{"id":14157,"date":"2019-06-21T16:22:47","date_gmt":"2019-06-21T14:22:47","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.dataprius.com\/?p=14157"},"modified":"2026-03-10T17:30:59","modified_gmt":"2026-03-10T16:30:59","slug":"digitalizacion-de-documentos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/dataprius.com\/blog\/digitalizacion-de-documentos\/","title":{"rendered":"Digitalizaci\u00f3n de documentos: qu\u00e9 es y por qu\u00e9 es importante"},"content":{"rendered":"\n<p>Muchas empresas actualmente se est\u00e1n planteando la <strong>digitalizaci\u00f3n de documentos<\/strong>. Durante a\u00f1os hemos trabajado acumulando papel y m\u00e1s papel, carpetas y archivadores de todo tipo, haciendo que la gesti\u00f3n documental de los datos de nuestra empresa se vuelva mucho menos accesible y m\u00e1s compleja.<\/p>\n\n\n\n<p>En este art\u00edculo queremos hablarte de la importancia de <strong>digitalizar los documentos<\/strong> de la empresa, es decir, convertir documentos en papel en un formato digital que podamos utilizar m\u00e1s c\u00f3modamente.  <\/p>\n\n\n\n<p>Si\ntienes muchos papeles en tu empresa y no sabes ya qu\u00e9 hacer con\nellos, sigue leyendo.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>\u00bfQu\u00e9 es la digitalizaci\u00f3n de documentos?<\/strong> Definici\u00f3n<\/h2>\n\n\n\n<p>Digitalizar los documentos es el proceso de convertir una gran cantidad de <strong>documentos de papel<\/strong> en archivos digitales, documentos que puedes tener almacenados en un <a href=\"https:\/\/dataprius.com\/cloud-para-empresas-dataprius.html\">sistema de gesti\u00f3n documental como Dataprius<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<p>A lo mejor tienes miles y miles de <strong>archivos con documentos<\/strong> diferentes, a\u00f1os y a\u00f1os de conocimiento y datos acumulados a lo largo de la trayectoria de tu empresa. Algunos de esos documentos son \u00fatiles, y otros se han quedado obsoletos, aunque forman parte de tu historia y pueden aportarte valor y conocimiento si pudieras consultarlos, o incluso si te plantearas desarrollar en el futuro alg\u00fan proyecto de an\u00e1lisis de datos o Big Data.<\/p>\n\n\n\n<p>La sola idea de escanear miles de documentos te puede parecer un trabajo que consume una gran cantidad de tiempo, pero hay muchas empresas que se han dado cuenta de que <strong>la informaci\u00f3n que no es accesible no es \u00fatil<\/strong>, cuesta dinero, ocupa espacio y les est\u00e1 perjudicando lentamente en el d\u00eda a d\u00eda.<\/p>\n\n\n\n<p>En este sentido, el riesgo de no digitalizar ha llegado a ser mayor que los inconvenientes de digitalizar.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"960\" height=\"540\" src=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/transformacion-digital.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-14159\" srcset=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/transformacion-digital.jpg 960w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/transformacion-digital-300x169.jpg 300w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/transformacion-digital-768x432.jpg 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 960px) 100vw, 960px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Ventajas de tener tus archivos en formato digital<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Digitalizar\nlos datos de tu empresa te puede permitir:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Aumentar<br>\tla productividad de los empleados:<\/strong> el desorden y la<br>\tdocumentaci\u00f3n dif\u00edcilmente accesible hace que los empleados<br>\tinviertan mucho m\u00e1s tiempo del necesario analizando documentos.<br>\t<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Mejorar<br>\tlos procesos internos:<\/strong> no puede haber mejora de los procesos<br>\tcuando no hay una gesti\u00f3n documental eficaz.<br>\t<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Controlar<br>\tmejor la trazabilidad de tus documentos:<\/strong> no puedes saber qui\u00e9n<br>\tha cogido, modificado o destruido un documento si la persona no deja<br>\tun rastro.<br>\t<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Facilitar<br>\tla consulta de informaci\u00f3n en tiempo real<\/strong> (imposible si<br>\thablamos de archivos de papel de gran magnitud).