{"id":20721,"date":"2022-11-15T13:52:03","date_gmt":"2022-11-15T12:52:03","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.dataprius.com\/?p=20721"},"modified":"2026-03-20T19:58:00","modified_gmt":"2026-03-20T18:58:00","slug":"la-tendencia-a-buscar-en-lugar-de-organizar-archivos-en-carpetas","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/dataprius.com\/blog\/la-tendencia-a-buscar-en-lugar-de-organizar-archivos-en-carpetas\/","title":{"rendered":"La tendencia a buscar en lugar de organizar archivos en carpetas"},"content":{"rendered":"\n<p><strong>Utilizar la b\u00fasqueda sin organizar archivos y carpetas para gestionar los documentos. Esta es una fuerte tendencia que se viene detectando desde hace ya unos a\u00f1os.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>El futuro de la carpetas organizadas como medio para encontrar y gestionar los archivos se puede cuestionar seriamente.<\/p>\n\n\n\n<p>Por el momento esta tendencia es mucho m\u00e1s acentuada en aquellas generaciones que desde edades tempranas han venido usando dispositivos m\u00f3viles. En este colectivo, no se utiliza el sistema de carpetas tal y como lo hacemos en nuestro ordenador, las b\u00fasquedas son lo m\u00e1s com\u00fan. <\/p>\n\n\n\n<p>Cuando hay cierta costumbre de hacerlo con dispositivos m\u00f3viles se termina haciendo lo mismo en cualquier dispositivo. No conviene prejuzgar si esto es m\u00e1s organizado o eficiente, como veremos a continuaci\u00f3n. <\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image aligncenter size-full\"><a href=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/search-files-and-folders.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1000\" height=\"668\" src=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/search-files-and-folders.jpg\" alt=\"Persona frente a teclado y rat\u00f3n marcando con el dedo un icono de b\u00fasqueda\" class=\"wp-image-21307\" srcset=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/search-files-and-folders.jpg 1000w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/search-files-and-folders-300x200.jpg 300w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/search-files-and-folders-768x513.jpg 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 1000px) 100vw, 1000px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<p>A tenor de publicaciones de prestigio, el tema ha adquirido cierta relevancia y comprobamos como hasta la revista The Verge publicaba el pasado mes de Septiembre un art\u00edculo al respecto: <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><a href=\"https:\/\/www.theverge.com\/22684730\/students-file-folder-directory-structure-education-gen-z\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">https:\/\/www.theverge.com\/22684730\/students-file-folder-directory-structure-education-gen-z<\/a><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Como hemos adelantado, puede que incluso nos debamos cuestionar la forma de organizar los archivos y las carpetas.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" style=\"font-size:clamp(16.834px, 1.052rem + ((1vw - 3.2px) * 0.716), 26px);\">\u00bfC\u00f3mo se usan los archivos sin recurrir a las carpetas de siempre?<\/h2>\n\n\n\n<p><strong>La respuesta es sencilla, usando el buscador de archivos presente en cualquier sistema en el que estemos trabajando. <\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>La problem\u00e1tica es que mientras a los m\u00e1s veteranos esto nos parece un horror, una falta de organizaci\u00f3n, las nuevas generaciones lo consideran de lo m\u00e1s natural. <\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/buscando.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"900\" height=\"612\" src=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/buscando.jpg\" alt=\"Persona tecleando en port\u00e1til, mostr\u00e1ndose una lupa indicando que est\u00e1 buscando archivos.\" class=\"wp-image-20839\" srcset=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/buscando.jpg 900w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/buscando-300x204.jpg 300w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/buscando-768x522.jpg 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 900px) 100vw, 900px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<p>Media en este comportamiento otro factor que no hemos considerado y planteo la pregunta al lector \u00bfEst\u00e1 usted acostumbrado a escribir en los buscadores de los sistemas? Seguramente dir\u00e1 que no, si usted tiene cierta edad.<\/p>\n\n\n\n<p>Se trata de la confrontaci\u00f3n de mentalidades. <\/p>\n\n\n\n<p>Una mentalidad visual contra otra mentalidad operativa. Los m\u00e1s veteranos son reticentes a escribir. Los usuarios m\u00e1s antiguos prefieren varios clicks en varios iconos a tener que escribir en el teclado.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" style=\"font-size:clamp(16.834px, 1.052rem + ((1vw - 3.2px) * 0.716), 26px);\">\u00bfCu\u00e1l es el m\u00e9todo m\u00e1s eficiente?