{"id":15378,"date":"2019-12-05T12:13:54","date_gmt":"2019-12-05T11:13:54","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.dataprius.com\/?p=15378"},"modified":"2026-03-20T17:23:22","modified_gmt":"2026-03-20T16:23:22","slug":"archivos-duplicados-causa-de-errores-y-perdidas-de-tiempo-en-la-empresa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/dataprius.com\/blog\/archivos-duplicados-causa-de-errores-y-perdidas-de-tiempo-en-la-empresa\/","title":{"rendered":"Archivos duplicados. Causa de errores y p\u00e9rdidas de tiempo en la empresa."},"content":{"rendered":"\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Los duplicados de archivos y datos en general, crear\u00e1n siempre muchos problemas. <\/h2>\n\n\n\n<p>En un mundo inmerso en la Transformaci\u00f3n Digital de las empresas conviene recordar conceptos sencillos como el de evitar la duplicidad de documentos.<\/p>\n\n\n\n<p>Se trata de asumir el problema, ver sus causas y aplicar soluciones que permitan aumentar la eficiencia de la operativa de la empresa.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"898\" height=\"664\" src=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/12\/archivos-duplicados.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-15403\" srcset=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/12\/archivos-duplicados.jpg 898w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/12\/archivos-duplicados-300x222.jpg 300w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/12\/archivos-duplicados-768x568.jpg 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 898px) 100vw, 898px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">\u00bfCuando se produce duplicidad de documentos en la empresa?<\/h2>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Cuando los empleados tienen copias de los archivos en sus ordenadores, dispositivos o pendrives.<\/li>\n\n\n\n<li>Cuando se env\u00edan y reenv\u00edan archivos adjuntos por email.<\/li>\n\n\n\n<li>Cuando se usan almacenamientos en la nube inadecuados como Dropbox o Drive. El problema se traduce en \u00abConflictos de archivo\u00bb.<\/li>\n\n\n\n<li>Simplemente, si en una determinada actividad de la empresa intervienen varias personas y varios archivos.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>Tener varias copias o versiones de un documento lleva a la situaci\u00f3n de no saber si esa copia es la definitiva. <\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-background\" style=\"background-color:#d3e5ec\">Cada empleado puede interpretar que su copia es la vigente, esto provoca que se env\u00eden archivos no v\u00e1lidos a los clientes o que el propio personal realice cambios sobre ficheros que no correspondan. Al final se general errores que lleva tiempo corregir.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">La duplicidad de ficheros solo tiene sentido en las copias de seguridad o en los sistemas redundantes.<\/h2>\n\n\n\n<p>En inform\u00e1tica a la duplicidad de las cosas se la denomina <a href=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/almacenamiento-duplicado-redundante-en-nube\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Redundancia.<\/a> <strong>Los backups o las copias redundantes no son los archivos a los que nos referimos cuando hablamos de los documentos duplicados en la empresa.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Por supuesto mantener este tipo de copias, no es solo recomendable, sino m\u00e1s bien una necesidad. <\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-background\" style=\"background-color:#eeead0\">Existe una ley que dice que <strong>\u00abLa redundancia genera inconsistencia\u00bb<\/strong> y se refiere al simple hecho de que <em>si tienes una informaci\u00f3n repetida en varios lugares, es muy posible que en alguno de ellos esa cosa cambie y ya no sea igual en todos los sitios.<\/em> <\/p>\n\n\n\n<p>Por tanto, la inconsistencia es el efecto de que una informaci\u00f3n, que se supone igual, no sea la misma en varios sitios. Lo peor de esto es no saber que informaci\u00f3n es la correcta.<strong> <\/strong><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Archivos de uso frecuente e hist\u00f3ricos.<\/h2>\n\n\n\n<p>En la empresa seg\u00fan su uso existen dos formas de clasificar un archivo. <\/p>\n\n\n\n<p>Tenemos los de uso frecuente y los archivados. Esta es una distinci\u00f3n que ya aporta mucha agilidad en el tratamiento de los documentos. <\/p>\n\n\n\n<p>En el problema de los archivos duplicados, por supuesto nos referimos a los de uso frecuente pues los ya archivados corresponden al hist\u00f3rico de la empresa. Nunca deber\u00edamos mezclar ambos en las mismas ubicaciones.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Centralizar la informaci\u00f3n evitando duplicidades<\/h2>\n\n\n\n<p><strong>Cuando aparecieron las redes surgi\u00f3 de inmediato la soluci\u00f3n al problema.