![\"Imagen](\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/10\/no-encontrar-informacion-de-persona-que-deja-empresa-1024x683.jpg\")
<\/figure>\n\n\n\nNada de esto aparece en los papeles de la baja. El finiquito, el certificado de empresa, y la baja en la Seguridad Social los tramita la gestor\u00eda; los accesos a los archivos de la empresa no forman parte de ese papeleo. En una pyme sin inform\u00e1tico, se quedan a cargo de quien se acuerde.<\/p>\n\n\n\n
Qu\u00e9 hacer cuando un empleado deja la empresa, en pocas l\u00edneas: hacer el traspaso de sus carpetas antes de su \u00faltimo d\u00eda, quitarle los accesos el mismo d\u00eda de la salida, cerrar los enlaces que comparti\u00f3, y comprobar qu\u00e9 copias de archivos quedan en su equipo. Lo que cuesta cada paso depende sobre todo de d\u00f3nde est\u00e9n los archivos: repartidos por los ordenadores y las cuentas de cada empleado, o en un \u00fanico lugar de la empresa como Dataprius<\/strong>, donde las carpetas siguen siendo de la empresa cuando la persona se va.<\/p>\n\n\n\n Una persona que lleva a\u00f1os en una empresa va dejando rastro en sitios muy distintos. Algunos se ven a simple vista y otros aparecen meses despu\u00e9s, el d\u00eda que hacen falta.<\/p>\n\n\n\n Quitarle el correo y olvidarse del resto es como cambiar la cerradura de la puerta principal y dejarle la llave del almac\u00e9n.<\/p>\n\n\n\n Depende de c\u00f3mo trabaje cada empresa. Algunas usan Google Drive, OneDrive o Dropbox con carpetas sincronizadas en el ordenador de cada empleado. Otras trabajan con ellos directamente desde el navegador, sin carpetas en el equipo.<\/p>\n\n\n\n Aun as\u00ed, es f\u00e1cil que el port\u00e1til acabe guardando archivos. El adjunto que se descarga para revisarlo, el plano que hay que abrir con un programa de escritorio, el informe exportado desde el programa de contabilidad… todo eso suele terminar en Descargas o en el escritorio. Algunas herramientas de IA de escritorio, adem\u00e1s, trabajan sobre carpetas del propio ordenador, y lo que se genera con ellas se queda ah\u00ed si no se sube a un sitio com\u00fan.<\/p>\n\n\n\n Luego est\u00e1 la cuesti\u00f3n de a qui\u00e9n pertenecen los archivos. En Google Workspace, los archivos que el empleado guarda en su unidad personal son suyos: si el administrador borra la cuenta, se borra lo que no se haya transferido antes. Los archivos de las unidades compartidas, en cambio, pertenecen a la organizaci\u00f3n\u00b9. Para las copias que quedan en los ordenadores, Dropbox permite al administrador borrarlas en remoto, aunque el borrado se ejecuta la pr\u00f3xima vez que ese ordenador se conecta a Internet\u00b2.<\/p>\n\n\n\n Si la empresa ya trabaja con alguna de estas herramientas, esas son las v\u00edas que tocan, y conviene dejarlas preparadas antes de la primera baja, porque el d\u00eda de la salida suele ir con prisas.<\/p>\n\n\n\n Dataprius se dise\u00f1\u00f3 para que los archivos de la empresa est\u00e9n en un \u00fanico sitio y no repartidos por los ordenadores ni por las cuentas de cada persona. Eso se nota sobre todo el d\u00eda que alguien se va.<\/p>\n\n\n\n Las carpetas son de la empresa desde el primer d\u00eda.<\/strong> En Dataprius las carpetas forman parte de una estructura com\u00fan. Cuando se crea una carpeta nueva, solo el administrador tiene acceso hasta que se dan permisos, y al eliminar a un usuario sus carpetas y su historial quedan intactos. No hace falta transferir una \u00abunidad personal\u00bb de Federico antes de borrar su cuenta: sus carpetas siguen donde estaban y Ana solo necesita permiso para entrar.<\/p>\n\n\n\n Se trabaja con cualquier archivo sin dejar copias en el port\u00e1til.<\/strong> Con el trabajo directo con los archivos en la nube<\/u><\/a>, un doble clic abre el archivo con el programa instalado en el equipo, sea un Word, un plano de AutoCAD o un Excel con macros, y al guardar los cambios se suben a la nube. Mientras est\u00e1 abierto, el sistema lo mantiene en una carpeta temporal y la borra cuando se cierra la aplicaci\u00f3n, como se explica en este art\u00edculo sobre trabajar sin dejar huella en el ordenador<\/u><\/a>. Federico no necesitaba bajarse el plano a Descargas para modificarlo.