{"id":20599,"date":"2022-09-09T18:41:53","date_gmt":"2022-09-09T16:41:53","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.dataprius.com\/?p=20599"},"modified":"2026-03-20T18:55:38","modified_gmt":"2026-03-20T17:55:38","slug":"que-es-centralizar-los-archivos-de-la-empresa-que-beneficios-aporta","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/dataprius.com\/blog\/que-es-centralizar-los-archivos-de-la-empresa-que-beneficios-aporta\/","title":{"rendered":"\u00bfQu\u00e9 es centralizar los archivos de la empresa? \u00bfQu\u00e9 beneficios aporta?"},"content":{"rendered":"\n<p><strong>Centralizar los datos y los archivos de la empresa resulta imprescindible para cualquier tipo de organizaci\u00f3n y de cualquier tama\u00f1o<\/strong>. Pero \u00bfEst\u00e1n claros los motivos? <\/p>\n\n\n\n<p>Se habla mucho de digitalizaci\u00f3n, resulta habitual que las empresas confundan los medios con la finalidad. <\/p>\n\n\n\n<p>Las empresas suelen pensar que la digitalizaci\u00f3n consiste en usar un software u otro para su gesti\u00f3n. Esto finalmente y en parte es as\u00ed, pero <strong>conociendo algunos conceptos tan sencillos como el de la centralizaci\u00f3n todo cobra m\u00e1s sentido<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full has-custom-border\"><a href=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/archivos-y-carpetas-de-la-empresa.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1200\" height=\"800\" src=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/archivos-y-carpetas-de-la-empresa.jpg\" alt=\"Trabajando con archivos y carpetas \" class=\"wp-image-26627\" style=\"border-top-left-radius:12px;border-top-right-radius:12px;border-bottom-left-radius:12px;border-bottom-right-radius:12px\" srcset=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/archivos-y-carpetas-de-la-empresa.jpg 1200w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/archivos-y-carpetas-de-la-empresa-300x200.jpg 300w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/archivos-y-carpetas-de-la-empresa-1024x683.jpg 1024w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/archivos-y-carpetas-de-la-empresa-768x512.jpg 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 1200px) 100vw, 1200px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">\u00bfQu\u00e9 es centralizar la informaci\u00f3n?<\/h2>\n\n\n\n<p>Muy sencillo, consiste en colocar la informaci\u00f3n de la empresa, ya sean datos o archivos en un lugar accesible por las personas que deben acceder a \u00e9l.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Cuando solo existe una copia de la informaci\u00f3n y reside en un lugar centralizado, entonces<\/strong> y solo entonces, <strong>la eficiencia de una empresa puede ser m\u00e1xima<\/strong> en el tratamiento de la informaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full has-custom-border\"><a href=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/centralizar-en-red-de-la-empresa.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1200\" height=\"800\" src=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/centralizar-en-red-de-la-empresa.jpg\" alt=\"Centralizar en la red de la empresa\" class=\"wp-image-26629\" style=\"border-top-left-radius:12px;border-top-right-radius:12px;border-bottom-left-radius:12px;border-bottom-right-radius:12px\" srcset=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/centralizar-en-red-de-la-empresa.jpg 1200w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/centralizar-en-red-de-la-empresa-300x200.jpg 300w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/centralizar-en-red-de-la-empresa-1024x683.jpg 1024w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/centralizar-en-red-de-la-empresa-768x512.jpg 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 1200px) 100vw, 1200px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<p>Desde ahora mismo ya puedes observar como el \u00e9xito de las aplicaciones de nuestros d\u00edas corresponden a arquitecturas centralizadas de la informaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p>Es f\u00e1cil poner algunos ejemplos:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Uber o Cabify son servicios que centralizan la contrataci\u00f3n de un transporte urbano.