La Agencia Española de Protección de Datos celebró el pasado 24 de abril el 10º aniversario del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en una jornada que, con el nombre de 2016-2026: Una década de retos y desafíos, analizó la evolución, desafíos y perspectivas futuras del marco europeo de protección de datos.
Desde su puesta en marcha y aplicación, que en España fue en 2018, las autoridades europeas han impuesto más de 7.144 millones de euros en sanciones por incumplimiento del RGPD, siendo España el país que encabeza el ranking europeo con 3.034 sanciones.
Esta cifra deja claro que los errores de RGPD en las empresas españolas son más habituales de lo que se piensa. De hecho, en 2025, nuestro país sumó 291 expedientes abiertos por la AEPD de las 526 sanciones registradas en toda Europa.
Entre los motivos más recurrentes se encuentra la falta de supervisión a proveedores externos que gestionan información sensible o el alojamiento de datos de personas en servidores de terceros países.
También es otro error habitual pensar que, después de firmar en su momento determinada documentación o hacer una adaptación básica, el asunto está cerrado. Incorporan nuevas herramientas cloud, trabajan con más proveedores, automatizan procesos y abren nuevos canales de comunicación con clientes y empleados que modifican sus obligaciones en el ámbito del RGDP.
Cuando nadie lo revisa, surge el problema: la empresa cree que cumple, pero realmente no lo está haciendo, pudiendo ser multada. Pero antes de hablar de sanciones, hay que tener claro qué considera una infracción el RGPD.
Qué considera infracción el RGPD
El RGPD considera infracción cualquier incumplimiento de los principios, derechos de los usuarios y obligaciones de seguridad en el tratamiento de datos personales. No hace falta que haya un ataque o una filtración: la omisión y la negligencia tienen el mismo peso que la acción deliberada.
Por ello, la normativa tipifica como infracción toda conducta que ponga en riesgo el control que las personas tienen sobre su información, implantando unas sanciones económicas proporcionales a ese riesgo.
Los errores de RGPD más habituales en las empresas
Conocer el error antes de cometerlo es la mejor forma de evitar una sanción. Por ello, hemos recopilado diez fallos documentados en la Guía de cumplimiento del RGPD del Instituto Nacional de Ciberseguridad (INCIBE), organismo de referencia en España para la ciberseguridad empresarial, que la mayoría de las empresas cree estar cumpliendo.
Error 1. Usar sincronizadores sin auditar para guardar datos de clientes
Dropbox, Google Drive o OneDrive son herramientas de sincronización pensadas para la productividad personal. Cuando una empresa las usa para guardar contratos, fichas de clientes o nóminas, sus empleados pueden crear copias con datos personales en sus equipos sin dejar registros de dónde acaban. No ofrecen control de auditoría, trazabilidad ni permisos granulares. El RGPD exige saber quién accedió a qué y cuándo. Estos sincronizadores, en sus versiones estándar, no lo permiten.
Error 2. No tener contrato de encargado de tratamiento con el proveedor cloud
Cualquier proveedor que trate datos en nombre de tu empresa, incluido tu proveedor de almacenamiento en la nube, debe firmar un contrato de encargado de tratamiento. El RGPD obliga a formalizar esta relación por escrito. Sin ese contrato, la empresa responde en solitario ante la AEPD si se produce una brecha de seguridad. La mayoría de los sincronizadores populares no lo ofrecen por defecto.
Error 3. Almacenar datos en servidores fuera de la UE sin garantías
Transferir datos personales a servidores ubicados fuera de la Unión Europea solo es legal si existen garantías adecuadas: cláusulas contractuales tipo, decisiones de adecuación o normas corporativas vinculantes. Google, Microsoft y Dropbox operan principalmente desde servidores estadounidenses, lo que exige verificar las condiciones de cada plan contratado. Sin ellas, la transferencia es ilícita. La guía del INCIBE clasifica este incumplimiento como infracción muy grave, con un plazo de prescripción de tres años y sanciones de hasta 20 millones de euros.
