{"id":14332,"date":"2019-08-09T13:44:42","date_gmt":"2019-08-09T11:44:42","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.dataprius.com\/?p=14332"},"modified":"2026-03-20T16:43:19","modified_gmt":"2026-03-20T15:43:19","slug":"gestor-documental-ahorrar","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/dataprius.com\/blog\/gestor-documental-ahorrar\/","title":{"rendered":"C\u00f3mo te ayuda un gestor documental a ahorrar costes"},"content":{"rendered":"\n

El gestor documental es una tecnolog\u00eda necesaria para optimizar los procesos de gesti\u00f3n internos. A veces, los empresarios est\u00e1n demasiado ocupados para tomar decisiones que les permitan mejorar los procesos internos y ahorrar costes<\/strong>. Sin embargo, es precisamente el hecho de que se lleve un mal sistema en el control del flujo de documentos lo que conduce a que muchas veces en muchos departamentos tengan una sobrecarga de trabajo o se cometan errores que lastran la productividad de la empresa.<\/p>\n\n\n\n

Como directivo o CEO de una compa\u00f1\u00eda<\/strong>, seguramente ya tienes muy claro que las tareas administrativas en s\u00ed mismas no son rentables, sino un mal necesario que tienes que gestionar de la manera m\u00e1s \u00f3ptima, eficaz y r\u00e1pida posible. Es mejor emplear los recursos en otro tipo de iniciativas que permitan a tu empresa obtener m\u00e1s rentabilidad.<\/p>\n\n\n\n

En este sentido, lo mejor que puede hacer una empresa es empezar a utilizar tecnolog\u00edas que permitan aligerar la carga de trabajo y mejorar la gesti\u00f3n. En este art\u00edculo te mostraremos las ventajas que tendr\u00eda para tu empresa empezar a trabajar con un gestor documental<\/strong>, reduciendo la sobrecarga de trabajo y reduciendo costes innecesarios.<\/p>\n\n\n\n

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El problema de los costes derivados del workflow<\/strong> <\/h2>\n\n\n\n

Muchas veces no somos conscientes de que el nivel de costes que un mal sistema para la gesti\u00f3n de documentos<\/strong> nos puede acarrear. <\/p>\n\n\n\n

Costes de los procesos de trabajo<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Uno de los primeros handicaps que est\u00e1 aumentando tus costes son los procesos laboriosos<\/strong>, lentos y complicados que afectan a los diferentes departamentos de la empresa.<\/p>\n\n\n\n

Tanto en Recursos Humanos, como en Ventas, Contabilidad o Atenci\u00f3n al Cliente, se producen toda una serie de deficiencias que lastran la productividad de los empleados<\/strong>, y por tanto, suponen un coste para la empresa.  Para poder poner orden el workflow, necesitas optimizar los procesos y garantizar que los procedimientos sean r\u00e1pidos y eficaces.<\/p>\n\n\n\n

Para eso necesitas disponer de la tecnolog\u00eda de software adecuada, ya que no todos los programas de almacenamiento de datos en la nube<\/strong> son apropiados para la gesti\u00f3n del workflow en la empresa. <\/p>\n\n\n\n

En Dataprius te damos la oportunidad de que puedas disponer de un gestor documental intuitivo, eficaz y profesional<\/strong> que facilita la gesti\u00f3n de documentos y el trabajo en equipo al proveer de un entorno en la nube com\u00fan para la gesti\u00f3n de documentos. Ya no tendr\u00e1s que estar mandando decenas de mails, haciendo copias de seguridad manuales, mantener servidores costosos, ni utilizando servicios de almacenamiento externos que no te dan totales garant\u00edas de seguridad.<\/p>\n\n\n\n

Costes del papel<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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Aunque en el libro de cuentas el gasto de oficina no parece una cifra muy elevada, si miras los datos anuales te llevar\u00e1s la sorpresa de que est\u00e1s haciendo gasto elevad\u00edsimo en papel, cuando estamos en plena era de la transformaci\u00f3n digital<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Pensemos a gran escala en los gastos que implica la impresi\u00f3n de documentos<\/strong>, la compra de t\u00f3ners o tinta de impresora, el mantenimiento y reposici\u00f3n de las propias impresoras y fotocopiadoras…<\/p>\n\n\n\n

A esto tienes que sumarle todo el tiempo que pierden tus empleados en:<\/p>\n\n\n\n