Distinguir bien, los documentos que ya no van a ser utilizados y proceder a su archivado incrementa mucho la eficiencia en el tratamiento de documentos de la empresa.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Cada empresa tiene sus propios criterios dependiendo de su actividad empresarial o comercial. <\/p>\n\n\n\n Normalmente, el archivado se realiza atendiendo a proyectos, actividades en curso o a la vigencia temporal de los documentos. Si un proyecto est\u00e1 totalmente finalizado se procede a su archivado. En muchos casos, el cierre de cuentas anual, suele ser el momento id\u00f3neo para organizar y guardar todos los ficheros del a\u00f1o anterior.<\/p>\n\n\n\n El almacenamiento de los documentos archivados de la empresa ha ido experimentado un evoluci\u00f3n con el paso del tiempo. Sobre todo considerando los soportes.<\/p>\n\n\n\n Del papel pasamos al formato digital.<\/p>\n\n\n\n Las dos grandes ventajas del formato digital eran que: no ocupa apenas espacio y que dentro de la red inform\u00e1tica de la empresa los empleados pod\u00edan acceder a los documentos al mismo tiempo. Ya no hab\u00eda que desplazarse a lugar del archivo y el acceso es inmediato.<\/p>\n\n\n\n Adem\u00e1s de lo anterior, los discos duros pod\u00edan ser copiados a otros discos para mantener alejada la copia de posibles incidentes o cat\u00e1strofes en el lugar de almacenamiento.<\/p>\n\n\n\n Aunque el almacenamiento local en formato digital supuso un incre\u00edble avance, a\u00fan ten\u00eda una serie de inconvenientes.<\/p>\n\n\n\n Para resolver los problemas que a\u00fan exist\u00edan aparece la tecnolog\u00eda Cloud.<\/p>\n\n\n\n Ahora los archivos se pueden almacenar en un lugar alejado, accesible desde cualquier otro lugar con conexi\u00f3n a Internet, pagando justo por lo que se necesita y con una durabilidad garantizada por el proveedor.<\/p>\n\n\n\n El archivado en Cloud est\u00e1 protegido ante cat\u00e1strofes naturales porque los Centros de Datos (Datacenters) d\u00f3nde se guardan los datos cuentan con estas medidas de protecci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n Hoy en d\u00eda, todas las grandes empresas del mundo almacenan sus datos en la Nube. Pero lo mejor es que este almacenamiento est\u00e1 disponible tambi\u00e9n para Pymes. <\/p>\n\n\n\n Algunos de los grandes proveedores de almacenamiento a nivel mundial son:<\/p>\n\n\n\n Los servicios de almacenamiento de estos grandes proveedores son muy b\u00e1sicos, (no queremos decir sencillos) nos referimos a que en realidad est\u00e1n orientados a programadores. No pueden ser utilizados directamente por los usuarios.<\/p>\n\n\n\n Muchas empresas incorporan estos almacenamientos en su software, es decir, adaptan sus programas para usar el almacenamiento de sus documentos en alguno de esos grandes proveedores. <\/p>\n\n\n\n La otra opci\u00f3n para archivar los documentos de la empresa es contratar una aplicaci\u00f3n o servicio Cloud. No nos referimos a las populares aplicaciones como Dropbox o Drive , que son almacenamientos en la Nube para uso personal y que no sirven para empresas.<\/p>\n\n\n\n Dos aplicaciones para empresas y de sencillo uso son:<\/p>\n\n\n\n Adem\u00e1s de una archivo digital, las aplicaciones Cloud permiten el uso diario de los documentos. Es decir bastar\u00eda con determinar que carpetas son hist\u00f3ricas y cuales de uso frecuente. Lo importante es que se disponga de una herramienta de b\u00fasqueda potente.<\/p>\n\n\n\n En resumen. Ahora el archivo digital est\u00e1 en la Nube y por tanto: es ubicuo, accesible desde cualquier lugar, se paga por consumo y con protecci\u00f3n ante incidentes. <\/p>\n\n\n\n Comparado con los costes de un almacenamiento local o de la contrataci\u00f3n de un servicio de almacenamiento f\u00edsico el ahorro que proporciona la Nube es sustancial.<\/p>\n\n\n\n En nuestros d\u00edas adem\u00e1s hay que considerar la permanencia que debemos otorgar a esos archivos y el cumplimiento de la normas de protecci\u00f3n de datos RGPD.<\/p>\n\n\n\n![\"Ilustraci\u00f3n](\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/04\/archivado-digital-de-documentos.jpg\")
<\/figure>\n\n\n\nAntiguos soportes. Archivadores de papel, discos duros y servidores.<\/h2>\n\n\n\n
![\"Almacenamiento](\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/04\/almacenamiento-documentos-en-papel.jpg\")
<\/figure>\n\n\n\nLos problemas de los discos duros y de los servidores locales.<\/h3>\n\n\n\n
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Llega el Cloud Computing para el archivado de ficheros.<\/h2>\n\n\n\n
![\"Imagen](\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/04\/Microsft-Azure-Datacenter.jpg\")
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