Error 4. No saber dónde están físicamente los datos
Parece básico, pero pocos responsables pueden responder con seguridad a esta pregunta. Las empresas deben «conocer y asegurar en todo momento las ubicaciones de los datos, incluyendo los servicios de almacenamiento, correo y aplicaciones en la nube», detalla el informe del INCIBE.
Error 5. No cifrar los datos antes de subirlos a la nube
Subir documentos con datos personales a la nube sin cifrado previo expone esa información en caso de acceso no autorizado. El RGPD exige implementar medidas técnicas proporcionales al riesgo como el cifrado o la anonimización.
Error 6. No verificar que el proveedor cloud cumple los mismos requisitos que en local
En este punto, el INCIBE no deja margen a la interpretación al afirmar que «si utilizas servicios en la nube como Office 365, Dropbox o algún CRM/ERP online, tienes que confirmar que en ellos puedes aplicar los mismos requisitos de seguridad para los datos de tus tratamientos que los que tendrías en local».
El RGPD no distingue entre medios propios y externos: la responsabilidad del tratamiento sigue siendo de la empresa, independientemente de quién gestione la infraestructura.
Error 7. No utilizar el principio de mínimos privilegios en el acceso
Cada usuario debe acceder únicamente a los datos que necesita para realizar su trabajo. Cuando todos los empleados tienen acceso a toda la información, cualquier incidente, error o salida de un trabajador puede comprometer datos que ese usuario no debería haber visto nunca. Es uno de los fallos más frecuentes y más fáciles de corregir. Además, el INCIBE añade que los servicios críticos deben contar con doble factor de autenticación.
Error 8. No tener Registro de Actividades de Tratamiento (RAT)
El Registro de Actividades de Tratamiento (RAT) es el documento que recoge qué datos trata la empresa, con qué finalidad, durante cuánto tiempo y con qué medidas de seguridad. Su ausencia es una infracción directa del RGPD*. La AEPD puede solicitarlo en una inspección y su inexistencia agrava la valoración del expediente.
*La obligación de llevar este registro no se implementa en las empresas u organizaciones que empleen a menos de 250 personas. Sin embargo, esta exención queda anulada si el tratamiento puede entrañar un riesgo para los derechos y libertades de los interesados, cuando el tratamiento no sea ocasional o incluya categorías especiales de datos personales como salud religión o información relativa a condenas penales
Error 9. No notificar brechas de seguridad en 72 horas
El RGPD establece un plazo de 72 horas desde que la empresa tiene conocimiento de una brecha de seguridad para notificar a la AEPD. No hacerlo, o hacerlo fuera de plazo, constituye una infracción. Esta notificación debe incluir la naturaleza del incidente, las categorías de datos afectados, las consecuencias probables y las medidas adoptadas.
Error 10. Portátiles de empleados con datos sin cifrar
Un portátil robado o extraviado con datos de clientes sin cifrar es una brecha de seguridad que debe ser notificada a la AEPD. El INCIBE recomienda el cifrado de dispositivos portátiles, especialmente en entornos de teletrabajo donde los archivos corporativos se sincronizan automáticamente en los dispositivos de los empleados.
Otros fallos habituales de RGDP en empresas según el INCIBE
- No tener un plan de contingencia y continuidad para los datos.
- No hacer una Evaluación de Impacto en la Protección de Datos (EIPD) cuando el tratamiento es de alto riesgo
- No formar a los empleados en el ámbito de la Protección de Datos
- No implementar la privacidad desde el diseño y por defecto (Privacy by Design).
- Transferencia internacional de datos sin tener las garantías adecuadas
- No realizar auditorías técnicas regulares de los sistemas que tratan datos personales
Sanciones por incumplimiento de RGPD: casos y cuantías
El Reglamento General de Protección de Datos y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD), que complementa la normativa europea, establecen un régimen sancionador diseñado para que las multas sean efectivas, proporcionadas y disuasorias en las empresas.
