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Sector: corredurías, agencias y mediadores de seguros.
Una correduría de seguros gestiona, para cada cliente, una carpeta que crece con cada póliza, cada renovación y cada siniestro: contratos, condicionados, partes de accidente, informes de peritos, facturas y comunicaciones con las aseguradoras.
La gestión documental en la nube para corredurías de seguros consiste en centralizar todo ese archivo en un entorno seguro y ordenado, en lugar de repartirlo entre correos electrónicos, discos locales y carpetas sincronizadas que no siempre reflejan la misma versión para todo el equipo.
Herramientas como Dataprius permiten organizar la información con la misma lógica de expediente por cliente y póliza que ya se usa en la empresa.
Cada cliente tiene su carpeta, con subcarpetas por póliza y por siniestro, replicando el criterio de archivo que ya conoce el equipo de la correduría.
Los documentos se trabajan directamente en la nube, sin depender de una sincronización local previa, de modo que dos gestores pueden consultar o actualizar el mismo expediente sin generar duplicados.
Se puede dar a un cliente acceso exclusivo a la carpeta de su póliza o siniestro, o a un perito externo acceso puntual a la documentación que necesita, sin exponer el resto del archivo de la correduría.
Pólizas, recibos o partes de siniestro se pueden compartir directamente o en un correo para enviarlos a un cliente o a una aseguradora, sin depender de descargarlos antes al equipo local.
Los archivos se respaldan de forma automática en distintas zonas geográficas, con un sistema de copias independiente del almacenamiento principal, un punto crítico para no perder documentación de pólizas o siniestros en curso.
Las corredurías de seguros tratan con información de categoría especial en cuanto a protección de datos, lo que exige medidas de seguridad reforzadas según el RGPD: análisis de riesgo, registro de actividades de tratamiento y, en muchos casos, un delegado de protección de datos. Dataprius almacena la información en centros de datos europeos (Dublín, Ámsterdam, Fráncfort y Madrid), mantiene los archivos duplicados en dos zonas geográficas que cuentan con certificaciones ISO, SOC y cumplimiento RGPD, además de un contrato de encargado de tratamiento firmado con el cliente.
Mediante una estructura de carpetas por cliente, con subcarpetas por póliza y por siniestro, de modo que toda la documentación relacionada queda reunida y localizable con rapidez.
Sí. Los permisos se configuran por carpeta, de modo que un cliente recibe acceso exclusivo a la suya, sin visibilidad sobre el resto del archivo de la correduría.
Toda esa documentación se puede reunir en la carpeta del siniestro correspondiente y compartirse de forma controlada con la aseguradora o el perito, sin depender de múltiples envíos por correo.
Un sistema con RGPD , control de accesos por carpeta y un contrato de encargado de tratamiento firmado cubre los requisitos habituales para tratar datos de categoría especial, aunque cada correduría debe evaluar sus propias obligaciones específicas, incluida la posible designación de un delegado de protección de datos.
Para una correduría de seguros, gestionar bien la documentación no es solo cuestión de orden: afecta directamente a la rapidez con la que se tramita un siniestro y a la confianza que transmite al cliente. Un sistema de gestión documental en la nube pensado para expedientes complejos, con control de accesos granular y garantías de cumplimiento del RGPD, como Dataprius, permite a corredurías y agencias de seguros mantener pólizas y siniestros organizados y accesibles sin comprometer la seguridad de los datos.
