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[Sector: consultoría estratégica, de gestión y de negocio]
Una consultora trabaja al mismo tiempo con varios clientes, cada proyecto genera propuestas, entregables, análisis y plantillas que deben quedar organizados y protegidos del resto de cuentas.
La gestión documental en la nube para consultoras consiste en centralizar ese archivo por cliente y proyecto, con permisos que impidan cruces accidentales de información, en lugar de repartirlo entre discos personales de cada consultor y carpetas sincronizadas que no siempre reflejan la misma versión para todo el equipo.
Cada cliente y cada proyecto tiene su propia estructura de carpetas, de modo que la documentación queda separada por cuenta y no se mezcla entre clientes, ni siquiera entre los que compiten en el mismo sector.
Se puede dar acceso a cada consultor solo a los proyectos en los que participa, algo especialmente útil cuando hay consultores externos o freelance que colaboran de forma puntual.
Los entregables y propuestas se trabajan directamente en la nube, sin depender de una sincronización local previa, evitando que varios consultores generen copias contradictorias del mismo documento.
Los consultores pueden acceder al proyecto desde el ordenador, el móvil o la tablet, tanto desde la oficina como desde las instalaciones del cliente o en viaje.
La consultora puede mantener una carpeta compartida con plantillas, metodologías y casos de éxito accesible para todo el equipo, separada de las carpetas confidenciales de cada cliente.
Los informes finales se pueden compartir directamente con el cliente a través de un acceso específico, sin depender de enviarlos como adjuntos por correo.
Muchos contratos de consultoría incluyen acuerdos de confidencialidad (NDA) que exigen garantías concretas sobre quién puede acceder a la documentación de cada cliente. Dataprius almacena la información en centros de datos europeos (Dublín, Ámsterdam, Fráncfort y Madrid), mantiene los archivos duplicados en dos zonas geográficas que cuentan con certificaciones ISO, SOC y cumplimiento RGPD, además de un contrato de encargado de tratamiento firmado con la consultora, un respaldo útil a la hora de demostrar ante un cliente que su información está protegida.
Sí. Se le puede dar acceso exclusivo a la carpeta del proyecto en el que colabora, y revocar ese acceso en cuanto finaliza su participación.
El informe o entregable se puede poner a disposición del cliente a través de un acceso controlado a la carpeta correspondiente, en lugar de enviarlo como adjunto por correo electrónico.
Sí. El acceso funciona desde ordenador, móvil o tablet, tanto desde la oficina de la consultora como desde cualquier otra ubicación.
La consultora puede mantener una carpeta común de plantillas y metodologías, separada de las carpetas confidenciales de cada cliente, accesible para todo el equipo interno.
En una consultora, la documentación no es solo un archivo de apoyo: es la propuesta que se envía, el entregable que se factura y, en muchos casos, información que un cliente considera estratégica y confidencial. Un sistema de gestión documental en la nube que organice esa información por cliente y proyecto, con permisos que eviten cruces entre cuentas y acceso desde cualquier ubicación, como Dataprius, ayuda a que la consultora trabaje con la agilidad que exige el sector sin comprometer la confianza de sus clientes.