Estas sanciones varían en función de la gravedad de la infracción y se dividen en diferentes categorías con sus respectivas cuantías.
| Nivel | Cuantía habitual | Límite máximo legal* | Ejemplos de Infracción | Prescripción |
|---|---|---|---|---|
| Leve | Hasta 40.000 € | — |
|
1 año |
| Grave | Entre 40.001 € y 300.000 € | 10.000.000 € o 2% de la facturación global anual |
|
2 años |
| Muy grave | Desde 300.000 € | 20.000.000 € o 4% de la facturación global anual |
|
3 años |
*En todos los casos, la AEPD fija el importe que resulte más elevado entre la cuantía fija y el porcentaje sobre facturación
Dataprius y el cumplimiento RGPD: lo que incluye por defecto
Ser infractor del RGPD no requiere que haya mala intención. Basta con no saber dónde están tus datos, no controlar quién accede a qué o no tener firmado el contrato con tu proveedor cloud. Una nube corporativa mal elegida convierte esos errores en el pan de cada día.
Por ello, la forma de eliminar todos estos riesgos es usar un almacenamiento en la nube diseñado desde el principio para cumplir el RGPD. Esto es lo que ofrecemos en Dataprius: una arquitectura donde la seguridad es prioritaria, no un parche.
Servidores en España, control de acceso granular por usuario y carpeta, cifrado en tránsito y en reposo, registro de auditoría, y contrato de encargado de tratamiento firmado con cada cliente desde el primer día. Sin configuraciones adicionales. Sin letra pequeña.
El cumplimiento del RGPD no tiene por qué ser una carga. Con las herramientas adecuadas, es simplemente la forma en que trabajas.
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Bibliografía y fuentes de información:
- Redacción. (2026, 11 marzo). Más de 7.144 millones en multas RGPD: así se castiga el mal uso de tus datos en Europa. APD. https://www.apd.cat/es/proteccion-datos/mas-de-7-144-millones-en-multas-rgpd-asi-se-castiga-el-mal-uso-de-tus-datos-en-europa_4430_102.html
- ¿Cumples con el RGPD? Aprende a hacerlo con esta guía. (s. f.). Empresas | INCIBE. https://www.incibe.es/empresas/blog/cumples-con-el-rgpd-aprende-hacerlo-con-esta-guia
Preguntas frecuentes sobre errores de RGPD en empresas
¿Puedo incumplir el RGPD solo por usar Dropbox, Drive o OneDrive para datos de clientes?
Sí. Dropbox, Google Drive o OneDrive son herramientas de sincronización pensadas para la productividad personal, no ofrecen trazabilidad ni control de accesos profesional. Usarlas para datos personales puede constituir una infracción grave si no se auditan ni cumplen requisitos RGPD.
¿Puedo ser sancionado por no saber dónde están físicamente mis datos?
Totalmente. El RGPD exige que las empresas conozcan y documenten la ubicación física de sus servidores. Ignorar si tu proveedor cloud aloja la información en Europa, Estados Unidos u otra zona geográfica se considera negligencia grave y es motivo de sanción por parte de la AEPD.
¿Qué pasa si mi proveedor cloud almacena datos fuera de la UE sin garantías?
Es una infracción muy grave. Transferir datos fuera del Espacio Económico Europeo sin las cláusulas tipo o decisiones de adecuación necesarias es ilícito. Las multas por este incumplimiento pueden ser de hasta 20 millones de euros. Dataprius garantiza servidores exclusivos en Europa.
¿Es obligatorio notificar una brecha en 72 horas aunque sea pequeña?
Sí. El RGPD marca un plazo máximo de 72 horas desde que la empresa descubre una filtración o ataque informático para notificarlo a las autoridades. Ocultar o retrasar este aviso agrava la sanción final.
¿Necesito medidas extra si usamos Inteligencia Artificial para analizar datos de clientes?
Sí. Si utilizas herramientas de Inteligencia Artificial para perfilar o analizar datos personales, el riesgo normativo se dispara. Por lo general, necesitarás realizar una Evaluación de Impacto (EIPD) y mantener un Registro de Actividades de Tratamiento (RAT) exhaustivo.
¿Pueden multarme si no ha habido ninguna filtración de datos?
Sí. La AEPD no solo sanciona los hackeos. El mero hecho de no contar con medidas preventivas, carecer del Registro de Actividades de Tratamiento o no tener firmado el Contrato de Encargado con tu proveedor cloud ya es sancionable por negligencia administrativa.