<\/p>\n\n\n\n Los programas que necesitan una carpeta local tambi\u00e9n guardan en la nube.<\/strong> Para los programas que solo saben guardar en una carpeta del ordenador, ya sea el software de contabilidad, el esc\u00e1ner de la oficina o una herramienta de IA de escritorio, Dataprius tiene la Carpeta Vinculada<\/u><\/a>. Lo que se guarda en ella se sube solo a Dataprius, y lo que muestra son v\u00ednculos a los archivos de la nube, que solo se abren con una sesi\u00f3n de Dataprius iniciada. Si alguien borra algo en esa carpeta, el borrado no llega a la nube.<\/p>\n\n\n\n La sincronizaci\u00f3n existe, pero es opcional.<\/strong> Tiene que activarla un administrador o un usuario t\u00e9cnico, y se usa para carpetas concretas. Adem\u00e1s, es una sincronizaci\u00f3n protectiva: el borrado real solo se puede hacer desde la aplicaci\u00f3n, y los archivos borrados van a la papelera de Dataprius. Si Federico ten\u00eda carpetas sincronizadas o descarg\u00f3 archivos a mano, esas copias s\u00ed est\u00e1n en su equipo y hay que revisarlas como con cualquier sincronizador.<\/p>\n\n\n\n Siguiendo con el ejemplo, esto es lo que har\u00eda la empresa de Federico desde la gesti\u00f3n de usuarios de Dataprius:<\/p>\n\n\n\n Un detalle m\u00e1s: el borrado definitivo de la papelera solo lo puede hacer un administrador. El resto de usuarios puede restaurar archivos, pero no eliminarlos de forma definitiva, as\u00ed que un borrado del \u00faltimo d\u00eda tiene vuelta atr\u00e1s.<\/p>\n\n\n\n Situaciones como la de Federico son m\u00e1s f\u00e1ciles de encontrar de lo que parece, sobre todo en pymes que se han digitalizado deprisa en los \u00faltimos a\u00f1os. El correo por un lado, la facturaci\u00f3n por otro, una nube para compartir con clientes, el grupo de mensajer\u00eda del equipo… Cada herramienta se contrat\u00f3 para resolver algo concreto, y el d\u00eda en que alguien se marcha no suele estar en esa lista.<\/p>\n\n\n\n Con Dataprius o con cualquier otra herramienta, hay una parte que no depende del software. El orden importa: lo que se prepara antes de que la persona se vaya es mucho m\u00e1s sencillo que lo que se intenta reconstruir despu\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n Si la salida no es amistosa, todo este bloque se hace en el mismo momento en que se le comunica la decisi\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n La salida de Federico cost\u00f3 lo que cost\u00f3 por una raz\u00f3n: sus archivos estaban en demasiados sitios a la vez. En una empresa que trabaja con Dataprius, sus carpetas habr\u00edan seguido en la estructura de siempre, Ana habr\u00eda entrado en ellas el lunes a primera hora, y en su port\u00e1til, si trabajaba con el trabajo directo y la Carpeta Vinculada, solo habr\u00edan quedado v\u00ednculos que sin sesi\u00f3n no abren nada.<\/p>\n\n\n\n El traspaso y la conversaci\u00f3n sobre confidencialidad siguen siendo cosa de las personas. Lo dem\u00e1s se resuelve desde una sola ventana de gesti\u00f3n de usuarios, y eso, el d\u00eda que alguien se va, se agradece bastante.<\/p>\n\n\n\n \u00bfEs mejor borrar la cuenta del empleado o bloquearla?<\/strong> Lo m\u00e1s prudente suele ser bloquear primero y borrar despu\u00e9s. El bloqueo corta el acceso al momento y deja margen para el traspaso; el borrado llega cuando ya no queda nada por transferir. En Google Workspace, por ejemplo, lo que no se haya transferido antes de borrar la cuenta se guarda solo 20 d\u00edas, y \u00fanicamente se puede recuperar restableciendo al usuario\u00b9. En Dataprius el orden importa menos: eliminar el usuario no borra sus carpetas ni su historial, y cambiar su email es una forma r\u00e1pida de bloquearlo sin tocar nada m\u00e1s.<\/p>\n\n\n\n \u00bfQu\u00e9 pasa con el correo del empleado que se va?