![\"gesti\u00f3n](\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2017\/06\/gestion-documental-dispersion-de-archivos.jpg\")
<\/figure>\n\n\n\n<\/p>\n\n\n\n
Cada empleado trabaja en su propio ordenador, con los documentos originales o con copias que le ha facilitado otro empleado. No existe un lugar \u00abcentral\u00bb d\u00f3nde los archivos est\u00e9n debidamente clasificados y organizados. En definitiva, los documentos de la empresa residen en los discos duros de cada uno de los ordenadores.<\/p>\n\n\n\n
Cuando se trabaja de esta forma, los archivos de la empresa se encuentran dispersos en los discos de los ordenadores de cada empleado, est\u00e1 demostrado que hasta un 40% del tiempo de trabajo con los documentos se emplea en:<\/p>\n\n\n\n
- \n
- Buscar o solicitar los documentos a otros empleados de la empresa.<\/li>\n\n\n\n
- Determinar que versiones de los archivos son las correctas entre las distintas duplicidades.<\/li>\n\n\n\n
- Corregir errores que se han producido por no disponer de los documentos actualizados.<\/li>\n\n\n\n
- Reparar las p\u00e9rdidas por borrados, virus o ediciones incorrectas de otros empleados.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
No es dif\u00edcil concluir que la dispersi\u00f3n de los documentos provoca errores, confusiones p\u00e9rdida de tiempo e ineficacia.<\/p>\n\n\n\n
Primer paso hacia la Gesti\u00f3n Documental.<\/h2>\n\n\n\n
La soluci\u00f3n a la Dispersi\u00f3n es la centralizaci\u00f3n.<\/span><\/strong><\/h3>\n\n\n\n
La idea es muy sencilla. Si todos los empleados almacenan los documentos en un lugar central se evitar\u00e1n los problemas que produce la dispersi\u00f3n de los archivos.<\/p>\n\n\n\n
La centralizaci\u00f3n, por tanto, consistir\u00e1 en que de alguna forma todos los archivos sean depositados en un lugar com\u00fan. Esta soluci\u00f3n imita al mundo f\u00edsico del papel en el que existen archivadores d\u00f3nde se almacenan los distintos documentos.<\/p>\n\n\n\n
![\"gesti\u00f3n](\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2017\/06\/gestion-documental-centralizar.jpg\")
<\/figure>\n\n\n\n<\/p>\n\n\n\n
A priori ya se pueden intuir muchas ventajas. De inmediato tendremos que:<\/p>\n\n\n\n
- \n
- Cuando un empleado busque un documento acudir\u00e1 a ese repositorio central.<\/li>\n\n\n\n
- Se evitar\u00e1n duplicidades y errores porque las versiones de los documentos estar\u00e1n centralizadas.<\/li>\n\n\n\n
- Sobre al lugar central de almacenamiento, se podr\u00e1n aplicar criterios m\u00e1s estrictos de protecci\u00f3n de los datos que cuando resid\u00edan en los ordenadores individuales de cada empleado.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Hasta hace unos a\u00f1os la soluci\u00f3n para la centralizaci\u00f3n de los archivos de la empresa consist\u00eda en la instalaci\u00f3n de un Disco Duro central o de un servidor de documentos. En la actualidad y gracias al \u00abCloud Computing\u00bb esto ya se hace en la Nube, dejamos esta parte para el final.<\/p>\n\n\n\n
Segundo paso hacia la Gesti\u00f3n Documental.<\/h2>\n\n\n\n
Estructuraci\u00f3n del almacenamiento de los documentos.<\/strong><\/span><\/h3>\n\n\n\n
Cuando ya se dispone de un lugar de almacenamiento de archivos centralizado, todos los empleados de la empresa se conectan a este para extraer documentos, modificarlos e introducir los nuevos que se van generando.<\/p>\n\n\n\n
Tan solo con centralizar la informaci\u00f3n, ya se ha ganado mucho en eficiencia y seguridad. No s\u00f3lo porque se sabe d\u00f3nde hay que acudir para buscar un archivo. Ahora la integridad y la seguridad de los documentos de la empresa no reside en los ordenadores individuales. En caso de roturas, borrados, virus y otro tipo de incidentes, la documentaci\u00f3n de la empresa no se ver\u00e1 comprometida mientras el repositorio central no se vea afectado.<\/p>\n\n\n\n