<\/h2>\n\n\n\n<p>Pues, por muy bien que se tengan organizadas las carpetas y los archivos <strong>resulta que la b\u00fasqueda suele ser en la mayor\u00eda de las ocasiones mucho m\u00e1s eficiente. <\/strong><\/p>\n\n\n\n<p><strong>\u00a1Toda una sorpresa para el que escribe este art\u00edculo!<\/strong> <\/p>\n\n\n\n<p>Confieso que pensaba que una buena organizaci\u00f3n de carpetas era lo mejor. Pues no, ya est\u00e1 resultando que esas cosas que hace la gente m\u00e1s joven tiene mucho sentido.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-background\" style=\"background-color:#fcf6ea\"><em><strong>Existen estudios sobre este tema y resulta que la soluci\u00f3n optima es la b\u00fasqueda sobre una cierta organizaci\u00f3n de las carpetas. <\/strong><\/em><\/p>\n\n\n\n<p>Dejamos enlace de \u00abPapers\u00bb de  debate de diversas universidades tratando el tema: <a href=\"https:\/\/www.researchgate.net\/publication\/221516314_Don%27t_take_my_folders_away_Organizing_personal_information_to_get_things_done\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">https:\/\/www.researchgate.net\/publication\/221516314_Don%27t_take_my_folders_away_Organizing_personal_information_to_get_things_done<\/a><\/p>\n\n\n\n<p><strong>La controversia y el planteamiento en serio del problema lleva muchos a\u00f1os en vigor. <\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Si se profundiza,  se descubre que el sistema de carpetas y archivos que todos conocemos, lleva tantos a\u00f1os utiliz\u00e1ndose como cuestion\u00e1ndose.<\/p>\n\n\n\n<p>Sin tener que llegar al final de este art\u00edculo ya exponemos la soluci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p id=\"ReglasBasicas\">Al final extraemos unas reglas b\u00e1sicas:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Organizar las carpetas en funci\u00f3n de su uso y vigencia. Distinguiremos las carpetas de un determinado tema y de uso frecuente de las que seguramente ya no vamos a usar casi nunca.<\/li>\n\n\n\n<li>Intentar no usar m\u00e1s de cuatro niveles de carpetas.<\/li>\n\n\n\n<li>Si el sistema lo permite, agregar Tags a los archivos para mejorar su b\u00fasqueda.<\/li>\n\n\n\n<li>Usar las b\u00fasquedas. Sabemos que estamos bien organizados cuando en la carpeta d\u00f3nde reside el archivo est\u00e1n otros archivos relacionados directamente con este o bien todos son de la misma tem\u00e1tica.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" style=\"font-size:clamp(16.834px, 1.052rem + ((1vw - 3.2px) * 0.716), 26px);\">La organizaci\u00f3n de las carpetas preocupa y mucho en las empresas<\/h2>\n\n\n\n<p>He visto muchos criterios de organizaci\u00f3n de carpetas. Me atrevo a decir que muchos m\u00e1s que cualquier humano en la faz de la tierra.  Con <a href=\"https:\/\/dataprius.com\">Dataprius <\/a>haciendo sesiones remotas con cientos de empresas, cuando me encargaba directamente de asesorar a las grandes empresas.<\/p>\n\n\n\n<p>Cuando se manejan miles de carpetas, encontrar los archivos es una cuesti\u00f3n fundamental.<\/p>\n\n\n\n<p>Las empresas necesitan eficiencia, no solo para encontrarlos, tambi\u00e9n para dividir las carpetas en funci\u00f3n de la actividad de cada departamento y la actividad de los diversos empleados. Se trata tambi\u00e9n de que mediante los permisos de acceso, cada uno entre en su \u00e1rea correspondiente. <\/p>\n\n\n\n<p><strong>He visto todo tipo de criterios organizativos. Algunos realmente inteligentes y creativos, prefiero no hablar de otros con hasta 10 niveles de carpetas<\/strong> que en la propia sesi\u00f3n remota ni el responsable los encontraba (al final recurr\u00edamos a la b\u00fasqueda).<\/p>\n\n\n\n<p>Todas la empresas y adem\u00e1s muchos usuarios de nuestro sistema, siempre han expresado su preocupaci\u00f3n o han pedido consejos acerca de la forma de organizar las carpetas. <\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" style=\"font-size:clamp(16.834px, 1.052rem + ((1vw - 3.2px) * 0.716), 26px);\">\u00bfQu\u00e9 criterios se ven\u00edan recomendando hasta ahora?<\/h2>\n\n\n\n<p>Lo que hab\u00edamos recomendado de forma general hasta ahora son los dos primeros de la lista anterior:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Organizar las carpetas en funci\u00f3n de su uso y vigencia. Distinguiremos las carpetas de un determinado tema y de uso frecuente de las que seguramente ya no vamos a usar casi nunca. A estas \u00faltimas las llamamos hist\u00f3ricas.<\/li>\n\n\n\n<li>No usar m\u00e1s de cuatro niveles de carpetas.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/organizar-carpetas-buscar.