{"id":13637,"date":"2019-04-22T18:01:22","date_gmt":"2019-04-22T16:01:22","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.dataprius.com\/?p=13637"},"modified":"2026-03-20T17:17:20","modified_gmt":"2026-03-20T16:17:20","slug":"ventajas-de-compartir-documentos-con-clientes-en-web-de-la-empresa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/dataprius.com\/blog\/ventajas-de-compartir-documentos-con-clientes-en-web-de-la-empresa\/","title":{"rendered":"Ventajas de compartir documentos con clientes en web de la empresa"},"content":{"rendered":"\n

Cualquier empresa busca m\u00e9todos que agilicen el env\u00edo o transferencia de documentos a sus clientes. Cuando menos, se desea alg\u00fan sistema para organizar como compartir esos archivos.<\/p>\n\n\n\n

Lo ideal es tener una zona de acceso a los documentos en la propia web de la empresa. Este art\u00edculo trata sobre esto.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\"Bot\u00f3n<\/figure>\n\n\n\n

Hasta hace poco, el medio para enviar documentos a los clientes ha consistido en el env\u00edo de adjuntos por email de forma m\u00e1s o menos integrada con las aplicaciones de la empresa.<\/p>\n\n\n\n

Si no se dispon\u00eda de una aplicaci\u00f3n a modo de Intranet incluso se implantaban servicios FTP para que los clientes pudieran acceder y descargar sus documentos.<\/p>\n\n\n\n

Proporcionar una zona de acceso para compatir archivos desde la propia web de la empresa.
<\/h2>\n\n\n\n

El acceso a los archivos es algo que los clientes demandan cuando estos documentos son parte de la relaci\u00f3n digital que se mantiene con la empresa.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\"Tableta<\/figure>\n\n\n\n

Conseguir que el propio cliente pueda acceder a sus documentos en cualquier momento tiene grandes ventajas respecto al env\u00edo de archivos por email.<\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. Establecer la web como el lugar central de la relaci\u00f3n con los clientes. <\/a><\/li>\n\n\n\n
  2. Evitar la gesti\u00f3n de los env\u00edos de documentaci\u00f3n con Outlook o el programa de correo utilizado.<\/a><\/li>\n\n\n\n
  3. Tener la certeza de que el cliente ha descargado o accedido a los archivos enviados.<\/a><\/li>\n\n\n\n
  4. Evitar errores de versiones de los documentos.<\/a><\/li>\n\n\n\n
  5. Reducir el n\u00famero de llamadas o de correos electr\u00f3nicos de los clientes solicitando un documento.<\/a><\/li>\n\n\n\n
  6. Cumplir con regulaciones de protecci\u00f3n de datos RGPD.<\/a><\/li>\n\n\n\n
  7. Proporcionar seguridad e el medio de transferencia de los documentos.<\/a><\/li>\n\n\n\n
  8. Gesti\u00f3n corporativa de los archivos.<\/a><\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    (1) Establecer la web como el lugar central de la relaci\u00f3n con los clientes. <\/h3>\n\n\n\n

    Una forma de potenciar la presencia de la web de la empresa es ofrecer utilidades a los clientes. <\/p>\n\n\n\n

    Si el acceso a los archivos se realiza desde la web, los clientes buscar\u00e1n la web en Google, realizar\u00e1n visitas y la web listar\u00e1 mucho mejor. Adem\u00e1s la web servir\u00e1 como instrumento de fidelizaci\u00f3n de los clientes.<\/p>\n\n\n\n

    (2) Evitar la gesti\u00f3n de los env\u00edos de documentaci\u00f3n con Outlook o el programa de correo utilizado. <\/h3>\n\n\n\n

    Gestionar los env\u00edos de documentos a los clientes con Outlook o cualquier otra aplicaci\u00f3n de correo no es la mejor forma de organizarse. Si varios empleados env\u00edan archivos a los clientes cada uno \u00abhace la guerra por su lado\u00bb. <\/p>\n\n\n\n

    Lo ideal es disponer de un repositorio centralizado accesible para los empleados y que permita saber si los documentos han sido compartidos con los clientes.<\/p>\n\n\n\n

    (3) Tener la certeza de que el cliente ha descargado o accedido a los archivos enviados. <\/h3>\n\n\n\n

    Cuando los archivos se env\u00edan por email se puede requerir el acuse de recibo. Esto es opcional para el receptor que pude obviar la ventana que le aparece para confirmar la recepci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