Sin embargo, y a pesar de que la centralizaci\u00f3n supone un enorme salto cualitativo en el tratamiento de la informaci\u00f3n, ahora surgen otro tipo de problemas o necesidades.<\/p>\n\n\n\n
Si se usa un simple \u00abdisco duro\u00bb o un \u00abservidor de archivos\u00bb como almacenamiento central, enseguida se comprueba que es una soluci\u00f3n a medias. Lo primero que se necesita es establecer unos criterios de organizaci\u00f3n de los documentos<\/strong>. Si cada empleado usa ese disco duro como un \u00abcaj\u00f3n desastre\u00bb se sigue produciendo mucha ineficacia en las b\u00fasquedas de archivos y se seguir\u00e1n produciendo p\u00e9rdidas de documentos.<\/p>\n\n\n\n
La empresa necesita organizar la estructura de almacenamiento y esto es lo que hemos llamado Estructuraci\u00f3n del almacenamiento de los documentos. <\/strong>Ese sistema central ha de permitir establecer criterios organizativos ya sea por carpetas, fichas, expedientes o cualquier otro medio.<\/p>\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2017\/06\/gestion-documental-organizar.jpg\")
<\/figure>\n\n\n\n<\/p>\n\n\n\n
Como vemos, el concepto de almacenamiento centralizado tambi\u00e9n implica cambios en las normas y operativa de la empresa. Se ha de establecer la disciplina del trabajo con los archivos en toda la organizaci\u00f3n. Es muy sencillo, todo el mundo debe colocar las ultimas versiones de los archivos en ese repositorio central. La inform\u00e1tica y el mundo digital cambian las formas de trabajar pero no m\u00e1s que cuando en la empresa se ten\u00edan archivadores de papel.<\/p>\n\n\n\n
Teniendo ya una estructura definida y cierta disciplina de trabajo sobre el repositorio central de la empresa, surgen ciertos inconvenientes:<\/p>\n\n\n\n
- \n
- No todos los archivos han de estar disponibles para todos los empleados de la empresa.<\/li>\n\n\n\n
- Se deber\u00eda saber qui\u00e9n ha usado o modificado un documento con el fin de determinar responsabilidades y consignar el debido uso que debe hacer cada individuo.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Tercer paso hacia la Gesti\u00f3n Documental.<\/h2>\n\n\n\n
Seguridad de acceso y Trazabilidad.<\/span><\/strong><\/h3>\n\n\n\n
En el camino hacia la Gesti\u00f3n Documental, se hace necesario que ese sistema de almacenamiento central disponga de un control para que cada individuo solo tenga acceso a los documentos que maneja y necesita en su actividad. Que todos los archivos sean accesibles por todos no es un criterio aplicable en ninguna empresa del mundo.<\/p>\n\n\n\n
La seguridad de acceso se obtiene cuando el sistema hace posible la asignaci\u00f3n de permisos sobre los documentos para los diferentes empleados. Entonces cada empleado solo puede acceder a aquellos archivos que le son permitidos. Existen infinidad de criterios para esto, los m\u00e1s comunes son los que establecen permisos seg\u00fan los departamentos de la empresa.<\/p>\n\n\n\n
![\"gesti\u00f3n](\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2017\/06\/gestion-documental-acceso-archivos.jpg\")
<\/figure>\n\n\n\n<\/p>\n\n\n\n
Teniendo una estructura organizativa y unos \u00abroles\u00bb de acceso a los documentos es l\u00f3gico pensar en la conveniencia de que las acciones sobre el sistema sean \u00abgrabadas\u00bb de alguna forma. Eso es lo que llamamos \u00abTrazabilidad\u00bb o tambi\u00e9n \u00abWorkflow\u00bb.<\/p>\n\n\n\n
La Trazabilidad de las acciones sobre el sistema es tan importante que en nuestros d\u00edas supone una exigencia de las diversas organizaciones , legislaciones y est\u00e1ndares en el manejo de la documentaci\u00f3n y datos.<\/p>\n\n\n\n
La Trazabilidad, entendida como el hecho de grabar las acciones realizadas sobre el sistema por parte de los usuarios, es una parte indispensable de cualquier sistema de Gesti\u00f3n Documental. Esto supone que nuestro sistema centralizado ha de ser capaz de proporcionarnos informes a modo de historiales de lo que ha ocurrido con un documento, qui\u00e9n ha actuado sobre este y cuando.<\/p>\n\n\n\n
