{"id":13834,"date":"2019-05-10T08:41:04","date_gmt":"2019-05-10T06:41:04","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.dataprius.com\/?p=13834"},"modified":"2026-03-20T16:43:47","modified_gmt":"2026-03-20T15:43:47","slug":"beneficios-sistema-de-gestion-documental-en-la-nube","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/dataprius.com\/blog\/beneficios-sistema-de-gestion-documental-en-la-nube\/","title":{"rendered":"Los 7 beneficios de utilizar un sistema de gesti\u00f3n documental en la nube"},"content":{"rendered":"\n<p>Cuando tu empresa empieza a crecer en volumen de datos y complejidad, una de las necesidades que surgen es empezar a utilizar un <strong>sistema de gesti\u00f3n documental<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>No puedes simplemente permitir que cada empleado almacene los documentos en su ordenador, ser\u00eda una locura (ya lo comentamos en este post sobre la <a href=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/necesidad-de-gestion-documental-en-la-empresa-del-disco-duro-a-la-nube\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">necesidad de la gesti\u00f3n documental en la empresa<\/a>). Lo normal es que, en una oficina moderna, necesites <strong>compartir<br>informaci\u00f3n<\/strong> y puedas acceder a los mismos datos actualizados desde cualquier equipo de la empresa, incluso desde el m\u00f3vil.<\/p>\n\n\n\n<p>Para lograr esto, habr\u00e1s o\u00eddo hablar de que existen muchas soluciones de almacenamiento en la nube, entre ellas los <strong>sistemas de gesti\u00f3n documental <\/strong>en la nube. \u00bfC\u00f3mo te puede beneficiar empezar a trabajar con este tipo de software?<\/p>\n\n\n\n<p>Creemos\nque es importante que puedas afrontar este cambio lo antes posible,\nya que disponer de un <strong>buen\nsistema de trabajo<\/strong>\nva a implicar muchos beneficios para tu negocio. Nosotros te vamos a\ncontar algunos de ellos.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"760\" height=\"507\" src=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/05\/sistema-de-gestion-documental.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-13839\" srcset=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/05\/sistema-de-gestion-documental.jpg 760w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/05\/sistema-de-gestion-documental-300x200.jpg 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 760px) 100vw, 760px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>\u00bfQu\u00e9\nes un sistema de gesti\u00f3n documental?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Lo\nprimero es tener claro que no todos los <strong>programas\nde almacenamiento en la nube<\/strong>\nson iguales. No te estamos aqu\u00ed hablando de empezar a utilizar\nDropbox o Google Drive en tu empresa, ya que es posible que incluso\nlo hayas hecho hasta ahora.<\/p>\n\n\n\n<p>Te\nhablamos de utilizar un<strong>\nsistema de gesti\u00f3n documental<\/strong>\nque vaya m\u00e1s all\u00e1 de un simple disco virtual, donde puedes tener\nsiempre disponible la informaci\u00f3n (sin sincronizaciones) y en el que\ncumplas a rajatabla con la normativa de datos.<\/p>\n\n\n\n<p>Por\nfijar la cuesti\u00f3n, se trata de que tu empresa pueda trabajar con un\nsistema que le permita:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Crear y gestionar tus documentos en la nube<\/li>\n\n\n\n<li>Tenerlos todos bien estructurados<\/li>\n\n\n\n<li>Asignar permisos de acceso individualizados\t<\/li>\n\n\n\n<li>Hacer copias de seguridad autom\u00e1ticas y externas\t<\/li>\n\n\n\n<li>Cumplir con la normativa legal de protecci\u00f3n de datos.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Una\nforma de trabajar con la que vas a tener la tranquilidad de que tus\ndatos est\u00e1n seguros. De que puedes compartir informaci\u00f3n con el\nresto de empleados de tu empresa, por muy grande que sea y por mucha\ncomplejidad que tenga.