    Una herramienta que nos permita compartir archivos en la web viene dotada de la capacidad de registrar el acceso de los usuarios o clientes.<\/p>\n\n\n\n

    (4) Evitar errores de versiones de los documentos. <\/h3>\n\n\n\n

    Es habitual que se comentan errores o que haya actualizaciones por modificaci\u00f3n de los documentos para compartir con el cliente. <\/p>\n\n\n\n

    Disponer del repositorio de documentos permite mantener actualizados los archivos sin provocar reenv\u00edos para subsanar errores o por modificaciones.<\/p>\n\n\n\n

    (5) Reducir el n\u00famero de llamadas o de correos electr\u00f3nicos de los clientes solicitando un documento. <\/h3>\n\n\n\n

    En el mundo real, esto lo saben bien en todas las empresas, el cliente prefiere llamar para solicitar un documento en lugar de buscarlo entre sus correos. <\/p>\n\n\n\n

    Un buen n\u00famero de llamadas y reenv\u00edos se puden ahorrar si el cliente sabe que puede acceder desde la web a la zona d\u00f3nde la empresa le comparte los archivos.<\/p>\n\n\n\n

    (6) Cumplir con regulaciones de protecci\u00f3n de datos RGPD. <\/h3>\n\n\n\n

    La mayor\u00eda de los archivos que una empresa comparte son sus clientes contienen datos personales. <\/p>\n\n\n\n

    Si se dispone de un sistema para compatir archivos con los clientes que cumpla las normativas de protecci\u00f3n de datos, esta parte del mantenimiento legal de los datos queda cubierta en la empresa.<\/p>\n\n\n\n

    (7) Proporcionar seguridad en el medio de transferencia de los documentos. <\/h3>\n\n\n\n

    Realmente cuando se env\u00edan archivos como adjuntos nadie puede garantizar la seguridad ni durante la transferencia ni la de los medios del receptor.<\/p>\n\n\n\n

    Nunca podemos saber si en el camino hacia el receptor el mensaje ha sido interceptado, o lo que es mucho m\u00e1s habitual, que el receptor tenga medidas de seguridad precarias, acu\u00e9rdese el lector del caso de los \u00abPapeles de Panam\u00e1\u00bb, se env\u00edaban adjuntos a un correo abierto y accesible a otros.
    <\/p>\n\n\n\n

    Un buena forma de evitar este problema es hacer que esa persona venga a descargar el archivo desde nuestro repositorio. As\u00ed podemos garantizar que el archivo viajar\u00e1 por una conexi\u00f3n cifrada (SSL). Podemos garantizar la originalidad del documento asegurando la fuente. <\/p>\n\n\n\n

    (8) Gesti\u00f3n corporativa de los archivos. <\/h3>\n\n\n\n

    Gestionando esa zona para compartir los archivos con los clientes se obtendr\u00e1 un alto nivel de eficacia, organizaci\u00f3n y control de los documentos.<\/p>\n\n\n\n

    \u00bfComo se hace esto con Dataprius?<\/h2>\n\n\n\n

    Con Dataprius se puede proporcionar un acceso Web a documentos para compartir con los clientes de una forma sencilla.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    Ese acceso no solo cumple con las caracter\u00edsticas anteriormente descritas sino que incluso las ampl\u00eda.<\/p>\n\n\n\n

    \"Pantalla<\/figure>\n\n\n\n

    El lector pude poner en pr\u00e1ctica c\u00f3mo se hace en minutos, bastar\u00e1 con que descargue la versi\u00f3n gratuita desde la web (Descargas Dataprius<\/a>) y use este art\u00edculo como tutorial.<\/p>\n\n\n\n

    Cuando se tiene una cuenta Dataprius, la aplicaci\u00f3n solicita que demos un nombre al servidor. <\/p>\n\n\n\n

    Ese nombre ser\u00e1 el de nuestra web para compartir documentos. En la aplicaci\u00f3n hay que abrir el men\u00fa de configuraci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

    \"Men\u00fa<\/figure>\n\n\n\n

    Despu\u00e9s, en la ventana de configuraci\u00f3n, seleccionamos \u00abNombre del Servidor\u00bb<\/p>\n\n\n\n

    \"Ventana<\/figure>\n\n\n\n

    Ese es exactamente el enlace que podemos poner en la web de la empresa. <\/strong><\/p>\n\n\n\n

    Normalmente se suele colocar en forma de bot\u00f3n con un texto como:<\/p>\n\n\n\n