En el mundo empresarial, el almacenamiento en la nube se ha convertido en una herramienta esencial. Sin embargo, muchas compañías con decenas o cientos de usuarios siguen utilizando soluciones pensadas para el consumidor individual, como Google Drive o Dropbox. Esto es así aunque se definan como business. ¿El resultado? caos organizativo, pérdida de tiempo y riesgos innecesarios.
Los problemas de los almacenamientos basados en disco virtual y sincronización.
Las plataformas de almacenamiento en la Nube más conocidas utilizan la sincronización como método principal para compartir archivos. También se las denomina discos virtuales.
¿En qué consiste y cómo funciona la sincronización?
La sincronización en el contexto del almacenamiento en la nube consiste en mantener actualizados y coherentes los archivos entre varios dispositivos o usuarios. Es decir, cuando se modifica un archivo en un lugar, esos cambios se replican automáticamente en todos los demás lugares donde ese archivo está sincronizado.
- Un archivo se guarda en una carpeta sincronizada (por ejemplo, en Dropbox o Google Drive).
- El sistema detecta cambios en ese archivo.
- Esos cambios se actualizan en la nube.
- Luego, se descargan automáticamente en todos los dispositivos conectados.
Problemas comunes de la sincronización y discos virtuales
Problemas comunes de la sincronización y discos virtuales
1. Conflictos de versiones
- Cuando varios usuarios editan el mismo archivo simultáneamente, se generan duplicados o se sobrescriben cambios sin aviso.
2. Duplicación innecesaria
- Cada usuario descarga una copia local de los archivos, lo que multiplica el espacio ocupado y dificulta la gestión.
3. Sobrecarga de red
- La sincronización constante consume ancho de banda, especialmente en empresas con muchos usuarios conectados.
4. Falta de control centralizado
- No hay una única fuente de verdad: los archivos se dispersan entre dispositivos, dificultando el seguimiento y la trazabilidad.
5. Riesgo de propagación de malware
- Si un archivo infectado se sincroniza, el virus puede replicarse automáticamente en todos los dispositivos conectados.
6. Errores de sincronización
- Fallos en la conexión, conflictos de permisos o cambios simultáneos pueden detener la sincronización y generar pérdida de datos.
7. Dependencia del estado local
- Los cambios realizados sin conexión pueden no sincronizarse correctamente, generando inconsistencias.
8. Ausencia de bloqueo de archivos
- No se impide que varios usuarios trabajen sobre el mismo archivo al mismo tiempo, lo que genera caos en entornos colaborativos.
Un almacenamiento en Nube realmente empresarial no se basa en la sincronización.
Las soluciones profesionales como Dataprius eliminan la sincronización innecesaria. En su lugar, ofrecen:
- Acceso directo a la información en la nube.
- Bloqueo de archivos en uso para evitar sobrescrituras.
- Versiones únicas y actualizadas para todos los usuarios.
- Seguridad reforzada y control centralizado.
- Dispone de editores office integrados para la edición online y concurrente para varios usuarios.
- La sincronización es opcional y se puede realizar solo para las carpetas que sean necesarias.
Un sistema diseñado para muchos usuarios es diferente
En informática, como en cualquier otro ámbito el número de usuarios importa.
Cualquier sistema se diseña con unas capacidades y una limitaciones. Una aerolínea no guarda los datos de los pasajeros en una hoja de Excel.
Las dinámicas de funcionamiento y las infraestructuras de los sistemas son muy diferentes si permite el uso simultáneo por parte de pocos o muchos usuarios.
Los sistemas corporativos aplican criterios organizativos
- Permisos y estructuras de carpetas.
Los permisos y la configuración de una estructura de carpetas adecuada proporcionan un orden de trabajo en la empresa. Para ello la plataforma ha de disponer de unos buenos paneles de gestión de los usuarios y carpetas. Las herramientas populares carecen de estos paneles y hacen difícil gestionar la organización documental de la empresa. En Dataprius los paneles de gestión son muy sencillos, los usuarios los entienden y los usan a diario sin problemas. - Diferenciación de los tipos de usuarios.
