Embarcarse en SharePoint o la sencillez de Dataprius

Cuando no se conocen otras alternativas, enseguida se recurre a servicios de almacenamiento de grandes marcas. Ejemplo de ello es la implantación de SharePoint en muchas empresas.

No porque sea la mejor opción, sino porque para muchos empresarios es la única, al no disponer de información sobre otras herramientas de gestión documental, como es Dataprius Cloud.

Te vamos a explicar cómo funciona SharePoint, las diferentes versiones que hay y sus diferencias con Dataprius, así como otra serie de cuestiones que deberías tener claras antes de elegir una plataforma de almacenamiento y colaboración en línea.

¿Qué es SharePoint y cómo funciona?

SharePoint es una plataforma de colaboración empresarial creada por Microsoft, la cual está constituida por un conjunto de programas que van a permitir la gestión de documentos entre los miembros de una misma empresa.

Entre otras cosas, permite:

• Trabajar a varios usuarios sobre un documento común.
• Poder visualizar esos cambios.
• Compartir archivos entre usuarios.
• Estar en contacto con otros usuarios con los que se trabaja sobre un mismo proyecto, funcionando en muchos casos como una intranet corporativa.

Esta herramienta es un producto de Microsoft de amplia difusión en empresas de mediano y gran tamaño. SharePoint forma parte de Office 365, en los planes para empresas.

Es importante distinguirla de OneDrive (también de Microsoft), con el que se puede sincronizar. Hay que entender que SharePoint no es un disco virtual de almacenamiento, sino de un software de colaboración empresarial para la gestión de documentos.

Durante algún tiempo el software más común era SharePoint on premise, lo que implicaba un mayor coste de hardware y unos mayores costes y dedicación en mantenimiento de servidores. Con el auge de la nube, se dio el paso al cloud con SharePoint online para que los usuarios pudieran conectarse desde cualquier lugar y a cualquier hora.

Esta herramienta o plataforma de gestión empresarial incluye gestión de meta datos, calendario y posibilidad de integrar con Outlook.

¿Qué desventajas tiene SharePoint on premise?

Uno de los primeros inconvenientes de la opción SharePoint on premise (Sharepoint Server) es que se necesita bastante tiempo para su implantación, para adaptarlo como herramienta de trabajo dentro de una empresa. Puede resultar un proceso demasiado largo y complejo para muchas empresas.

El comercial de Microsoft debe hacer su propuesta y adaptarla a las necesidades de la empresa y, una vez aprobada, se deberá instalar la plataforma en cada uno de los ordenadores de los usuarios que vayan a pasar a formar parte de esta plataforma, siendo el coste por usuario al mes y no por grupo.

También se requiere su instalación en un servidor propio. Los empleados se conectarán desde sus ordenadores al servidor.

Para que la empresa adopte Microsoft Sharepoint se necesita un periodo de tiempo para que los usuarios puedan hacerse con él y utilizarlo.

Este plazo se extiende de 1 a 2 meses, ya que en este periodo será necesario incluir cursos formativos para que los nuevos usuarios puedan aprender el manejo de la plataforma.

A esto debemos añadir que el usuario únicamente podrá acceder a la plataforma desde un ordenador que ya cuente con el programa instalado en su disco duro o que esté suscrito a SharePoint, impidiendo en este sentido, que el usuario pueda hacer uso de la plataforma en cualquier momento y lugar.

Todo esto representa problemas para la empresa. Primero el elevado coste económico que supone la instalación de Microsoft SharePoint. Segundo el prolongado tiempo de implantación del nuevo modelo de trabajo.
Sin contar con el continuo mantenimiento que necesita el sistema para que se encuentre actualizado en todo momento y el cuidado del servidor que hemos debido instalar.

Siempre hay que preguntarse realmente si de verdad vale la pena asumir tantos costes para el tipo de tareas que va a realizar nuestra empresa.

SharePoint Server, y las soluciones on premise en general, incluyen muchas más funcionalidades que SharePoint online, pero probablemente tu empresa no las necesite y crear y gestionar una granja de servidores puede resultar complejo, especialmente cuando hay nuevas actualizaciones de Windows.

Frente a las opciones on Premise, está claro que a ti como empresa, si quieres ahorrar costes y reducir los tiempos de implementación, te interesa crear una intranet online o gestor documental en la nube que te permita crear, editar y compartir documentos en línea con otros usuarios de tu empresa.

Dataprius: ¿qué ventajas te ofrece?

Lo ideal es utilizar una herramienta que sea capaz de ofrecerte las múltiples ventajas de plataformas de colaboración online como SharePoint, pero sin los inconvenientes y la complejidad que conlleva esta herramienta.

Con Dataprius dispones de una solución para gestión de documentos, edición en línea, envío de enlaces y correos y posibilidad de organizar tus archivos y carpetas de manera sencilla.

Con esta herramienta de gestión en la nube tienes la plataforma colaborativa sencilla y eficiente para la empresa.

Este software es capaz de cubrir muchas de las necesidades que pueda tener una empresa, ya sea de grande o pequeño tamaño. Hablamos de una solución escalable, segura, sencilla, en la nube y con un sistema gestión documental en red que te facilita el trabajo.

A través de Dataprius, podrás cuidar la seguridad de los datos del cliente, crear y guardar documentos, enviar e-mails y colaborando con los compañeros de trabajo.

Se trata de una solución personalizada que te permite incluso incorporar la imagen corporativa de tu empresa y tener todas las ventajas de una plataforma empresarial escalable.

Entre otras ventajas, tú eliges cuántos Terabytes vas a utilizar, usuarios y disponiendo de editores offices. Cuentas con backup gratuito y personalización, tanto en los correos como en las aplicaciones y logotipos de la empresa.

De fácil manejo, tu gestor documental online te permite empezar a trabajar desde los primeros días, sin que tengas que impartir cursos para que los empleados conozcan y se familiaricen con el programa.

La aplicación se instala en pocos minutos y te permite cerrar tu cuenta de usuario en cualquier momento, con todas las ventajas de Office 365.