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Beneficios de utilizar un sistema de gesti\u00f3n documental<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>\u00bfC\u00f3mo va a beneficiar a tu empresa implementar un sistema de gesti\u00f3n de documentos como <a href=\"https:\/\/dataprius.com\/cloud-para-empresas-dataprius.html\">Dataprius<\/a>?, \u00bfen qu\u00e9 medida va a mejorar tu situaci\u00f3n actual?<\/p>\n\n\n\n<p>Existen al menos 7 razones por las que deber\u00edas considerar implantar este software, que por otra parte es muy intuitivo y tiene una curva de aprendizaje muy sencilla.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">1. <strong>Toda la informaci\u00f3n centralizada en un solo lugar<\/strong> <\/h3>\n\n\n\n<p>\u00bfCu\u00e1nto\ntiempo pierdes en tu empresa a la hora de trabajar en equipo?\nOlv\u00eddate de estar mandando e-mails cada cinco segundos, o de que\nnunca sepas d\u00f3nde guardaste el archivo A que hiciste el d\u00eda D y te\nvuelvas loco busc\u00e1ndolo.<\/p>\n\n\n\n<p>Si\ntienes 10, 20, 30 ordenadores en tu oficina, la gesti\u00f3n de\ndocumentos de las diversas \u00e1reas de tu negocio pueden volverse una\nlocura.<\/p>\n\n\n\n<p>Este tipo de cosas ya no va a volver a pasar. Todos los empleados van a crear, gestionar, modificar o trabajar con documentos desde un mismo sistema de gesti\u00f3n.  <\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">2. <strong>Mayor protecci\u00f3n de seguridad<\/strong> <\/h3>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"760\" height=\"447\" src=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/05\/gestion-de-documentos.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-13840\" srcset=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/05\/gestion-de-documentos.jpg 760w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/05\/gestion-de-documentos-300x176.jpg 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 760px) 100vw, 760px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p>Con un buen sistema de gesti\u00f3n documental, vas a tener tus datos a salvo en un emplazamiento externo. Si hay un incendio y se queman tus ordenadores, tus datos permanecer\u00e1n a salvo. Si se mete un virus inform\u00e1tico en uno de los equipos de tu red, la integridad de tus datos estar\u00e1 garantizada.<\/p>\n\n\n\n<p>Adem\u00e1s, el sistema mantendr\u00e1 los documentos a salvo de miradas indiscretas. Podr\u00e1s asignar permisos y roles a los diferentes usuarios, as\u00ed como gestionar el workflow para que sepas en todo momento qui\u00e9n ha hecho qu\u00e9 y qu\u00e9 es lo que puede ver cada usuario.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>3. Total disponibilidad: sin sincronizaciones<\/strong> <\/h3>\n\n\n\n<p>En\nlos discos virtuales como Dropbox, la informaci\u00f3n est\u00e1 replicada en\ntodos los equipos inform\u00e1ticos que tengan esa cuenta. Esto a la\nlarga lo que provoca es que dependas de que los cambios y\nmodificaciones que hayas realizado se hayan actualizado a tiempo para\nque los archivos tengan una disponibilidad completa.<\/p>\n\n\n\n<p>Otro\nde los grandes problemas que generan los discos virtuales y la\nsincronizaci\u00f3n, es que tus archivos se replican en m\u00faltiples\nequipos diferentes. Y esto es algo que desde el punto de vista de la\nseguridad tenemos que evitar. \n<\/p>\n\n\n\n<p>Con sistemas de gesti\u00f3n documentales como Dataprius, solamente hay un archivo almacenado en la nube, no hay decenas de archivos replicados y sincronizados, por lo que la disponibilidad es total.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">4. <strong>Cumplimiento a rajatabla con la normativa RGPD<\/strong> <\/h3>\n\n\n\n<p>Otro\nde los beneficios que vas a obtener si empiezas a utilizar un buen\nsistema de gesti\u00f3n documental, adecuado a tu negocio, es el\ncumplimiento de la normativa de protecci\u00f3n de datos. \n<\/p>\n\n\n\n<p>Muchas\npersonas ignoran que cuando suben datos a Dropbox o OneDrive, o\nGoogle Drive, en realidad est\u00e1n replicando documentos, que pueden\ncontener datos personales y protegidos por ley, en servidores\nubicados muchas veces en Estados Unidos u otros pa\u00edses\nextra-comunitarios, cuyas normativas de protecci\u00f3n de datos no son\nlas mismas que las que existen en Europa y Espa\u00f1a. \n<\/p>\n\n\n\n<p>Lee el art\u00edculo \u201c<a href=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/la-excelencia-de-una-empresa-tambien-implica-un-tratamiento-adecuado-de-los-datos-de-sus-clientes-lopd\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">La excelencia de una empresa tambi\u00e9n implica un tratamiento adecuado de los datos de sus clientes<\/a>\u201d.