{"id":14813,"date":"2019-11-05T11:11:26","date_gmt":"2019-11-05T10:11:26","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.dataprius.com\/?p=14813"},"modified":"2026-03-06T19:57:54","modified_gmt":"2026-03-06T18:57:54","slug":"organizar-archivos-y-carpetas-para-trabajo-en-grupo","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/dataprius.com\/blog\/organizar-archivos-y-carpetas-para-trabajo-en-grupo\/","title":{"rendered":"Organizar archivos y carpetas para trabajo en grupo."},"content":{"rendered":"\n

Para muchos puede suponer un problema organizar las carpetas y los archivos. <\/p>\n\n\n\n

Cuando se comienza a usar un sistema de archivos centralizado<\/strong> como Dataprius<\/a>, una buena organizaci\u00f3n es vital para el correcto desarrollo del trabajo en grupo. <\/p>\n\n\n\n

El grado de satisfacci\u00f3n de los usuarios es directamente proporcional a la simplicidad y orden de las carpetas en el sistema. <\/strong><\/p>\n\n\n\n

\"Organizar<\/figure>\n\n\n\n

Un buen amigo, que es un profesional del marketing,  me comentaba que en el uso de un producto, hoy en d\u00eda no es suficiente que el producto sea bueno,  se necesita adem\u00e1s que el producto proporcione sensaciones satisfactorias.<\/p>\n\n\n\n

Aqu\u00ed podemos aplicar este principio. Si una empresa decide montar un \nsistema de carpetas compartidas, el \u00e9xito depende de las sensaciones de \nlos trabajadores y de los usuarios.<\/p>\n\n\n\n

Si las personas que acceden a las carpetas, invierten mucho tiempo en encontrar los archivos, porque est\u00e1n mal organizados, entonces se produce la sensaci\u00f3n de frustraci\u00f3n y el sistema se percibe como algo negativo. <\/strong><\/p>\n\n\n\n

Si el usuario encuentra sus archivos en unos segundos y adem\u00e1s puede trabajar con ellos desde cualquier sitio entonces se produce un alto grado satisfacci\u00f3n que se traduce en una gran valoraci\u00f3n del sistema.<\/p>\n\n\n\n

M\u00e1s adelante vamos a ofrecer unas pautas generales para organizar las carpetas.<\/strong> <\/p>\n\n\n\n

Aprovechar la organizaci\u00f3n ya existente.<\/h2>\n\n\n\n

Normalmente, en aquellas empresas que ya disponen de un sistema centralizado, el cambio no supone un gran esfuerzo<\/strong>. Hay muchas que ya disponen de carpetas compartidas bien sea porque tienen servidores Windows o dispositivos NAS. <\/p>\n\n\n\n

En estos casos  basta con replicar la estructura de archivos y carpetas sobre la que se trabaja a diario. Estas empresas ya tienen costumbres y criterios bien asentados.<\/p>\n\n\n\n

Existen grandes diferencias en la forma en que cada empresa ordena los archivos y carpetas, tantas como para los particulares. Esto depende de su actividad, su tama\u00f1o y de la organizaci\u00f3n interna de las tareas.<\/p>\n\n\n\n

Los dos extremos en la organizaci\u00f3n de los archivos.<\/h2>\n\n\n\n

Esto es o blanco o negro. Hablando desde la experiencia, se observa, y esto no deja de ser curioso, que existen pocos t\u00e9rminos medios en esto. <\/p>\n\n\n\n

\"Encontrar
Desorden significa tiempo en encontrar carpetas.<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

La mayor\u00eda de los usuarios se encuentran en uno de los extremos:<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Descontrol, desorden y falta de criterios<\/strong>. <\/h3>\n\n\n\n

Las carpetas son un caj\u00f3n desastre d\u00f3nde se echan las cosas simplemente para guardarlas. Se suele mantener un cierto optimismo en que cuando algo haga falta se encontrar\u00e1 y si alg\u00fan d\u00eda se tiene tiempo se organizar\u00e1, normalmente ese d\u00eda nunca llega.<\/p>\n\n\n\n

Es una situaci\u00f3n muy f\u00e1cil de detectar. Encontrar un archivo cuesta \nmucho tiempo y esfuerzo. En el peor de los casos conlleva la revisi\u00f3n de\n muchas carpetas y archivos, incluso abriendo los archivos para ver qu\u00e9 \ncontienen.<\/p>\n\n\n\n

Organizaci\u00f3n con ciertos criterios establecidos.<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Los archivos son localizados en cuesti\u00f3n de segundos. Nunca se tarda m\u00e1s de un minuto en encontrar un archivo. En la mayor\u00eda de los casos observados, la estructura de carpetas est\u00e1 organizada seg\u00fan la actividad de la empresa o seg\u00fan los procesos que tienen lugar en la empresa o el grupo de trabajo.<\/p>\n\n\n\n

