Se ha producido un error.
Se ha producido un error.
Sector: despachos profesionales, asesorías fiscales, laborales y contables.
Una gestoría media maneja cientos de expedientes de clientes, documentación fiscal, laboral, contable y mercantil,que hoy en día casi siempre nace y vive en formato digital.
La gestión documental en la nube para gestorías consiste en centralizar todo ese archivo en un entorno online seguro, en lugar de repartirlo entre discos locales, correos electrónicos y carpetas sincronizadas que no siempre se llevan bien entre sí. Herramientas como
Dataprius resuelven este problema ofreciendo un archivo único, ordenado y accesible tanto para el equipo interno como para los clientes autorizados.
Los despachos profesionales comparten un mismo conjunto de problemas cuando dependen de discos compartidos o de servicios de sincronización tipo Drive o Dropbox:
Dataprius funciona como una intranet de archivos en la nube. Un sistema pensado para que un despacho pueda crear la lógica de carpetas por cliente y categoría.
Cada cliente tiene su carpeta, con subcarpetas para lo fiscal, lo laboral y lo contable, replicando el criterio de archivo que ya conoce el equipo.
Los documentos se abren y editan directamente en la nube, sin depender de una copia local sincronizada. Esto elimina los conflictos de versiones y evita que un incidente en un ordenador se propague al resto del archivo.
Se puede dar a cada cliente acceso exclusivo a su propia carpeta, para que descargue sus documentos cuando lo necesite, sin depender de que alguien del despacho se los envíe.
Los archivos se respaldan de forma automática en distintas zonas geográficas, con un sistema de copias independiente del almacenamiento principal.
Los archivos se pueden enviar directamente a un email sin necesidad de descargarlos antes al equipo local.
Dataprius almacena los datos en centros europeos (Dublín, Ámsterdam, Fráncfort y Madrid) con certificaciones ISO, SOC y cumplimiento RGPD, un aspecto especialmente relevante para despachos que tratan datos fiscales y laborales de terceros. El sistema mantiene los archivos duplicados en dos zonas geográficas y realiza copias de seguridad automáticas independientes del almacenamiento principal.
No exactamente. Los discos compartidos sincronizan una copia de los archivos en cada dispositivo, lo que puede generar conflictos de versiones y propagar problemas como el ransomware. Un sistema como Dataprius permite trabajar directamente sobre el archivo alojado en la nube, sin depender de esa sincronización local.
Sí. Se puede configurar el acceso para que cada cliente vea únicamente la carpeta que le corresponde, sin visibilidad sobre el resto del archivo del despacho.
Al no depender de sincronización de disco, los archivos alojados en Dataprius no se ven afectados por el cifrado malicioso que pueda sufrir un equipo local, y además existen copias de seguridad independientes para restaurar el archivo si fuera necesario.
Sí. El proveedor ofrece un contrato de encargado de tratamiento y aplica controles de acceso por carpeta, dos elementos habituales para cumplir con el RGPD en la gestión de documentación de terceros.
Para una gestoría o asesoría, digitalizar el archivo no es solo pasar el papel a PDF: implica ordenar la documentación por cliente, protegerla frente a incidentes y facilitar que tanto el equipo como los clientes accedan a lo que necesitan sin fricción. Un sistema de gestión documental en la nube diseñado para este tipo de despachos, como Dataprius, cubre estos tres frentes a la vez.