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"900\" height=\"600\" src=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/organizar-carpetas-buscar.jpg\" alt=\"Carpetas y archivadores de papeles gigantes manejados por tres personas caricaturizadas\" class=\"wp-image-20837\" srcset=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/organizar-carpetas-buscar.jpg 900w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/organizar-carpetas-buscar-300x200.jpg 300w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/organizar-carpetas-buscar-768x512.jpg 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 900px) 100vw, 900px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<p>La verdad, es que hay que decir que hay gente y empresas muy organizadas. En estos casos, cuando todo el mundo sabe d\u00f3nde est\u00e1n los documentos y la din\u00e1mica es fluida es mejor dejar todo como est\u00e1. Existe un consenso y una din\u00e1mica de trabajo que ya es eficiente.<\/p>\n\n\n\n<p>Tras documentarnos bastante y leer hasta Papers de IBM sobre el tema estamos seguros de que la m\u00e1xima eficiencia se consigue buscando y aplicando las reglas b\u00e1sicas que describ\u00edamos anteriormente como <a href=\"#ReglasBasicas\">reglas b\u00e1sicas<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" style=\"font-size:clamp(16.834px, 1.052rem + ((1vw - 3.2px) * 0.716), 26px);\">Un ejemplo de organizaci\u00f3n de carpetas siguiendo estas reglas b\u00e1sicas.<\/h2>\n\n\n\n<p>Veamos unas capturas de pantalla de <a href=\"https:\/\/dataprius.com\">Dataprius <\/a>d\u00f3nde hemos montado un peque\u00f1o ejemplo. Para que todo el mundo lo comprenda, hemos creado una estructura de carpetas para organizar bodas.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image aligncenter size-full is-style-default\"><a href=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/captura-carpetas-uno-1.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"916\" height=\"532\" src=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/captura-carpetas-uno-1.jpg\" alt=\"Ventana Dataprius de carpetas en cloud.\" class=\"wp-image-20844\" srcset=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/captura-carpetas-uno-1.jpg 916w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/captura-carpetas-uno-1-300x174.jpg 300w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/captura-carpetas-uno-1-768x446.jpg 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 916px) 100vw, 916px\" \/><\/a><figcaption class=\"wp-element-caption\">Ejemplo de organizaci\u00f3n de carpetas en Dataprius<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n<p><strong>Distinguimos bien<\/strong> bodas <strong>en curso<\/strong> de bodas <strong>finalizadas<\/strong>. <strong>Un regla de oro<\/strong>. No mantener todo el repositorio con todos los documentos sin importar la finalizaci\u00f3n de las tareas. <strong>Siempre hay archivos vigentes, que se est\u00e1n actualizando y otros que ya forman parte del hist\u00f3rico de nuestra actividad. <\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Cuando se haya terminado con una boda, bastar\u00e1 con copiar su carpeta completa a la de Finalizadas. De esta forma tenemos muy claro que se hace actualmente, que proyectos est\u00e1n abiertos. <\/p>\n\n\n\n<p>Dentro de cada carpeta del proyecto, en este caso una boda, hemos clasificado los archivos seg\u00fan se a\u00f1ade informaci\u00f3n al proyecto y criterios organizativos. Se trata de saber de un vistazo d\u00f3nde \u00abechar\u00bb los archivos que va produciendo el proyecto.<strong> Pueden existir mil criterios, pero lo que no conviene es complicar demasiado la estructura.  <\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Recordar que tampoco nos interesa una s\u00faper-organizaci\u00f3n. Carpetas para cada tarea o divisi\u00f3n del trabajo.<\/p>\n\n\n\n<p>Podr\u00edamos haber construido otra estructura de carpetas para los Presupuestos pero no lo hacemos. No vamos a crear una carpeta para cada tipo de presupuesto: Catering, Rentacar, Flores, etc.  Es mucho mejor tener esa especie de \u00abcaj\u00f3n desastre\u00bb de presupuestos y que todos caigan en esa carpeta, se encuentran m\u00e1s r\u00e1pido y con las prisas lo copiamos en su lugar sin tener que invertir demasiado tiempo en buscar a que carpeta corresponde.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>\u00bfQu\u00e9 ocurre cuando hacemos un b\u00fasqueda?<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>La prueba de fuego de si nuestro sistema es eficiente y encontramos los documentos que nos interesan.<\/p>\n\n\n\n<p>Buscamos por el nombre de uno de los contrayentes \u00abLuisa\u00bb y ponemos la palabra \u00abCatering\u00bb para encontrar resultados de presupuestos.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>El primer documento que aparece es justo el que busc\u00e1bamos<\/strong>. La carpeta nos indica que estamos en la boda de Alfredo y Luisa que est\u00e1 en curso. De un vistazo tambi\u00e9n tenemos todos los presupuestos de Catering que hemos pedido para otras bodas.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image aligncenter size-full\"><a href=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/busqueda-sobre-dataprius.