La centralizaci\u00f3n por si sola no resuelve el desorden<\/strong>.<\/h2>\n\n\n\n

Para sacarle partido a un software que centraliza los documentos y permite el acceso a todos los usuarios, es necesario realizar un peque\u00f1o esfuerzo inicial. Se hace necesario organizar de forma eficiente los archivos y carpetas de la empresa o del grupo de trabajo.<\/p>\n\n\n\n

De otra forma, los \u00fanico que se conseguir\u00e1 es trasladar el desorden desde los ordenadores de los usuarios hacia un lugar centralizado y la \u00fanica ventaja ser\u00e1 que los archivos estar\u00e1n disponibles en Cloud. Trasladar los problemas de un sitio a otro no es la soluci\u00f3n.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\"necesidad<\/figure>\n\n\n\n

En Dataprius<\/a>, la organizaci\u00f3n es una de las razones fundamentales<\/strong> para utilizar nuestro sistema. <\/p>\n\n\n\n

Al  contrario que otros medios de almacenamiento en Cloud basados en discos virtuales como DropBox, Google Drive, OneDrive, etc, que incrementan el desorden y el desconcierto en el trabajo en grupo. <\/p>\n\n\n\n

Dataprius, obliga en cierta forma, a definir una m\u00ednima estructura l\u00f3gica para el trabajo con los archivos, una estructura com\u00fan que agiliza la forma de trabajar con los archivos y que proporciona un mayor nivel de eficiencia.<\/p>\n\n\n\n

Definir una buena estructura de archivos y carpetas para una empresa o grupo de trabajo no  deber\u00eda llevar m\u00e1s de 2 horas. <\/p>\n\n\n\n

Una vez definida existe un peque\u00f1o per\u00edodo de adaptaci\u00f3n de los usuarios a esta estructura. Superados estos pasos, el resultado ser\u00e1 espectacular y supondr\u00e1, a medio plazo, el ahorro de cientos de horas perdidas en la b\u00fasqueda de los archivos.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Hacer un diagn\u00f3stico de la situaci\u00f3n actual.<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Para algunos puede resultar clara la necesidad de centralizar y organizar los archivos, m\u00e1s a\u00fan si se trata de colocar dicha estructura para el trabajo compartido en Cloud.<\/p>\n\n\n\n

Para aquellos que no lo tienen claro, recomendamos hacer un auto-diagn\u00f3stico que le permita saber si realmente necesita organizar sus archivos y carpetas.<\/strong> <\/p>\n\n\n\n

\"diagnosticar<\/figure>\n\n\n\n

Lo \u00fanico que debes hacer es contestarte tu mismo a las siguientes preguntas:<\/p>\n\n\n\n

Cuando creas un nuevo archivo. \u00bfSabes en que carpeta debes colocarlo?<\/strong> <\/p>\n\n\n\n

Cuando necesitas un archivo. \u00bfLo encuentras en menos de un minuto?<\/strong> <\/p>\n\n\n\n

\u00bfEvitas tener duplicados los archivos en varios lugares?<\/strong> <\/p>\n\n\n\n

Si tu respuesta es negativa a las tres preguntas entonces debes plantearte seriamente la organizaci\u00f3n de tus archivos y carpetas. <\/p>\n\n\n\n

Recomendaciones Generales<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Para crear una estructura organizada y eficiente deber\u00edamos seguir unos criterios fundamentales:<\/p>\n\n\n\n

No crear estructuras de carpetas de m\u00e1s cuatro niveles.<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Las estructuras de carpetas con m\u00e1s niveles nos dificultan la b\u00fasqueda de archivos y la percepci\u00f3n de la organizaci\u00f3n general. Est\u00e1 demostrado que las estructuras de m\u00e1s de cuatro niveles son tediosas de manejar. Una estructura de como m\u00e1ximo cuatro niveles deber\u00eda bastar a cualquier tipo de organizaci\u00f3n por grande o compleja que sea.<\/p>\n\n\n\n

No duplicar archivos. <\/h3>\n\n\n\n

Esto deber\u00eda ser ley en nuestra organizaci\u00f3n. Un archivo siempre debe permanecer en su lugar y s\u00f3lo duplicarse como copia de seguridad o si queremos mantener una \u00abfoto\u00bb de como estaba el archivo en un momento determinado.  Los archivos duplicados, s\u00f3lo deben ser aquellos que pensamos que no vamos a usar nunca m\u00e1s.  La carpeta o el propio nombre el archivo debe indicarnos sin lugar a dudas  que este archivo no es de uso corriente.
<\/p>\n\n\n\n

Imitar el orden de trabajo de nuestra organizaci\u00f3n. <\/h3>\n\n\n\n

Si ya se dispone de alg\u00fan tipo de organizaci\u00f3n de los archivos en papel, este deber\u00eda determinar la organizaci\u00f3n de nuestras carpetas. Si no, la estructura deber\u00eda seguir lo m\u00e1s fielmente posible el orden del trabajo y los archivos generados en cada fase. En relaci\u00f3n con el apartado anterior, una estructura de archivos en papel nunca tiene m\u00e1s de cuatro niveles:  mueble archivador, archivador, carpeta, subcarpeta. <\/p>\n\n\n\n