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>L<strong>a empresa pod\u00eda disponer de un almacenamiento centralizado y as\u00ed los archivos estar\u00edan en un lugar \u00fanico y accesible de la red. <\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Enseguida surgieron formas de conseguir esto como disponer de un <a href=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/servidor-de-archivos-en-la-empresa-alternativas-actuales\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">servidor central de almacenamiento de los documentos.<\/a><\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"798\" height=\"672\" src=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/12\/centralizar-archivos.jpg\" alt=\"Centralizar archivos en la red\n\" class=\"wp-image-15409\" srcset=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/12\/centralizar-archivos.jpg 798w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/12\/centralizar-archivos-300x253.jpg 300w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/12\/centralizar-archivos-768x647.jpg 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 798px) 100vw, 798px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p>Esto funcionar\u00eda siempre que los usuarios fuesen cuidadosos y mantuviesen actualizado el repositorio de archivos. De esta forma, las redes dieron lugar a las bases de datos centrales, para aumentar la eficiencia y eliminar la inconsistencia de los datos (duplicidades).<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">La idea de mantener un repositorio centralizado<\/h3>\n\n\n\n<p><strong>Se trata de que para un archivo s\u00f3lo exista una versi\u00f3n vigente para toda la empresa, un \u00fanico fichero en un \u00fanico lugar.<\/strong>  Por eso, ese lugar debe estar accesible por todos los empleados. Nadie debe mantener copias externas de los documentos fuera del sistema.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Todos los empleados saben que la versi\u00f3n v\u00e1lida del archivo es la que est\u00e1 en el repositorio central. El archivo con el que trabajar ser\u00e1 ese.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Es un concepto antiguo y simple. <\/p>\n\n\n\n<p>Un banco no mantiene varias fichas para la cuenta de un cliente. Existe solo una. Cuando hay una operaci\u00f3n sobre esa cuenta corriente est\u00e1 garantizado que no hay redundancia (excepto la copias de seguridad que haga el banco).<\/p>\n\n\n\n<p>Accediendo a la cuenta desde Internet, un cajero o desde la propia oficina nunca hay duplicados de los datos. A nadie se le ocurre pensar que existen diferentes copias en diferentes dispositivos, esto llevar\u00eda a una inconsistencia de no saber cuanto dinero hay en la cuenta, las diferentes copias podr\u00edan terminar con diferentes cantidades. <\/p>\n\n\n\n<p>Existen varias formas de conseguir centralizar los archivos de la empresa, servidores, carpetas compartidas, dispositivos <a href=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/discos-nas-vs-dataprius-cloud\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">NAS<\/a>, aplicaciones de Gesti\u00f3n Documental, etc.<\/p>\n\n\n\n<p>Hoy en d\u00eda, se imponen soluciones en Cloud que permiten el almacenamiento y el acceso a los documentos por parte del personal de la empresa. Ojo no hablamos de los <a href=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/sincronizar-en-la-nube-y-sus-problemas\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">sincronizadores que generan problemas<\/a> , su modo de funcionamiento produce redundancias locales, duplicidades que generan conflictos y distribuyen la informaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"900\" height=\"775\" src=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/12\/centralizar-datos-en-cloud.jpg\" alt=\"Centralizar datos en Cloud\" class=\"wp-image-15414\" srcset=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/12\/centralizar-datos-en-cloud.jpg 900w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/12\/centralizar-datos-en-cloud-300x258.jpg 300w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/12\/centralizar-datos-en-cloud-768x661.jpg 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 900px) 100vw, 900px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p>Una soluci\u00f3n como<a href=\"https:\/\/dataprius.com\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" Dataprius (se abre en una nueva pesta\u00f1a)\"> Dataprius<\/a> proporciona este entorno accesible desde cualquier lugar y centralizando los documentos.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Los duplicados de archivos y datos en general, crear\u00e1n siempre muchos problemas. 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