![\"Archivado](\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/archivado-de-documentos-en-la-nube.jpg\")
<\/a><\/figure>\n\n\n\nAunque la existencia de diversas herramientas de almacenamiento en la Nube pueden crearnos confusi\u00f3n, solo unas pocas responden a la necesidad del archivado, ofreciendo las condiciones necesarias.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Cualquier empresa, tras cierto tiempo, dispone de gran cantidad de archivos para almacenar y mantener accesibles ante un eventual uso. <\/p>\n\n\n\n Nos referimos al archivado cuanto se trata de este tipo de ficheros, no los de uso frecuente.<\/p>\n\n\n\n En un principio, una plataforma en la Nube puede parecer poco adecuada. <\/p>\n\n\n\n Esto ha propiciado, que tradicionalmente se haya recurrido al uso de discos duros instalados en la empresa para este tipo de almacenamiento.<\/p>\n\n\n\n Las caracter\u00edsticas que nos proporciona la Nube sin embargo, pueden superar con mucho las posibilidades de un almacenamiento convencional. <\/strong><\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n El proveedor que nos proporciona el servicio debe reunir una serie de condiciones en el tratamiento del almacenamiento de los archivos. <\/p>\n\n\n\n Existen unas medidas de seguridad y permanencia de los documentos que las soluciones populares de almacenamiento en la Nube apenas contemplan.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Una medida de seguridad obligatoria, incluida en las legislaciones de seguridad y privacidad de datos, es el almacenamiento de los ficheros de forma cifrada<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n Los archivos no son almacenados, a nivel interno, en su formato convencional, han de estar cifrados.<\/p>\n\n\n\n Por otro lado, la plataforma debe estar dotada de medidas que garanticen que los archivos nunca se perder\u00e1n<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n La calidad de los almacenamientos de plataformas en la Nube, la determinan los lugares y los sistemas que utilizan. Es necesario que la empresa de la Nube nos proporcione esta informaci\u00f3n. <\/p>\n\n\n\n La permanencia de los datos, en este caso los archivos, puede garantizarse con ciertas medidas adicionales. <\/p>\n\n\n\n El sistema puede contar con un Backup (Copia de Seguridad) de los ficheros que se almacene en alg\u00fan centro de datos de otra zona geogr\u00e1fica distinta<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Se trata de guardar esa copia en otro lugar diferente, un lugar distinto al habitual en que residen los archivos. Ser\u00eda como un disco duro a miles de kil\u00f3metros del almacenamiento habitual. La Nube permite hacer esto sin intervenci\u00f3n del usuario.<\/p>\n\n\n\n El sistema puede contar con Redundancia. Esto consiste en almacenar los archivos por duplicado. Esta caracter\u00edstica ofrece una fuerte garant\u00eda de permanencia de los fichero<\/strong>s. Si ocurre algo, siempre tenemos recambio. El proveedor del servicio en la Nube nos proporcionar\u00e1 informaci\u00f3n sobre esta medida de seguridad si dispone de ella.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Cualquier medio para el archivado de documentos en cualquier empresa debe permitir delimitar el acceso a los contenidos seg\u00fan atribuciones del personal involucrado.<\/strong><\/p>\n\n\n\n En una empresa, no todos tienen por qu\u00e9 acceder a todos los documentos. Esto no tiene sentido, ni en funci\u00f3n de la actividad que desarrollan los empleados, ni en t\u00e9rminos pr\u00e1cticos. <\/p>\n\n\n\n Un sistema en la Nube debe proporcionar un mecanismo de permisos sobre las carpetas, de forma que sea sencillo establecer el personal autorizado a las diferentes \u00e1reas.<\/p>\n\n\n\n La capacidad de almacenamiento de un sistema en la Nube puede ser ampliada en funci\u00f3n de las necesidades de la empresa.<\/p>\n\n\n\n Pero en un archivado de documentos, tendremos que considerar otros factores importantes que dependen de la operativa de la plataforma de almacenamiento. <\/p>\n\n\n\n El volumen de documentos no deber\u00eda disminuir la velocidad de acceso a carpetas y archivos guardados en el sistema. <\/p>\n\n\n\n Muchos almacenamientos en la Nube, se basan en replicar los archivos almacenados en los ordenadores de los usuarios, trabajan con mecanismo de sincronizaci\u00f3n. Esta operativa ofrece un escaso rendimiento, obliga a copiar los archivos en los ordenadores de los usuarios y son bastante toscas para moverse por las carpetas y los archivos del sistema.<\/p>\n\n\n\n Si las carpetas est\u00e1n en la Nube tan solo se necesita que las aplicaciones nos muestren los contenidos de forma din\u00e1mica y fluida, no es necesario traerse esos contenidos al propio ordenador. <\/strong><\/p>\n\n\n\n En el archivado de documentos, el acceso y dinamismo sobre los contenidos almacenados es determinante para la elecci\u00f3n de una determinada plataforma.<\/p>\n\n\n\n El volumen de almacenamiento es a menudo considerado como un factor clave para la elecci\u00f3n de una plataforma en la Nube.<\/p>\n\n\n\n Conviene sin embargo prestar m\u00e1s atenci\u00f3n a la fluidez con la que posteriormente podremos encontrar las carpetas o documentos almacenados. Un buen \u00e1rbol de carpetas, que permite navegar por los contenidos con rapidez de carga y respuesta inmediata aporta mucho m\u00e1s valor a medio plazo. <\/p>\n\n\n\n Los mecanismos de b\u00fasqueda, con una velocidad de respuesta adecuada priman sobre otros factores aparentemente m\u00e1s importantes.<\/p>\n\n\n\n La realidad nos dice que las empresas sobreestiman sus necesidades de espacio de almacenamiento. El problema es que esta circunstancia determine la elecci\u00f3n de una plataforma<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n Existen diversos estudios sobre Gesti\u00f3n Documental en las Empresas<\/a> que han demostrado que el 16% del tiempo del trabajo diario se dedica a la b\u00fasqueda de documentos.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\nLa opci\u00f3n del archivado de documentos digitales en la Nube<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
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<\/li>\n\n\n\nEl archivado de documentos digitales requiere una serie de condiciones<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
<\/a><\/figure>\n\n\n\nEstabilidad y permanencia de los datos.<\/h2>\n\n\n\n
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\n\n\n\n<\/a><\/figure>\n\n\n\nAcceso solo al personal autorizado.<\/h2>\n\n\n\n
\n\n\n\n<\/a><\/figure>\n\n\n\nCapacidad de almacenamiento sin limitaciones<\/h2>\n\n\n\n
\n\n\n\n<\/a><\/figure>\n\n\n\nB\u00fasquedas y dinamismo en el manejo de carpetas y archivos<\/h2>\n\n\n\n
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