Artículo original publicado el 1/02/2014 / Actualizado en abril de 2026
Dropbox, creada en 2007 y lanzada en septiembre de 2008, llegó al mercado con una sencilla, pero poderosa, promesa: tus archivos van a estar siempre disponibles desde cualquier dispositivo. Fue una solución brillante para un problema real. Tan genial era que, en pocos años, Google Drive, OneDrive y otros siguieron el mismo camino. Así, el modelo basado en la sincronización de archivos se convirtió en sinónimo de trabajar en la nube.
Y ahí es también donde empezaron los malentendidos en el ámbito corporativo. ¿Por qué? Porque sincronizar no es trabajar en la nube. Cuando un empleado abre su sincronizador, los archivos de la empresa se copian en su dispositivo local. Y si lo tiene instalado en el ordenador de casa, también allí. Si tienes una PYME de 20 trabajadores y cada uno tiene instalado un sincronizador en dos de sus ordenadores (oficina y casa), tus documentos corporativos pueden estar dispersos en 40 dispositivos diferentes y fuera de tu control.
Sincronizar no es trabajar en la nube: el error que comete la mayoría de las empresas
¿No lo sabías? Si es así, no eres el único. Esta réplica de archivos en discos locales es un “detalle” que las empresas que ofrecen un sistema de almacenamiento basado en la sincronización mencionan en sus campañas de marketing. Sin embargo, es una práctica muy común en el ámbito corporativo que pueden tener consecuencias muy negativas: desde pérdida de productividad hasta sanciones por incumplir la normativa de Protección de Datos
Estos problemas originados por la sincronización en la nube no son incidentes puntuales ni fallos ocasionales, sino el resultado de trabajar con un modelo diseñado para un uso personal y que las empresas han adoptado sin haberlo cuestionado.
¿Cuántos dispositivos fuera del control de tu empresa tienen ahora mismo una copia de tus archivos corporativos? ¿Sabes qué ocurre si uno de esos equipos sufre un ataque o un empleado borra una carpeta por error? ¿Quieres saber cuáles son las razones para no sincronizar en tu empresa? Si no tienes una respuesta clara para ninguna de estas preguntas, lo que viene a continuación te interesa.
¿Cuáles son los problemas de sincronización más comunes?
Los interrogantes del apartado tienen respuestas, y no son tranquilizadoras. Los problemas al sincronizar archivos en un entorno corporativo pueden manifestarse de formas distintas, y todas tienen un denominador común: ocurren sin que nadie lo haya decidido y sin que la mayoría de las organizaciones lo detecte a tiempo. Aquí te presentamos cinco problemas más comunes al utilizar un sistema de almacenamiento sincronizado en tu empresa.
1) Sincronizar dispersa la información de la empresa
Cuando se usa la sincronización con un Disco Virtual, ha de asumirse que los archivos colocados en esas carpetas y la información en ellas serán incontrolables. Piensa en una empresa de servicios jurídicos con 15 abogados. Cada uno trabaja con expedientes de clientes, contratos y documentación confidencial. El sincronizador está instalado en el ordenador de la oficina y en el portátil personal de cada profesional. Resultado: los documentos más sensibles del despacho están replicados en 30 dispositivos, algunos de ellos compartidos con familiares o conectados a redes wifi domésticas sin cifrar.
Probablemente, nadie tome la decisión de trabajar con estos riesgos conscientemente. Es, más bien, el efecto secundario de utilizar un sistema de almacenamiento que nadie cuestionó a la hora de instalarlo en la empresa. No obstante, esta ignorancia no evita los riesgos del disco virtual y que empiezan con la dispersión de la información en decenas de dispositivos ajenos a la organización.
¿Qué responsable de IT puede estar tranquilo sabiendo que el activo más valioso está repartido en dispositivos fuera de su control? Nosotros, en Dataprius, no conocemos ningún directivo, empresario o profesional feliz con la idea de que la información de trabajo se encuentre distribuida en tantos ordenadores. Más bien sucede todo lo contrario, ya que no se sabe bien dónde puede acabar esta información. Si bien es cierto que los sincronizadores son excelentes herramientas para compartir, también es cierto que ayudan a compartir el caos y el desorden.
2) La sincronización provoca conflictos y el uso de archivos desactualizados
Las copias en conflicto y la proliferación de archivos sin actualizar son otros de los problemas de sincronizar en la nube. Un problema en el que profundizamos en nuestro artículo sobre archivos duplicados en el que Ana y Pedro, empleados de una consultora tecnológica, sufrían las consecuencias de la sincronización de archivos cada vez que tienen que preparar la Timesheet del equipo.
Si tenemos un montón de copias de un archivo distribuidas en muchos lugares, tarde o temprano alguien hará cambios en un archivo y no lo sincronizará, o aún peor, lo sincronizará y provocará un conflicto. Si esto sucede, estaremos ante la típica situación en la que uno o varios usuarios reclaman que sus cambios en los archivos son las versiones válidas y actualizadas.