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">5. <strong>Trabajo en equipo y movilidad<\/strong> <\/h3>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"760\" height=\"570\" src=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/05\/trabajo-en-equipo.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-13841\" srcset=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/05\/trabajo-en-equipo.jpg 760w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/05\/trabajo-en-equipo-300x225.jpg 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 760px) 100vw, 760px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p>Hoy debemos tener muy claro que todo ha cambiado; muchos empleados trabajan en remoto, nos conectamos desde dispositivos externos, como tablets o smartphones, y no podemos depender de estar f\u00edsicamente en las instalaciones de la empresa para poder acceder a los datos de la empresa.<\/p>\n\n\n\n<p>Uno de los beneficios que vas a obtener al utilizar un sistema de gesti\u00f3n de documentos es poder trabajar en equipo m\u00e1s c\u00f3modamente y acceder a tus datos en remoto y con total seguridad.  <\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">6. Mejor estructuraci\u00f3n de archivos<\/h3>\n\n\n\n<p>Al\nutilizar un sistema de gesti\u00f3n documental, vas a poder ordenar y\nestructurar los archivos con los que trabajas de manera mucho m\u00e1s\nprofesional. \n<\/p>\n\n\n\n<p>Podr\u00e1s establecer criterios de organizaci\u00f3n para que te resulte m\u00e1s f\u00e1cil y c\u00f3moda localizar un archivo, lo que tambi\u00e9n ayudar\u00e1 a que aumente la productividad de tu equipo y no perd\u00e1is el tiempo en localizar documentos por ah\u00ed perdidos, una tendencia habitual cuando usamos discos virtuales.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">7. <strong>Ahorro de hardware<\/strong> <\/h3>\n\n\n\n<p>Por\n\u00faltimo, un sistema de gesti\u00f3n documental te ahorrar\u00e1 tambi\u00e9n\nhardware y mantenimiento de hardware. No tendr\u00e1s que comprar tus\npropios servidores de archivos y almacenarlos en la empresa, adem\u00e1s\nde dedicar tiempo a prestarles el debido mantenimiento.<\/p>\n\n\n\n<p>Podr\u00e1s\nempezar a utilizar Dataprius desde el primer d\u00eda. Te registras,\ninstalas Dataprius en tu escritorio y enseguida puedes empezar a\ncrear, modificar y almacenar documentos seg\u00fan tus necesidades.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>En resumen<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Como\npuedes ver, gestionar tus documentos a trav\u00e9s de un sistema de\ngesti\u00f3n documental:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Ayuda a aumentar la productividad de tu equipo<\/li>\n\n\n\n<li>Te ahorra costes y tiempos de espera\t<\/li>\n\n\n\n<li>Aporta una mayor seguridad\t<\/li>\n\n\n\n<li>Te ayuda a cumplir con la normativa legal<\/li>\n\n\n\n<li>Permite mejorar tus procesos de trabajo internos<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>\u00bfPor qu\u00e9 hacerlo complicado, cuando puedes gestionar tus documentos de manera sencilla con Dataprius? <a href=\"https:\/\/dataprius.com\/descargas.html\">Descarga gratis Dataprius free y descubre todas sus ventajas<\/a>.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Cuando tu empresa empieza a crecer en volumen de datos y complejidad, una de las necesidades que surgen es empezar a utilizar un sistema de gesti\u00f3n documental. 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