Gestión documental para empresas en la Nube

Un sistema de gestión documental como Dataprius proporciona a las empresas una herramienta que supera en prestaciones a cualquier sistema local.

Almacenar en la Nube tiene muchas ventajas, tantas que muchas empresas consideran que es en si una solución completa a sus necesidades de acceso a los archivos. Las empresas buscan la forma de tener sus archivos disponibles desde cualquier lugar pagando justo por los recursos consumidos, eso es el almacenamiento en la Nube.

Pero existen otras necesidades básicas que el simple almacenamiento no puede proporcionar. Se trata de un control del acceso a los documentos, unos historiales de acciones, copias de seguridad, disponibilidad de versiones, esas características son lo que llamamos Gestión Documental.

La gestión documental en la empresa

En la actualidad, se denomina software de Gestión Documental  a todos aquellos sistemas informáticos que permiten el control, el acceso y el seguimiento de los documentos generados por una empresa. Mientras que la mayoría de los sistemas nacieron para facilitar el tratamiento de los archivos en formato digital en su transición desde el papel, ahora existe una nueva generación de sistemas como Dataprius que incorporan las ventajas del Cloud Computing.

centralizar informacion

CENTRALIZA LA INFORMACIÓN

El pilar fundamental de la gestión documental en la empresa es la centralización de los archivos en un solo lugar.

En una empresa solo debe existir una versión real y actualizada de un documento, de la misma forma en que antaño se hacía con los archivadores.

Cuando los archivos están centralizados todos los empleados saben dónde tienen que buscarlos. Todos conocen la estructura de carpetas y la localización de la información.

Disponer de un lugar centralizado proporciona la ventaja de poder hacer copias de seguridad y si es en la Nube entonces podremos tener los archivos en un lugar protegido y dónde se puede acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Las búsquedas de los documentos se realizan sobre este repositorio centralizado, no en los ordenadores individuales de cada usuario.

evitar perdidas documentos

EVITA PÉRDIDAS DE DOCUMENTOS

Un sistema de Gestión Documental dispone de mecanismos que evitan las pérdidas de archivos.

Un sistema debe evitar los conflictos de archivos, si no lo evita es que no se trata de Gestión Documental. Todos los sistemas de gestión documental han sido siempre para mútiples usuarios que actúan sobre los documentos.

Se realizan copias automáticas o backups de los archivos tal y como hace Dataprius con las llamadas Autocopias. De una forma u otra se tiene un control de las versiones de los archivos.

El borrado accidental o intencionado de los documentos debe ser reversible. Para ello, por ejemplo, en Dataprius solo el Adminisrador del sistema puede realizar borrados definitivos.

control de acceso

CONTROL DE ACCESO

Cualquier sistema de gestión documental permite el control del acceso de cada usuario o empleado a los archivos almacenados.

Se dispone de la capacidad de otorgar permisos de acceso. No todo el mundo debe acceder a todo en una empresa tal y como pretenden los discos virtuales.

En la empresa cada empleado o colaborador solo debe acceder a los archivos y documentos de su área de trabajo. Esto simplifica las tareas, permite un mayor control y fija responsabilidades del uso de los documentos.

El control sobre el acceso proporciona el primer nivel de seguridad. Garantiza responsabilidades en cuanto a la privacidad y mantiene un orden organizativo que a la larga se traduce en eficiencia.

trabajo en equipo

TRABAJO EN EQUIPO

Sin un sistema de Gestión Documental en la empresa cada empleado hace la guerra por su cuenta. En la economía actual es imprescindible el trabajo en equipo.

Para que el trabajo pueda desarrollarse, se necesita un repositorio central y accesible dónde se deposita la información y permanece actualizada.

Un sistema de Gestión Documental permite el desarrollo de proyectos dónde los archivos están accesibles en cualquier momento y desde cualquier lugar.

La Nube y la Gestión Documental por tanto,  facilitan el trabajo de equipos que están dispersos geográficamente.