En estos casos, los conflictos entre las personas que usan los archivos sincronizados están garantizados. Además, habrá que añadir a los problemas otros como la cantidad de tiempo perdido en rehacer el archivo considerando los cambios introducidos por varias personas. Los sincronizadores provocan continuamente conflictos de este tipo al usarlos en la empresa.
3) Sincronizar provoca borrados accidentales.
La sincronización no distingue entre una acción intencionada y un error. Si un empleado elimina una carpeta por equivocación, el sincronizador interpreta esa orden como una instrucción válida y la réplica en todos los dispositivos conectados. En cuestión de segundos, lo que era un error individual se transforma en una pérdida colectiva.
Sucede porque, cuando se sincroniza, los usuarios son, en parte, «dueños del todo», convirtiéndose en propietarios de toda la estructura documental de la empresa, con capacidad para modificarla, moverla o destruirla sin que nadie lo supervise. Algo inadmisible en entornos corporativos: una organización no se puede permitir que la estructura de carpetas pueda ser manipulada sin cierto control y sin responsabilidades.
Esta desorganización y descentralización están implícitas en los sincronizadores, facilitando el borrado de documentos que pueden provocar pérdidas importantes de información, sobre todo a aquellos usuarios que, habiendo cambiado archivos sin conexión, se conectan y comprueban cómo la estructura y los archivos son borrados sin más.
4) Sincronizar provoca accesos no deseados por personas no autorizadas
La existencia de diversas copias de un archivo en un ilimitado número de ordenadores y dispositivos abre las puertas a que personas no autorizadas accedan a los mismos. Un portátil robado, un dispositivo doméstico sin contraseña o una red wifi son la puerta de entrada perfecta para atacar a tu empresa.
Un único acceso centralizado permite controlar la seguridad de tus datos en contra de los múltiples accesos que generan los sistemas de sincronización
Al contrario de lo que sucede con la sincronización, mantener los archivos en un repositorio centralizado permite mantener el control en el acceso y el uso de esos recursos. Esto tiene fuertes repercusiones en el mantenimiento de la seguridad y privacidad de la información almacenada.
5) Sincronizar consume mucho tiempo y provoca lentitud en la conexión a Internet
La sincronización se convierte en un sistema ineficaz y pernicioso para el trabajo diario cuando se maneja un volumen medianamente alto de archivos. En concreto, los usuarios pasan mucho tiempo esperando a que las carpetas queden sincronizadas cuando simplemente queremos acceder a un archivo de trabajo.
La razón es que los sincronizadores funcionan en un segundo plano, comenzando a descargar y actualizar archivos de forma automática, sin diferenciar entre los que son irrelevantes y los que son pesados. No saben ni tienen en cuenta cuáles son los que necesitamos, haciendo un consumo de recursos que compite con el resto de aplicaciones por el ancho de banda con el resto de aplicaciones.
Mientras se sincroniza, el efecto es inmediato: nuestra conexión a Internet se ralentiza e impone unas esperas que no son adecuadas para un trabajo profesional y eficiente. Si se da el caso de que usamos un dispositivo como el portátil que hace tiempo que no se sincroniza, estas esperas para poder empezar a trabajar son inasumibles.
La centralización como alternativa a los sincronizadores en la nube
Los problemas de los sincronizadores descritos no son nuevos. La informática los identificó y los resolvió hace más de dos décadas con un modelo tan lógico como eficaz: la centralización. Un único repositorio y una única versión de cada archivo accesible para todos los usuarios autorizados desde cualquier lugar. Sin copias locales. Sin réplicas en dispositivos incontrolables. Sin conflictos.
El principio es el mismo que usa cualquier banco. La cuenta corriente de un cliente no existe en diez sitios distintos según desde dónde se consulte. Existe en un único lugar y todos acceden a ella en tiempo real. Nadie cuestiona ese modelo porque funciona. La pregunta que debemos hacernos es por qué las empresas no siguen esta misma lógica a la hora de trabajar con sus documentos corporativos en la nube.
La respuesta, en la mayoría de los casos, es que nadie les ha ofrecido una alternativa a los sincronizadores. Hasta ahora, las opciones más visibles en el mercado eran precisamente este tipo de herramientas: fáciles de instalar, familiares para los empleados y respaldadas por campañas de marketing de las grandes tecnológicas. Los riesgos del disco virtual quedaban en letra pequeña.
Dataprius: el modelo de almacenamiento en la nube que tu empresa necesita
Como alternativa, en Dataprius hemos desarrollado un sistema de almacenamiento en la nube diseñado específicamente para entornos corporativos. A diferencia de los sincronizadores, los archivos no se descargan en local, ya que viven en el servidor y los usuarios trabajan directamente con ellos desde allí, sin generar copias en sus dispositivos.
Como cualquier sistema centralizado, cumplimos con los siguientes puntos para evitar los problemas más habituales de la sincronización de archivos en la nube:
- Centralizar la información en lugar de dispersarla.
- Evitar conflictos con los archivos, especialmente cuando se usan por varios usuarios
- Evitar el acceso por personas no autorizadas.
- Acceder de forma directa a todos los archivos permitidos por la empresa.
- Trabajar de forma directa con los archivos en la Nube.
- Garantizar que el archivo usado es verdaderamente la última versión.