<\/li>\n\n\n\n<li>Los CRM son aplicaciones que centralizan los clientes de la empresa.<\/li>\n\n\n\n<li>Facebook es un sistema que centraliza los contactos de las personas.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Cuando compras un vuelo, est\u00e1 muy claro. Tu reserva se anota en un sistema que est\u00e1 en alg\u00fan lugar, existe un registro \u00fanico. Si no fuera as\u00ed, otros podr\u00edan reservar tu mismo asiento. El sistema inform\u00e1tico guarda cada plaza existente en un solo lugar, una base de datos central d\u00f3nde solo hay un registro. A nadie se le ocurre que los registros de un vuelo existan copiados en los diferentes ordenadores de los empleados de la compa\u00f1\u00eda.<\/p>\n\n\n\n<p>El mundo de la inform\u00e1tica y de los sistemas de hoy en d\u00eda, consisten en lugares d\u00f3nde se centralizan diversos tipos de informaci\u00f3n. Sobre esa informaci\u00f3n se desarrollan servicios y aplicaciones.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">\u00bfUn problema de digitalizaci\u00f3n o de descentralizaci\u00f3n?<\/h2>\n\n\n\n<p>El ejemplo m\u00e1s pr\u00e1ctico que podemos aportar es el de la t\u00edpica empresa en la que la informaci\u00f3n est\u00e1 dispersa y cada empleado hace la guerra por su cuenta.<\/p>\n\n\n\n<p>Lamentablemente existen a\u00fan muchas empresas de este tipo. <\/p>\n\n\n\n<p>Es el caso de la t\u00edpica empresa, d\u00f3nde la gesti\u00f3n se basa en Outlook y aunque tengan un software para realizar una determinada tarea, cada empleado guarda los archivos en su propio ordenador.<\/p>\n\n\n\n<p>Cuando la informaci\u00f3n de una empresa reside en multitud de lugares individuales termina provocando caos. Tarde o temprano se producen duplicidades, se cometen errores y p\u00e9rdidas de informaci\u00f3n. <\/p>\n\n\n\n<p><strong>No disponer de centralizaci\u00f3n de la informaci\u00f3n es la primera causa de que muchas empresas nunca hayan podido ofrecer la opci\u00f3n del Teletrabajo a sus empleados.<\/strong> <\/p>\n\n\n\n<p>Lo peor que le puede pasar a una empresa que no entiende que debe centralizar la informaci\u00f3n es tener \u00e9xito. Entonces el problema de la ineficiencia crece exponencialmente, el desorden siempre aumenta m\u00e1s f\u00e1cilmente que el orden.<\/p>\n\n\n\n<p>Muchas empresas interpretan que tienen un problema de Digitalizaci\u00f3n cuando realmente tienen un problema de descentralizaci\u00f3n y desorden de la informaci\u00f3n que manejan.<\/p>\n\n\n\n<p>Si los datos de un cliente residen en un \u00fanico lugar es f\u00e1cil saber d\u00f3nde est\u00e1n, sabemos que tras una modificaci\u00f3n toda la empresa acceder\u00e1 a informaci\u00f3n actualizada. Este es el objetivo, los medios para conseguir esto son diversos.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full has-custom-border\"><a href=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/documewntos-en-carpeta.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1000\" height=\"833\" src=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/documewntos-en-carpeta.jpg\" alt=\"Documentos en carpeta\" class=\"wp-image-26631\" style=\"border-top-left-radius:12px;border-top-right-radius:12px;border-bottom-left-radius:12px;border-bottom-right-radius:12px\" srcset=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/documewntos-en-carpeta.jpg 1000w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/documewntos-en-carpeta-300x250.jpg 300w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/documewntos-en-carpeta-768x640.jpg 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 1000px) 100vw, 1000px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Los motivos para centralizar informaci\u00f3n como los archivos y beneficios que aporta<\/h2>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>PODER COMPARTIR LA INFORMACI\u00d3N DE LA EMPRESA Y ASIGNAR ROLES DE ACCESO<\/strong><br>Si los archivos y carpetas de la empresa residen en un repositorio centralizado, entonces se podr\u00e1 controlar mediante permisos, se podr\u00e1 gestionar que usuarios deben acceder a los documentos. Si ese repositorio est\u00e1 en la Nube, entonces la arquitectura puede permitir el Teletrabajo y compartir archivos con los clientes.