Cuarto paso hacia la Gesti\u00f3n Documental.<\/h2>\n\n\n\n
Preservar la informaci\u00f3n. Copias de seguridad.<\/span><\/h3>\n\n\n\n
Hemos avanzado mucho en los conceptos que constituyen un sistema de Gesti\u00f3n Documental pero nos quedan facetas muy importantes. Necesitamos que nuestro sistema evite por todos los medios las posibles p\u00e9rdidas de informaci\u00f3n, las formas en que esto se produce suelen ser:<\/p>\n\n\n\n
- \n
- Borrados accidentales de los archivos.<\/li>\n\n\n\n
- Sobre-escritura de los documentos.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Es necesario por tanto que el sistema est\u00e9 dotado de alg\u00fan mecanismo de recuperaci\u00f3n de los archivos borrados. Se ha de disponer de alg\u00fan tipo de \u00abPapelera de Reciclaje\u00bb com\u00fan a todos los usuarios o empleados.<\/p>\n\n\n\n
Si hay archivos que pueden ser modificados por varios empleados de la empresa, es muy com\u00fan que se puedan producir situaciones de sobre-escritura. Con los discos duros es tan f\u00e1cil como que alguien copie una versi\u00f3n antigua de una archivo sobre otra m\u00e1s actual, se pierden los \u00faltimos cambios y el trabajo realizado. Un sistema de Gesti\u00f3n Documental debe evitar este tipo de incidentes.<\/p>\n\n\n\n
Existen una amplia gama de medidas de preservaci\u00f3n de la informaci\u00f3n que se pueden aplicar. Por ejemplo, el sistema puede ir haciendo copias de los documentos a medida que estos son modificados, a esto se le llama un sistema de versiones.<\/p>\n\n\n\n
![\"gesti\u00f3n](\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2017\/06\/gestion-documental-preservacion.jpg\")
<\/figure>\n\n\n\n<\/p>\n\n\n\n
Dentro del apartado de la Preservaci\u00f3n de la Informaci\u00f3n, debemos incluir las copias de seguridad.<\/p>\n\n\n\n
Las copias de seguridad deben residir en un lugar diferente y deben permitir la recuperaci\u00f3n de archivos en cualquier otro lugar. La funci\u00f3n principal de estas copias es recuperar la informaci\u00f3n tras incidentes graves o tras haber realizado un borrado definitivo de archivos que estaban en el sistema.<\/p>\n\n\n\n
Las copias de seguridad son incluso un requerimiento legal para muchas actividades empresariales, que un sistema de Gesti\u00f3n Documental cumpla con las normativas nos lleva al siguiente paso en nuestra descripci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n
Quinto paso hacia la Gesti\u00f3n Documental.<\/h2>\n\n\n\n
Cumplimiento legal y privacidad.<\/span><\/h3>\n\n\n\n
En nuestros d\u00edas, la seguridad y la privacidad han pasado a ser el principal punto de preocupaci\u00f3n al considerar el tratamiento de los documentos por parte de las empresas.<\/p>\n\n\n\n
Ya no se puede hablar de Gesti\u00f3n Documental si no se dispone de mecanismos que garanticen su seguridad y el mantenimiento de la privacidad, sobre todo porque un mal tratamiento de la informaci\u00f3n puede conllevar consecuencias legales graves.<\/p>\n\n\n\n
Las legislaciones sobre privacidad y protecci\u00f3n de datos en los diversos pa\u00edses del mundo no hacen m\u00e1s que establecer unos criterios b\u00e1sicos que garanticen el adecuado manejo de la informaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n
Si como hemos descrito anteriormente, la empresa dispone de un repositorio centralizado este ser\u00e1 el lugar d\u00f3nde establecer los criterios de cumplimiento legal y normativo. Si la informaci\u00f3n se encontrase dispersa en diferentes ordenadores o dispositivos en la pr\u00e1ctica ser\u00eda imposible responsabilizarse de la seguridad y la privacidad de todos esos recipientes.<\/p>\n\n\n\n