La alternativa a los sincronizadores no es renunciar a la nube. Es elegir un modelo pensado para la empresa, no adaptado a ella. Y esa decisión tiene implicaciones que van más allá de la productividad o la gestión documental.
Porque dispersar archivos corporativos en decenas de dispositivos incontrolables no es solo un problema operativo: es un riesgo desde el punto de vista legal. En España, la transmisión y el uso de documentos sin cumplir las normativas de privacidad y protección de datos ya está derivando en sanciones que oscilan entre los 60.000 y los 200.000 euros.
Y las principales denuncias no proceden de ataques externos, sino de algo mucho más cotidiano: empresas que comparten carpetas sincronizadas con otras compañías usando plataformas que alojan la información en servidores de Estados Unidos, fuera del marco legal europeo.
¿Quieres comprobar cómo funciona Dataprius en tu organización? Puedes empezar a trabajar con Dataprius de forma gratuita y ver por ti mismo la diferencia entre sincronizar y centralizar.
Preguntas frecuentes sobre problemas de sincronización en la nube
¿Qué es un conflicto de sincronización?
Un conflicto generado por sincronizar ocurre cuando dos o más usuarios modifican simultáneamente un mismo archivo en una carpeta sincronizada. El sistema no sabe qué versión priorizar, generando archivos duplicados y obligando a los empleados a rehacer o fusionar el trabajo manualmente.
¿Por qué la sincronización es lenta en la empresa?
Los sincronizadores funcionan en segundo plano y descargan archivos automáticamente, compitiendo por el ancho de banda con el resto de las aplicaciones de la organización. En redes compartidas con varios usuarios, este consumo simultáneo retrasa la conexión antes de que el equipo haya podido empezar a trabajar.
¿Qué puede causar un problema de sincronización en la nube?
Las causas más habituales son la edición simultánea de un mismo archivo desde varios dispositivos, la pérdida de conexión durante una sincronización activa y el almacenamiento insuficiente en alguno de los equipos. Entre los problemas que se pueden originar destacan las copias en conflicto, las versiones desactualizadas y el trabajo con datos e información erróneos.
¿Cumplen los sincronizadores con las normativas de privacidad?
Depende del proveedor. Sin embargo, la mayoría de las plataformas de sincronización alojan datos en servidores fuera de la Unión Europea, lo que puede entrar en conflicto con el RGPD. Además, la dispersión de archivos en dispositivos personales hace difícil demostrar que los datos están controlados por la organización.
¿Cuáles son los riesgos de usar Dropbox o Drive para el cumplimiento del RGPD?
El principal riesgo es la pérdida del control sobre dónde residen los datos. Si los archivos se replican en dispositivos personales o se alojan fuera de la UE, la empresa puede incumplir el RGPD. En España, las sanciones por este tipo de incumplimientos oscilan entre los 60.000 y los 200.000 euros.
¿Qué alternativas existen a la sincronización en la nube para empresas?
La alternativa es el almacenamiento centralizado en la nube sin sincronización. En este modelo, los archivos residen exclusivamente en el servidor y los usuarios trabajan directamente sobre ellos, sin generar copias locales. Dataprius es un ejemplo de este modelo: elimina los conflictos de versiones y mantiene un control total sobre la información corporativa.
Pero si da tantos problemas como decís, por qué lo sigue usando tanta gente y empresas además. Yo sé de compañeros que en sus empresas usan onedrive o dropbox, lo usan en muchos sitios.
Fácil, los que usan los sistemas de sincronización nos han dado testimonios de los problemas con los que lidian. Además de saberlo nosotros por experiencia propia. Tiempo en resolver conflictos y cuando entra un virus o roban un portátil….
La realidad es que jamás se ha usado un sincronizador en una gran empresa. Con muchos usuarios es impracticable y además se han cumplir las normas de seguridad y de privacidad.
En las Pymes es porque simplemente no conocen otra cosa.
Lo de los conflictos de archivos es un mal que no tiene solución con la sincronización. Sólo me vale si soy yo solo el que trabaja sincronizando. Como haya que teletrabajador y colaborar con más personas se hace imposible con la sincronización
Los conflictos… Y luego que sí alguien borra algo nadie sabe nada…
Con OneDrive una compañera movió unas carpetas y se lío un caos en la empresa importante. Se duplicaron carpetas y luego el tiempo perdido arreglando la situación.
Los discos virtuales como OneDrive pueden provocar ese tipo de situaciones. Además, en las empresas se tiende a sincronizar todas las carpetas. Sería sencillo distinguir qué carpetas y archivos están en uso y cuales son solo para consultar. Me refiero a que siempre hay archivos que ya no se modifican y otros que están vigentes. Un ejemplo sería una empresa con proyectos, normalmente los proyectos finalizados solo se usan para consulta, otros están activos porque son sobre los que se está trabajando. En Dataprius se tiene la facilidad de sincronizar, si se quiere, solo las carpetas en uso actual. Aunque como decimos siempre, lo mejor estrabjar directamente sobre los archivos sin sincronizar y sin disco virtual.
Muchas gracias por comentar.