<\/strong> Conviene cortarle el acceso cuanto antes y decidir qui\u00e9n atiende lo que siga llegando, por ejemplo con una respuesta autom\u00e1tica que indique a qui\u00e9n escribir. Dejar la cuenta abierta tiene consecuencias: en 2023, la AEPD (Agencia Espa\u00f1ola de Protecci\u00f3n de Datos) apercibi\u00f3 a una consejer\u00eda de educaci\u00f3n por mantener activa la cuenta de correo corporativo de un docente m\u00e1s de un mes despu\u00e9s de su cese, sin un protocolo para retirar esos accesos, y lo consider\u00f3 una infracci\u00f3n del art\u00edculo 32 del RGPD, el que obliga a aplicar medidas de seguridad adecuadas\u2076.<\/p>\n\n\n\n \u00bfCada cu\u00e1nto hay que revisar los permisos de acceso?<\/strong> El INCIBE recomienda comprobar peri\u00f3dicamente que los permisos concedidos son adecuados y revocarlos cuando un empleado se va\u2077. El RGPD, en su art\u00edculo 32, incluye entre las medidas de seguridad un proceso de verificaci\u00f3n regular de su eficacia\u2078. Un buen momento para hacerlo es cada alta, cada baja, y cada cambio de puesto.<\/p>\n\n\n\n Como en el caso de Federico, buena parte del trabajo cuando alguien se va es averiguar d\u00f3nde estaba cada cosa. Dataprius parte justo del planteamiento contrario: los archivos de la empresa est\u00e1n en un \u00fanico sitio, las carpetas pertenecen a la empresa y no a la persona, y cada acceso se da y se quita desde la misma ventana de gesti\u00f3n de usuarios.<\/p>\n\n\n\n Con esa base, la parte de archivos de una salida se resuelve revisando sus carpetas permitidas, pas\u00e1ndoselas a quien sigue con su trabajo, mirando su historial, y eliminando el usuario. Sin unidades personales que transferir, con poco que buscar en los port\u00e1tiles, y sin miedo a lo que se haya borrado por el camino, porque la papelera solo la puede vaciar un administrador.<\/p>\n\n\n\n No hace falta esperar a la pr\u00f3xima baja para comprobarlo. La versi\u00f3n gratuita de Dataprius<\/u><\/a> no tiene l\u00edmite de tiempo, as\u00ed que se puede descargar y probar con calma, antes de que vuelva a hacer falta.<\/p>\n\n\n\n Imaginemos una situaci\u00f3n. El viernes fue el \u00faltimo d\u00eda de Federico, que llevaba seis a\u00f1os en el departamento de administraci\u00f3n de una pyme. Se despidi\u00f3 del equipo, devolvi\u00f3 las llaves de la oficina y la gestor\u00eda ya tiene preparado su finiquito. El lunes, Ana, la compa\u00f1era que se queda con su trabajo, necesita el presupuesto […]<\/p>\n","protected":false},"author":18,"featured_media":28236,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[48,57],"tags":[],"class_list":["post-28218","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-normativa-rgpd","category-seguridad-ciberseguridad"],"blocksy_meta":[],"yoast_head":"\n\u00bfQu\u00e9 queda abierto cuando alguien se va de la empresa?<\/h2>\n\n\n\n
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\u00bfD\u00f3nde se quedan los archivos de un empleado que se va?<\/h2>\n\n\n\n
\u00bfPor qu\u00e9 con Dataprius la salida de un empleado es m\u00e1s sencilla?<\/h2>\n\n\n\n
![\"Revisar](\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/10\/carpetas-permitidas-usuario-web-dataprius-1024x754.jpg\")
<\/figure>\n\n\n\n\u00bfQu\u00e9 hay que hacer cuando un empleado se va y la empresa ya usa Dataprius?<\/h2>\n\n\n\n
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![\"Historial](\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/05\/historial-acciones-usuarios-1024x677.jpg\")
<\/figure>\n\n\n\nQu\u00e9 hacer cuando un empleado deja la empresa, paso a paso<\/h2>\n\n\n\n
1. \u00bfQu\u00e9 hay que dejar hecho antes de su \u00faltimo d\u00eda?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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2. \u00bfQu\u00e9 hay que hacer el mismo d\u00eda de la salida?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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3. \u00bfQu\u00e9 conviene revisar los d\u00edas siguientes?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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\u00bfC\u00f3mo habr\u00eda sido el lunes de Ana con Dataprius?<\/h2>\n\n\n\n
Otras dudas cuando un empleado deja la empresa<\/h2>\n\n\n\n
Que la salida de un empleado no dependa de su port\u00e1til<\/h2>\n\n\n\n
Fuentes<\/h4>\n\n\n\n
\n