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Sector: navieras, consignatarias, agencias marítimas y freight forwarders.
Cada envío marítimo genera un paquete de documentación que tiene que llegar a las manos correctas en el momento correcto: el conocimiento de embarque, el packing list, la factura comercial, el certificado de origen, el despacho de aduanas.
Todo ello circula entre la naviera, el cargador, el consignatario en destino, el agente portuario, la aduana y, en ocasiones, un banco o una aseguradora.
La gestión documental en la nube para el transporte marítimo consiste en organizar ese flujo por expediente y por buque, con acceso controlado para cada parte externa, en lugar de repartirlo entre correos electrónicos y carpetas personales que no todos los implicados pueden consultar a tiempo.
Cada envío o cada buque tiene su propia carpeta, con subcarpetas para cada tipo de documento —conocimiento de embarque, packing list, factura, certificado de origen—, reproduciendo la estructura habitual de una operación marítima.
Un agente o consignatario en destino puede recibir acceso exclusivo al expediente del envío que gestiona, sin visibilidad sobre el resto de operaciones de la naviera, y perder ese acceso una vez completada la entrega.
La documentación se puede consultar desde el ordenador, el móvil o la tablet, tanto desde la oficina central como desde el puerto o desde el propio buque, sin depender de un horario concreto.
Cuando varias personas actualizan el mismo expediente —por ejemplo, un ajuste de última hora en el packing list antes de zarpar—, pueden hacerlo sobre el documento en la nube sin generar copias contradictorias.
Los certificados de clasificación, seguridad y tripulación se mantienen en una carpeta siempre accesible y actualizada, lista para mostrarse ante una inspección portuaria.
Los documentos se pueden compartir directamente con aduanas, aseguradoras o bancos a través de un acceso controlado, en lugar de enviarlos como adjuntos sueltos por correo
La documentación de un envío marítimo incluye con frecuencia datos comerciales sensibles de clientes y cargadores, sujetos al RGPD, además de tratarse de un sector considerado parte de las infraestructuras críticas en varios marcos regulatorios europeos. Dataprius almacena la información en centros de datos europeos (Dublíb, Ámsterdam, Fráncfort y Madrid), mantiene los archivos duplicados en dos zonas geográficas que cuentan con certificaciones ISO, SOC y cumplimiento RGPD y NIS2, además de un contrato de encargado de tratamiento firmado con la empresa.
Se le da acceso exclusivo a la carpeta del expediente correspondiente, de modo que solo ve la documentación de ese envío concreto, sin visibilidad sobre el resto de la actividad de la naviera.
Sí. El acceso funciona desde ordenador, móvil o tablet, sin depender de estar conectado desde la oficina central ni de un horario concreto.
Los permisos se configuran por carpeta, de modo que la documentación de cada cargador queda separada de la de otros clientes, incluso cuando comparten el mismo buque o la misma escala.
Sí. Mantener los certificados de clasificación, seguridad y tripulación en una carpeta centralizada y actualizada facilita mostrarlos con rapidez cuando una autoridad portuaria los solicita.
Al trabajar directamente sobre el documento en la nube, sin depender de sincronización local, varias personas pueden actualizarlo sin generar versiones contradictorias antes de que el buque zarpe.
En el transporte marítimo, buena parte de la operación depende de que el documento correcto llegue a la persona correcta antes de que el buque llegue a puerto. Un sistema de gestión documental en la nube que organice esa información por expediente y por buque, con acceso controlado para cada agente externo y disponible desde cualquier lugar y zona horaria, como Dataprius, reduce el margen de error en uno de los puntos donde más se nota un retraso: la liberación de la mercancía en destino.