Un sistema empresarial se cuida mucho de separar el acceso a los documentos por parte de los empleados y el se los usuarios externos o clientes.
La empresa sabe bien lo que comparte y con quién, esto es un factor organizativo.
Los almacenamientos en nube convencionales tratan a los usuarios por igual, sin establecer una jerarquía adecuada. Esto va en contra de los debidos criterios de seguridad que un sistema corporativo debe proporcionar. Además, en los sistemas convencionales se cobra por usuario sea empleado o cliente. En Dataprius se diferencian los usuarios y compartir con los clientes es inmensamente más económico porque los clientes no suponen la adquisición de otra cuenta de usuario. - Trazabilidad de las acciones realizadas.
Básicamente, la trazabilidad consiste en mantener un registro de las acciones realizadas sobre los archivos y carpetas almacenadas en el sistema. Ha de tenerse un historial accesible de las acciones que se han realizado, en qué momento y quién lo hizo. Para que esto sea práctico el sistema debe proporcionar paneles dónde poder comprobar la actividad sobre carpetas y archivos como hace Dataprius. - Centralización y existencia de una versión válida.
Cualquier sistema corporativo intenta mantener solo un versión de la información válida y actualizada para todos los empleados. Para mantener una versión real y actualizada de cada fichero, de cada carpeta, no conviene permitir que cada empleado tenga una copia de la estructura de carpetas en su ordenador.
Un sistema de almacenamiento en la Nube empresarial cumple otros requisitos.
- Dinámica de conexión, trabajo y cierre.
La filosofía de un sistema para multitud de usuarios, es la de una aplicación con la que conectas, trabajas y cierras. La información es la que tienes en pantalla y no depende de inciertas sincronizaciones posteriores desde ordenadores particulares. - Flexibilidad en recursos y escalabilidad.
Si hablamos de un sistema en Cloud, es deseable que funcione realmente como un sistema en Cloud. Poder aumentar o reducir los recursos necesarios como la capacidad de almacenamiento o el número de usuarios. para ello el sistema no debería facturarse por tramos ni por cantidades fijas como hacen los sistemas en cloud convencionales. - Cumplimiento legal y normativo de seguridad y protección de datos.
Los sistemas de almacenamiento en la Nube convencionales afirman cumplir RGPD. Pero este cumplimiento es engañoso.
No firman los contratos RGPD previstos por la ley, no adoptan muchas de sus premisas como la publicación de los lugares de almacenamiento de los datos o disponer de un registro de seguridad. Lo más preocupante es que omiten una realidad crítica: al utilizar discos virtuales, los archivos de la empresa pueden replicarse en numerosos dispositivos fuera de control, tanto conectados como desconectados del sistema, lo que hace inviable cualquier garantía real de cumplimiento del RGPD.
Elige una nube pensada para empresas.
Si tu empresa trabaja con múltiples usuarios y necesitas garantizar seguridad, orden y eficiencia, Dataprius es una opción que merece tu atención. A diferencia de las soluciones de consumo, ofrece:
- Control total sobre los archivos, sin sincronizaciones caóticas.
- Acceso directo a la nube, sin copias locales ni duplicaciones.
- Protección avanzada contra virus y ransomware, gracias a su arquitectura cerrada y sin necesidad de sincronización.
- Colaboración real, con bloqueo de archivos en uso, editores para edición concurrente, trazabilidad completa.
- Privacidad garantizada, sin escaneos de contenido ni cesión de datos a terceros.
- Cumplimiento legal, alineado con normativas como el RGPD, ideal para sectores sensibles como salud, legal o financiero.
No se trata solo de almacenar archivos, sino de hacerlo bien. Dataprius está diseñado para entornos corporativos donde la información es importante.
Si tu empresa ha crecido, tu nube también debe hacerlo. Y debe protegerte.