u00e9 momento. Todo sin tener que solicitar al departamento t\u00e9cnico un informe. Sin preguntar al administrador de sistemas.<\/p>\n

En los sistemas tradicionales tipo Windows Server mediante la \u00abConfiguraci\u00f3n de directiva de auditor\u00eda de seguridad de avanzada\u00bb se pueden obtener los registros auditados. El problema es que se puede tardar mucho en obtener lo que se est\u00e1 buscando, adem\u00e1s de que solo el administrador podr\u00e1 hacerlo. Con Dataprius lo obtienes en segundos y sin tener que configurar nada.<\/p>\n

Filtrado y exportaci\u00f3n de auditor\u00eda<\/h2>\n

Toda esta informaci\u00f3n recabada de auditor\u00eda puede ser consultada desde 3 puntos de vista.<\/p>\n