<br>\t<\/li>\n\n\n\n<li>La<br>\tposibilidad de <strong>automatizar tareas<\/strong> a partir de bases de datos<br>\tbien estructuradas. El primer paso para la transformaci\u00f3n digital<br>\tes tener tus documentos en digital.<br>\t<\/li>\n\n\n\n<li>Promover<br>\tuna <strong>cultura empresarial de responsabilidad social corporativa<\/strong><br>\tque cuide el medio ambiente. <br>\t<br>\t<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Reducci\u00f3n<br>\tde costes en papel<\/strong>, tinta de impresora y material de oficina. En<br>\tuna empresa de tama\u00f1o mediano, \u00a1te llevar\u00edas las manos a la<br>\tcabeza si vieras las cifras de gasto anual!<br><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>En\ndefinitiva, no hay por qu\u00e9 seguir haciendo las cosas mal, cuando se\npueden hacer bien. Cada paso que das para mejorar la forma en que\norganizas la informaci\u00f3n, tu empresa se vuelve m\u00e1s eficaz, m\u00e1s\nmoderna y se adapta mejor a la realidad de hoy.<\/p>\n\n\n\n<p>Y\ntodos sabemos que la supervivencia de un negocio depende de su\ncapacidad de adaptarse.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>\u00bfPor qu\u00e9 es importante la digitalizaci\u00f3n?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"960\" height=\"637\" src=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/gestion-documental.jpg\" alt=\"digitalizaci\u00f3n de documentos\" class=\"wp-image-14160\" srcset=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/gestion-documental.jpg 960w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/gestion-documental-300x199.jpg 300w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/gestion-documental-768x510.jpg 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 960px) 100vw, 960px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p>Tu\nempresa pierde una gran cantidad de oportunidades debido a:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>P\u00e9rdida<br>\tde documentos<br>\t<\/li>\n\n\n\n<li>Imposibilidad<br>\tde localizar documentos cuando hacen falta<br>\t<\/li>\n\n\n\n<li>Imposibilidad<br>\tde extraer conocimiento \u00fatil de toda esa informaci\u00f3n acumulada<br>\t<\/li>\n\n\n\n<li>Riesgo<br>\tde que dicha informaci\u00f3n caiga en malas manos<br>\t<\/li>\n\n\n\n<li>Riesgo<br>\tde que los datos se borren o deterioren, porque el papel y la tinta<br>\tno son infinitos<br>\t<\/li>\n\n\n\n<li>Procesos<br>\tde trabajo complejos porque tus empleados pierden mucho tiempo<br>\tintentando localizar los datos.<br>\t<\/li>\n\n\n\n<li>Mala<br>\torganizaci\u00f3n u organizaci\u00f3n desestructurada de los documentos.<br><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Normalmente no somos muy conscientes de esta serie de problemas; simplemente, los asumimos como un gaje del oficio, pero no nos damos cuenta de que <strong>nuestra productividad se disuelve como un azucarillo<\/strong> cuando trabajamos con documentos en papel.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>\u00bfC\u00f3mo abordar la\ndigitalizaci\u00f3n de los documentos?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Siempre hay varias objeciones que las empresas dan cuando se plantean la <strong>digitalizaci\u00f3n documental<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>Lleva<br>\tdemasiado tiempo.<br>\t<\/li>\n\n\n\n<li>No<br>\tnos aporta un buen retorno de la inversi\u00f3n.<br><\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Ante la primera objeci\u00f3n, lo \u00fanico que te podemos decir es que a lo mejor est\u00e1s pensando en que tienes que <strong>escanear documento por documento<\/strong> y esta labor te puede llevar much\u00edsimo tiempo.<\/p>\n\n\n\n<p>La realidad es que hay empresas que se dedican a la digitalizaci\u00f3n de documentos y que pueden hacer esta labor por ti de manera mucho m\u00e1s r\u00e1pida y profesional. De hecho, existen esc\u00e1neres y maquinaria especial para abordar los <strong>proyectos de digitalizaci\u00f3n<\/strong> de gran envergadura, por lo que no pienses que es algo tan extra\u00f1o.<\/p>\n\n\n\n<p>La segunda opci\u00f3n suele ser el <strong>retorno de la inversi\u00f3n<\/strong>, algo que lleva a veces a las empresas a postergar en el tiempo esta labor. Esto nos recuerda que tu empresa no es realmente consciente de todo el tiempo, productividad y oportunidades que est\u00e1 perdiendo debido a una mala organizaci\u00f3n de los documentos, pero que te pasar\u00e1 factura en los pr\u00f3ximos a\u00f1os.