<br><\/li>\n\n\n\n<li><strong>EVITAR DUPLICIDADES DE LA INFORMACI\u00d3N<\/strong><br>En el trabajo con documentos es muy importante tener siempre la certeza de que estamos trabajando sobre la \u00faltima versi\u00f3n del archivo. Cuando el archivo est\u00e1 en un lugar y no distribuido en diferentes sitios, se dejan de cometer errores y se evitan b\u00fasquedas del documento. Est\u00e1 estudiado que el 16% de las horas de trabajo se dedican a buscar documentaci\u00f3n. Si la existe una \u00fanica versi\u00f3n actual del archivo podemos evitar que otros compa\u00f1eros hagan modificaciones y vernos obligados a conciliar los cambios.<br><\/li>\n\n\n\n<li><strong>PODER REALIZAR COPIAS DE SEGURIDAD <\/strong><br>Si todos los archivos y carpetas de la empresa residen en un \u00fanico lugar, entonces se pueden realizar Backups o copias de seguridad de todos los documentos. Esas copias nos permitir\u00e1n recuperar los ficheros de la empresa ante un incidente o borrado accidental de documentos.<br><\/li>\n\n\n\n<li><strong>PODER PROTEGER LA INFORMACI\u00d3N<\/strong><br>Las medidas de protecci\u00f3n se focalizan sobre el repositorio. Si es un sistema en la Nube, estas medidas son responsabilidad de la empresa que presta el servicio. Cuando los archivos est\u00e1n protegidos en ese repositorio central, los incidentes en los dispositivos u ordenadores de los usuario tienen un m\u00ednimo impacto. Un ordenador roto, infectado o robado no afecta a la documentaci\u00f3n de la empresa, tan solo habr\u00e1 que buscar otro dispositivo y seguir trabajando con los archivos.<br><\/li>\n\n\n\n<li><strong>TELETRABAJO O TRABAJO REMOTO SI EST\u00c1 EN LA NUBE<\/strong><br>Si el repositorio de archivos de la empresa se encuentra en la Nube, entonces todos los empleados podr\u00e1n conectarse para el Teletrabajo. Los clientes podr\u00e1n acceder de forma natural y con plena disponibilidad a los documentos o informaci\u00f3n que la empresa les hace disponibles.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p><a href=\"https:\/\/dataprius.com\">Dataprius<\/a> es un sistema que centraliza los documentos de la empresa, dotado de medidas de seguridad y privacidad, permite el acceso controlado, el trabajo, el almacenamiento y la compartici\u00f3n de los archivos de la empresa.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-wp-embed is-provider-blog-dataprius wp-block-embed-blog-dataprius\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<blockquote class=\"wp-embedded-content\" data-secret=\"ihvPAPwmJo\"><a href=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/archivado-de-documentos-para-empresa-en-nube\/\">Archivado de documentos en Nube para empresas<\/a><\/blockquote><iframe loading=\"lazy\" class=\"wp-embedded-content\" sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" style=\"position: absolute; visibility: hidden;\" title=\"\u00abArchivado de documentos en Nube para empresas\u00bb \u2014 Blog Dataprius\" src=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/archivado-de-documentos-para-empresa-en-nube\/embed\/#?secret=ZmHjHVIEdS#?secret=ihvPAPwmJo\" data-secret=\"ihvPAPwmJo\" width=\"600\" height=\"338\" frameborder=\"0\" marginwidth=\"0\" marginheight=\"0\" scrolling=\"no\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n<p><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Centralizar los datos y los archivos de la empresa resulta imprescindible para cualquier tipo de organizaci\u00f3n y de cualquier tama\u00f1o. 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