Gestión Documental en Cloud sin servidor local

No se necesita un servidor para disponer de un completo sistema de Gestión Documental.

Además, ocurre que todas las aplicaciones tradicionales que usan servidores locales, son complejas o no están basadas en la Nube.

Muchas empresas buscan una solución de Gestión Documental, pero se encuentran con sistemas  costosos, complejos o que han quedado anacrónicos porque no están en Cloud.

La simplicidad y la facilidad de uso son factores que aumentan la eficiencia. El Cloud ha liberado a las empresas de la necesidad de instalación o uso de servidores locales.

Los servidores aumentan los costes, reducen las opciones de cambio a otro sistema. Son soluciones rígidas de otros tiempos.

Con aquellos sistemas que requieren la instalación de servidores y estructuras de red, surge la lógica cuestión de preguntarse si ¿todo eso no podría ser proporcionado por un sistema en la Nube? La respuesta es un rotundo sí y además con muchas ventajas.

No sólo por el ahorro en costes de no tener que adquirir un servidor, cambiar la red, gestionar seguridad, un mantenimiento, etc.

También hay que pensar en la esclavitud que aporta un sistema que una vez “metido en casa” será difícil deshacerse de él. Una vez comprado “el cacharro” obligará a seguir manteniendo una relación con el proveedor y a la obligación de sacarle partido a la inversión realizada.

Los costes de tener un servidor en casa (on-premise) son muy elevados cuando las máquinas requieren además, aire acondicionado, suministro ininterrumpido de electricidad, medidas anti incendios,..., la Nube libera de todo esto.

Un sistema de gestión documental en Cloud como Dataprius
supera en prestaciones a cualquier sistema de servidor local.

Almacenar en la Nube tiene muchas ventajas, tantas que muchas empresas consideran que es en sí una solución completa a sus necesidades de acceso a los archivos.

Las empresas buscan la forma de tener sus archivos disponibles desde cualquier lugar, pagando justo por los
recursos consumidos, eso es el almacenamiento en la Nube.

Pero existen otras necesidades básicas que el simple almacenamiento no puede proporcionar.

Se trata de un control del acceso a los documentos,
unos historiales de acciones, copias de seguridad, disponibilidad de versiones, esas características son lo que llamamos Gestión Documental.

La Gestión Documental en la empresa. Sin servidor pero con las mismas prestaciones.

En la actualidad, se denomina software de Gestión Documental  a todos aquellos sistemas informáticos que permiten el control, el acceso y el seguimiento de los documentos generados por una empresa. Mientras que la mayoría de los sistemas nacieron para facilitar el tratamiento de los archivos en formato digital en su transición desde el papel, ahora existe una nueva generación de sistemas como Dataprius que incorporan las ventajas del Cloud Computing.

CENTRALIZA LA INFORMACIÓN

El pilar fundamental de la gestión documental en la empresa es la centralización de los archivos en un solo lugar.

En una empresa solo debe existir una versión real y
actualizada de un documento, de la misma forma en que antaño se hacía con los archivadores. 
           
Cuando los archivos están centralizados todos los empleados saben dónde tienen que buscarlos. Todos conocen la estructura de carpetas y la localización de los archivos.          

Disponer de un lugar centralizado proporciona la ventaja
de poder hacer copias de seguridad y si es en la Nube entonces podremos tener los archivos en un lugar protegido y dónde se puede acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Las búsquedas de los documentos se realizan sobre este
repositorio centralizado, no en los ordenadores individuales de cada usuario.

EVITA PÉRDIDAS DE DOCUMENTOS

Un sistema de Gestión Documental dispone de mecanismos que evitan las pérdidas de archivos.

Un sistema debe evitar los conflictos de archivos, si no
lo evita es que no se trata de Gestión Documental.

Todos los sistemas de gestión documental han sido siempre para múltiples usuarios que actúan sobre los documentos.

Se realizan copias automáticas o backups de los archivos
tal y como hace Dataprius con las llamadas Autocopias. De una forma u otra se tiene un control de las versiones de los archivos.

El borrado accidental o intencionado de los documentos
debe ser reversible. Para ello, por ejemplo, en Dataprius solo el Adminisrador del sistema puede realizar borrados definitivos.

CONTROL DE ACCESO

Cualquier sistema de gestión documental permite el control del acceso de cada usuario o empleado a los archivos almacenados.
           
Se dispone de la capacidad de otorgar permisos de
acceso. No todo el mundo debe poder acceder a todo. Esto no debe ocurrir en una empresa tal y como pretenden los discos virtuales.
           
En la empresa cada empleado o colaborador solo debe
acceder a los archivos y documentos de su área de trabajo. Esto simplifica las tareas, permite un mayor control y fija responsabilidades del uso de los documentos.  
           
El control sobre el acceso proporciona el primer nivel
de seguridad. Garantiza responsabilidades en cuanto a la privacidad y mantiene un orden organizativo que a la larga se traduce en eficiencia.

TRABAJO EN EQUIPO

Sin un sistema de Gestión Documental en la empresa cada empleado hace "la guerra por su cuenta".

En la economía actual es imprescindible el trabajo en equipo, la era digital lo permite.

Para que el trabajo pueda desarrollarse, se necesita un
repositorio central accesible dónde se deposita la información y permanece actualizada.

Un sistema de Gestión Documental permite el desarrollo
de proyectos dónde los archivos están accesibles en cualquier momento y desde cualquier lugar.

La Nube y la Gestión Documental por tanto,  facilitan el trabajo de equipos que están dispersos geográficamente.

La conciliación laboral o la flexibilidad de horarios son imposibles sin la Nube.