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Ventajas competitivas<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"960\" height=\"540\" src=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/archivo-digital.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-14162\" srcset=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/archivo-digital.jpg 960w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/archivo-digital-300x169.jpg 300w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/archivo-digital-768x432.jpg 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 960px) 100vw, 960px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p>La digitalizaci\u00f3n y la <strong>transformaci\u00f3n digital<\/strong> implican conseguir una ventaja competitiva para las empresas. Si no actualizas ahora tus procesos de gesti\u00f3n documental, no lo har\u00e1s nunca.  <\/p>\n\n\n\n<p>El\ntiempo pasar\u00e1 y tu empresa ser\u00e1 cada vez m\u00e1s antigua. En el mundo\nque viene, donde las empresas van a poder gestionar y recolectar una\ngran cantidad de datos, seguir trabajando con documentos en papel\ntiene un alt\u00edsimo riesgo, y ya est\u00e1 teniendo consecuencias hoy.<\/p>\n\n\n\n<p>No es obligatorio <strong>gestionar los documentos en digital<\/strong> para cumplir con la ley, pero es muy posible que, si no lo haces de la manera adecuada, est\u00e9s incumpliendo tambi\u00e9n la RGPD, lo que te llevar\u00eda a posibles sanciones.<\/p>\n\n\n\n<p>Lee el post: \u00ab<a href=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/la-excelencia-de-una-empresa-tambien-implica-un-tratamiento-adecuado-de-los-datos-de-sus-clientes-lopd\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">La Excelencia de una empresa tambi\u00e9n implica un tratamiento adecuado de los datos de sus clientes<\/a>\u00ab.<\/p>\n\n\n\n<p>Se\ntrata tambi\u00e9n de aportar confianza y mostrar que tu empresa es\nresponsable en la gesti\u00f3n de sus datos y que cuida la seguridad de\nsus documentos a nivel interno y externo.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>\u00bfD\u00f3nde almacenar los\ndocumentos en tu empresa?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Dataprius nace para mostrar a las empresas que pueden <strong>gestionar tus documentos en la nube<\/strong> de manera segura y ahorrar costes:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Ahorro<br>\tde costes en papel, tecnolog\u00eda y espacio disponible;<\/strong> no<br>\tnecesitas servidores internos, ni tener que estar almacenando la<br>\tinformaci\u00f3n en el ordenador de cada empleado. Menos costes, m\u00e1s<br>\tproductividad, podr\u00e1s disfrutar de una mejor forma de localizar tus<br>\tficheros y controlarlos cuando los necesitas.<br><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>M\u00e1xima seguridad<br>\ten la nube: <\/strong>por que a lo mejor<br>\tte da miedo la nube, pero no eres consciente de que los documentos<br>\ten papel plantean numerosos peligros. Con nosotros puedes contar con<br>\tcopias de seguridad diarias para que tus datos siempre est\u00e9n a<br>\tsalvo.<br><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Tu empresa necesita dar este paso para <strong>mejorar su competitividad<\/strong> y optimizar sus procesos internos. Es hora de tomar la decisi\u00f3n y dar el paso a la digitalizaci\u00f3n de documentos. Muchas empresas como la tuya ya lo han conseguido y ahora es tu turno.  <\/p>\n\n\n\n<p>Si quieres gestionar tus documentos en la nube, te invitamos a plantearnos tus preguntas a trav\u00e9s de nuestro tel\u00e9fono <strong>+34 951 085 186<\/strong> o <a href=\"https:\/\/dataprius.com\/contacto.html\">escribirnos un mensaje<\/a>. \u00bfHablamos?<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Muchas empresas actualmente se est\u00e1n planteando la digitalizaci\u00f3n de documentos. Durante a\u00f1os hemos trabajado acumulando papel y m\u00e1s papel, carpetas y archivadores de todo tipo, haciendo que la gesti\u00f3n documental de los datos de nuestra empresa se vuelva mucho menos accesible y m\u00e1s compleja. 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