Tener los archivos de la empresa en un disco duro central o un servidor no implica que sea el lugar m\u00e1s seguro ni privado para la informaci\u00f3n. Si se hace de esta forma, la empresa es responsable de llevar el debido mantenimiento de esos repositorios. La debilidad de las empresas que mantienen la informaci\u00f3n en casa sin el debido mantenimiento es tan evidente que la mayor\u00eda de los ciberataques est\u00e1 orientados a este tipo infraestructuras.<\/p>\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2017\/06\/gestion-documental-proteccion-de-datos.jpg\")
<\/figure>\n\n\n\n<\/p>\n\n\n\n
Si la empresa mantiene un almacenamiento de documentos o datos en sus propias dependencias ha de contratar servicios externos de seguridad y protecci\u00f3n de datos que realicen auditor\u00edas peri\u00f3dicas del estado de los sistemas y aplicar las medidas correctoras en cada momento.<\/p>\n\n\n\n
El cumplimiento legal, la privacidad y la seguridad forman parte intr\u00ednseca de cualquier sistema digno de llamarse de Gesti\u00f3n Documental.<\/p>\n\n\n\n
Sexto paso hacia la Gesti\u00f3n Documental.<\/h2>\n\n\n\n
Ubicuidad acceso desde dispositivos y trabajo remoto.<\/span><\/h3>\n\n\n\n
Mientras hace tan solo unos a\u00f1os, tanto los empleados como los clientes asum\u00edan que para acceder a un documento era necesario desplazarse al lugar d\u00f3nde estaba, hoy en d\u00eda no se entiende que la informaci\u00f3n no est\u00e9 accesible mediante nuestros dispositivos m\u00f3viles.<\/p>\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/dataprius.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2017\/06\/gestion-documental-nube.jpg\")
<\/figure>\n\n\n\n<\/p>\n\n\n\n
La ubicuidad forma parte de lo que consideramos Gesti\u00f3n Documental.<\/p>\n\n\n\n
La ubicuidad se consigue cuando los datos est\u00e1n disponibles en la Nube. Tarde o temprano todas las aplicaciones estar\u00e1n en Cloud por las ventajas y la seguridad que aporta a las empresas.<\/p>\n\n\n\n
Existen diversos sistemas de Gesti\u00f3n Documental en el mercado pero la mayor\u00eda han quedado obsoletos. Los sistemas tradicionales tienen caracter\u00edsticas agregadas que aportan funcionalidades extra pero carecen de acceso en la Nube, si lo tienen suelen ser un parche. Por tradici\u00f3n los sistemas de oficina cumplen hasta el paso n\u00famero cuatro. Existen aplicaciones de almacenamiento en la Nube como Dropbox o Drive pero no son de Gesti\u00f3n Documental, la necesidad de ubicuidad es tan grande que se est\u00e1n usando estos sistemas en lugar de los apropiados para empresas. Un sistema como Dataprius<\/a> cumple con todos los requisitos anteriores.<\/p>\n\n\n\n
Enlaces relacionados:<\/p>\n\n\n\n
- \n
- Gesti\u00f3n Documental en Cloud sin servidor local.\u00a0<\/a><\/li>\n\n\n\n
- Fuga de datos en la empresa por el uso de aplicaciones como Dropbox o Drive.<\/a><\/li>\n\n\n\n
- Del miedo a la Nube a la confianza en la Nube. \u00bfQu\u00e9 est\u00e1 pasando? Un giro en la percepci\u00f3n basado en el conocimiento y avances.\u00a0<\/a><\/li>\n\n\n\n
- Almacenamiento en la Nube. Hacia la empresa sin archivos locales.<\/a><\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
La necesidad de la Gesti\u00f3n Documental en la empresa surgi\u00f3 en el momento en que exist\u00eda una oficina con m\u00e1s de un ordenador. Cada ordenador colocado en una mesa de trabajo, d\u00f3nde cada empleado almacenaba los archivos relacionados con su actividad . El primer problema que aparece es el de la dispersi\u00f3n de los archivos. […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":9662,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[16],"tags":[1035,963],"class_list":["post-9659","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-gestion-documental","tag-nube-sin-sincronizacion","tag-software-local-escritorio"],"blocksy_meta":{"styles_descriptor":{"styles":{"desktop":"","tablet":"","mobile":""},"google_fonts":[],"version":6}},"yoast_head":"\n
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