Determinar qui\u00e9n debe acceder a las carpetas.<\/h3>\n\n\n\n

En el mundo real de la empresa, no todos los usuarios deben tener acceso a todas las carpetas y archivos. Por un lado nunca es necesario que todo el mundo acceda a todo, como ocurre con los discos virtuales como DropBox y dem\u00e1s aplicaciones del mercado. <\/p>\n\n\n\n

Cualquier organizaci\u00f3n seria, necesita de ciertas parcelas privadas y otras compartidas teniendo en cuenta el trabajo que desarrolla cada usuario que accede al sistema. Hay que recordar que compartir los archivos, ya sea en Cloud o en una red local no significa \u00abbarra libre\u00bb para el acceso a esos archivos y carpetas. Es tan necesario definir una estructura centralizada coherente, como determinar qui\u00e9n debe tener acceso a la informaci\u00f3n. <\/p>\n\n\n\n

Distinguir los archivos de uso inmediato de los antiguos.<\/h3>\n\n\n\n

En la organizaci\u00f3n de las carpetas debemos distinguir qu\u00e9 archivos van a ser usados en un futuro inmediato y cuales no. <\/p>\n\n\n\n

Lo m\u00e1s sencillo es crear subcarpetas de almacenamiento que contendr\u00e1n esos archivos que no prevemos usar en el futuro. La soluci\u00f3n es muy sencilla, basta con crear carpetas por per\u00edodos de tiempo.  Si tenemos una carpeta llamada \u00abInformes\u00bb , almacenaremos en ella los informes m\u00e1s recientes. <\/p>\n\n\n\n

Para los que ya no se van a usar crearemos subcarpetas que podr\u00edan ir por meses por ejemplo \u00abEnero-2019\u00bb, \u00abFebrero-2019\u00bb, etc. Todos los informes que no pertenezcan al m\u00e9s actual ser\u00e1n copiados a estas carpetas.<\/p>\n\n\n\n

Criterios para organizar las carpetas<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Proponemos tres formas fundamentales para organizar las carpetas.<\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. Seg\u00fan los departamentos o subdivisiones de la empresa o grupo de trabajo<\/strong>.<\/strong><\/em><\/li>\n\n\n\n
  2. A partir del flujo de trabajo del grupo.<\/strong><\/li>\n\n\n\n
  3. A partir del acceso de los clientes o usuarios.<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    1) Organizar las carpetas seg\u00fan departamentos.<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

    Esta es la forma m\u00e1s evidente, sobre \ntodo para empresas y grupos de trabajo de cierto tama\u00f1o. En toda \norganizaci\u00f3n existe una divisi\u00f3n de tareas, cada miembro del grupo est\u00e1 \nespecializado y trabaja sobre una parte de los procesos de la empresa. <\/p>\n\n\n\n

    Se trata de construir la estructura de las carpetas en funci\u00f3n de los departamentos de la empresa.<\/strong> Pongamos como ejemplo el de una Agencia de Viajes. La estructura podr\u00eda ser la siguiente:<\/p>\n\n\n\n

    \"Elemplo
    Dataprius. Ejemplo sencillo de carpetas organizadas por departamentos.<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

    2) Organizar las carpetas seg\u00fan el flujo de trabajo.<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

    Esta metodolog\u00eda consiste en identificar los flujos de trabajo en los procesos que realiza la empresa. <\/strong><\/p>\n\n\n\n

    Para nuestra empresa de ejemplo, al tratarse de una agencia de viajes podemos identificar de forma sencilla el proceso de ventas: Presupuestos, Presupuesto aceptados, Reservas, Cancelaciones, Facturas, Reclamaciones.<\/p>\n\n\n\n

    Para este sencillo ejemplo la estructura de las carpetas podr\u00eda ser la siguiente:<\/p>\n\n\n\n

    \"Ejemplo
    Dataprius. Ejemplo sencillo de carpetas organizadas por flujo de trabajo.<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

    3) Organizar las carpetas seg\u00fan el acceso de los usuarios.<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

    Este m\u00e9todo es muy utilizado por aquellas empresas o grupos de trabajo que organizan sus tareas en funci\u00f3n de proyectos o servicios a clientes.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    Para nuestro ejemplo de la Agencia de Viajes una posible estructura de este tipo conlleva la creaci\u00f3n de una carpeta para cada cliente. Entonces la persona encargada de las gestiones ser\u00e1 la que tenga acceso a esta carpeta.<\/p>\n\n\n\n

    \"Ejemplo
    Dataprius. Ejemplo sencillo de carpetas organizadas por clientes. <\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n
    \n
    Guardar archivos en la Nube con Dataprius<\/a><\/blockquote>