Correo seguro integrado en la nube

Envío de correo seguro integrado.

No solo se trata de enviar archivos y carpetas por email.

Con Dataprius se evita tener que contratar otro sistema independiente de envío seguro de correos porque ya viene integrado en el sistema, tanto en la aplicación de escritorio como en las aplicaciones móviles.

El envío de emails permite:

El correo siempre es una forma de compartir archivos con clientes y usuarios. Cuando se envía una carpeta desde Dataprius el receptor tendrá acceso a esa carpeta bajo claves.

La necesidad del correo seguro en la empresa

El envío de correo seguro no es algo tan abstracto ni incomprensible.

El hecho es que cuando se envían archivos adjuntos no se sabe dónde se almacenan. Mientras que el receptor no abra su programa de correo y lo lea, los adjuntos y el propio correo están guardados en un lugar desconocido.

Los correos nunca viajan directamente al destinatario. Los archivos se almacenan en un sistema intermedio, el correo seguro evita esto y por eso es tan necesario en la empresa.

A diario las empresas y los profesionales mediante el correo están colocando archivos privados de la propia empresa y de sus clientes en lugares desconocidos. Enviar un email con adjuntos a una dirección de correo es un acto cotidiano, un hecho sobre el que no se reflexiona, simplemente se confía a ciegas en la privacidad y seguridad del receptor.

El envío de correos nunca llega directamente al destino.

El correo convencional se basa en buzones

El correo electrónico es un sistema basado en buzones igual que el correo físico.
Cuando se envía un email, nunca llega directamente a la dirección del receptor, esto no ocurre jamás. El email realmente llega a un Buzón.

Los emails van al buzón de correo del proveedor

Estos buzones son en realidad carpetas que hay en los Servidores de correos de las empresas que prestan servicio de email.

Se puede entender que la seguridad y la privacidad de los archivos depende de dónde y cómo esté ese ordenador que tiene el Buzón de recepción de los emails.

Si el receptor tiene su servicio de correo de forma gratuita en “nosedonde.com”,  entonces cuando se envía un email a “emilio@nosedonde.com” los archivos adjuntos y el propio correo se almacenan en los servidores de “nosedonde.com”.
En ese lugar se están almacenando archivos que contienen datos personales, números de cuenta, direcciones, presupuestos, facturas, informes, etc.

¿Como evita el correo seguro este problema?

Sencillo de responder. Los archivos adjuntos no viajan a ninguna parte. Los sistemas de correo seguro emplean una técnica muy sencilla.

No se envían los adjuntos, en su lugar se envían enlaces para la descarga de esos archivos. El receptor ha de “ir a buscar” los archivos haciendo click en ese enlace. Como resultado tenemos que los archivos pueden ser descargados desde un lugar seguro y mediante conexión cifrada.

Los archivos no se almacenan en el buzón del destinatario, por tanto usando enlaces se evita el almacenamiento de los archivos en lugares poco fiables o directamente ilegales.

Esta forma de enviar los archivos se ha convertido en un estándar, cualquiera que adquiera ya un producto en Internet recibirá los documentos de esta forma. El comercio electrónico y las instituciones han adoptado este método con el fin de preservar la privacidad de sus clientes y protegerse de vulneraciones a la leyes de protección de datos.

El envío de los emails desde Dataprius

Para enviar archivos e incluso carpetas basta con seleccionar los elementos y hacer click con el botón derecho del ratón.

También se dispone de un registro de los emails enviados. Los emails se envían  con la imagen corporativa de la empresa. Existen plantillas que podemos guardar y utilizar para los correos habituales.

Envío de emails a través de Dataprius

Resumiendo las ventajas de los correos en el sistema

Centralización y seguimiento de los email enviados.

Centralizando los emails enviados se consigue que todos los
usuarios de la Intranet dispongan de un registro con los correos enviados a los clientes y colaboradores.

Envío legal seguro a direcciones dudosas.

Incluso si se envían correos a direcciones email que violan las leyes de privacidad como son las de de Gmail.
Los correos de Dataprius protegerán el acceso y la privacidad de los documentos enviados.

Coordinación y trabajo en equipo.

El trabajo en equipo y la coordinación dependen de la información disponible.

Si cada empleado envía los correos por su cuenta no se conocen los envíos realizados, los envíos centralizados y registrados solucionan esto.

Los adjuntos no viajan a lugares inapropiados.

Enviar documentos por email en Dataprius siempre supone que el destinatario deberá leer los archivos a través de una conexión segura.

Cuando se envían ficheros por correo estos nunca serán depositados en ningún servidor relacionado con el destino.

Confirmación de lectura real y fiable.

La confirmación de lectura no es opcional.

Siempre se sabe cuando el destinatario ha entrado a ver los archivos y las operaciones realizadas con los documentos.

Envíos a multiples usuarios y grupos.

Para las comunicaciones periódicas a los usuarios.

Se puede enviar un email a una serie de usuarios seleccionados y también a grupos.