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"981\" height=\"596\" src=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/busqueda-sobre-dataprius.jpg\" alt=\"Ventana de b\u00fasqueda de archivos y carpetas de Dataprius\" class=\"wp-image-20854\" srcset=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/busqueda-sobre-dataprius.jpg 981w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/busqueda-sobre-dataprius-300x182.jpg 300w, https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/busqueda-sobre-dataprius-768x467.jpg 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 981px) 100vw, 981px\" \/><\/a><figcaption class=\"wp-element-caption\">Ejemplo de b\u00fasqueda en Dataprius<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" style=\"font-size:clamp(16.834px, 1.052rem + ((1vw - 3.2px) * 0.716), 26px);\">\u00bfEs el sistema de Carpetas y archivos la \u00fanica forma de organizar los documentos? \u00bfCu\u00e1l es el futuro?<\/h2>\n\n\n\n<p>Pensemos c\u00f3mo se organizaban los archivos antiguamente en formato de papel.<\/p>\n\n\n\n<p>Exist\u00edan, a groso modo, estos niveles:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Armario<\/li>\n\n\n\n<li>Caj\u00f3n<\/li>\n\n\n\n<li>Carpetas A-Z<\/li>\n\n\n\n<li>Documentos<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Vemos que, anteriormente al mundo digital, no hac\u00edan falta m\u00e1s de cuatro niveles organizativos. Y es que el problema de la jerarqu\u00eda de carpetas reside en montar demasiados niveles o estructuras demasiado complejas.<\/p>\n\n\n\n<p>Nos atrevemos a lanzar unas predicciones:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>En un futuro no se van a usar tantos niveles de carpetas y la gesti\u00f3n se complementar\u00e1 con las b\u00fasquedas activas en todo momento.<\/li>\n\n\n\n<li>Los sistemas van a evolucionar para \u00abenlazar\u00bb la informaci\u00f3n de forma que se pueda clasificar autom\u00e1ticamente y que las propias b\u00fasquedas atiendan a criterios sem\u00e1nticos, temporales, de uso de los archivos.<\/li>\n\n\n\n<li>La inteligencia artificial tambi\u00e9n se incorporar\u00e1 a los sistemas para la organizaci\u00f3n autom\u00e1tica de la informaci\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>Hay un margen de mejora sustancial, el sistema de carpetas y archivos que todos conocemos puede tener los d\u00edas contados.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Enlaces de Inter\u00e9s:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><a href=\"https:\/\/www.xataka.com\/aplicaciones\/carpeta-que-carpeta-nuevas-generaciones-no-organizan-sus-ficheros-buscador-encuentra-todo-1\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">\u00bfCarpeta? \u00bfQu\u00e9 es una carpeta? Las nuevas generaciones ya no organizan sus ficheros: el buscador lo encuentra todo<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/medium.com\/@juliettepretot\/envisioning-the-future-of-file-systems-86ad6385c88a\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Envisioning the future of File Systems<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/medium.com\/@sortedai\/4-ways-how-artificial-intelligence-can-help-you-organize-your-documents-2a08dd10e6f5\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">4 ways how Artificial Intelligence can help you organize your documents<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.indeed.com\/career-advice\/career-development\/file-management\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">11 Tips To Help You Manage Your Electronic Files<\/a><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-wp-embed is-provider-blog-dataprius-sistema wp-block-embed-blog-dataprius-sistema\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<blockquote class=\"wp-embedded-content\" data-secret=\"lrZIPXlDU9\"><a href=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/en-el-almacenamiento-en-la-nube-el-numero-de-usuarios-determinan-la-plataforma-a-utilizar\/\">En el almacenamiento en la Nube, el n\u00famero de usuarios determina la plataforma a utilizar<\/a><\/blockquote><iframe loading=\"lazy\" class=\"wp-embedded-content\" sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" style=\"position: absolute; visibility: hidden;\" title=\"\u00abEn el almacenamiento en la Nube, el n\u00famero de usuarios determina la plataforma a utilizar\u00bb \u2014 Blog Dataprius Sistema\" src=\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/en-el-almacenamiento-en-la-nube-el-numero-de-usuarios-determinan-la-plataforma-a-utilizar\/embed\/#?secret=zp6gdHX6QR#?secret=lrZIPXlDU9\" data-secret=\"lrZIPXlDU9\" width=\"600\" height=\"338\" frameborder=\"0\" marginwidth=\"0\" marginheight=\"0\" scrolling=\"no\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Utilizar la b\u00fasqueda sin organizar archivos y carpetas para gestionar los documentos. 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