El almacenamiento en la nube para empresas requiere soluciones distintas a las que ofrecen los discos virtuales.
En el ámbito corporativo, el almacenamiento de archivos en la Nube es una necesidad. Para tener disponibles los documentos desde cualquier lugar o para compartir archivos con clientes. Todas la empresas utilizan herramientas o plataformas de almacenamiento en la Nube.
En la actualidad, la necesidad aumenta con el uso de la IA. En la medida en que las empresas incorporan procesos que involucran procesamientos de ficheros para la IA, la necesidad de tener los archivos en la Nube ha aumentado considerablemente.
Con un uso cada vez más intensivo del almacenamiento en la Nube por parte de las empresas, es necesario aplicar conceptos diferentes y adecuados al mundo empresarial.
Si el uso y dinámicas de la empresa es distinto al almacenamiento proporcionado por el modelo de disco virtual, el modelo debe ser diferente.
El uso del modelo de almacenamiento basado en disco virtual.
En la actualidad, el modelo de almacenamiento en la Nube que han implementado la mayoría de las empresas ha sido el de Disco Virtual, un modelo popularizado por Dropbox en 2007 para consumo personal, y que posteriormente replicaron otras como Google Drive o OneDrive.
En origen, estas herramientas de almacenamiento en la Nube cubrían una serie de necesidades muy útiles para el consumo personal. Con posterioridad, fueron adaptándose a la operativa empresarial aprovechando que el modelo de Disco Virtual era bien conocido como producto de consumo tras haber tenido mucho éxito a nivel particular.
Los inconvenientes del almacenamiento basado en disco virtual en las empresas.
Los tres principales motivos con que las empresas expresan su descontento con los discos virtuales son:
- Desorden
- Falta de control
- Dispersión de los archivos de la empresa
Un ejemplo que todo el mundo entiende y que incluye estos tres factores es el de la marcha de un miembro de la empresa.
Un director comercial causa baja voluntaria y se marcha de la empresa. Lleva tres años guardando contratos, bases de datos de clientes y propuestas económicas en el Google Drive que venía incluido con su cuenta de correo corporativo.
¿Dónde están esos archivos ahora? ¿En el servidor de la empresa o en su cuenta personal de Google? ¿Quién tiene acceso a los enlaces que compartió con clientes y proveedores?
La marcha de un empleado es el momento en el que muchos gerentes se dan cuenta de algo que nadie les había explicado: la empresa nunca fue dueña de esa información al trabajar con discos virtuales. Solo la usaba.
Este es el mayor problema de confundir un disco virtual con un verdadero almacenamiento en la nube para empresas. Son dos modelos distintos, con arquitecturas diferentes y con consecuencias dispares para la seguridad de los datos de tu empresa.
Los archivos que probablemente se fueron con el antiguo empleado no se marcharon por casualidad. Se fueron porque, al trabajar con un sistema basado en la sincronización, la empresa nunca tuvo el control.
El Disco Virtual funciona. Pero el problema es que «funcionar» y «ser adecuado para una empresa» no significan lo mismo. Y las empresas han venido adoptando estas soluciones por inercia, sin cuestionarse si su arquitectura era adecuada para gestionar la información de una organización con varios empleados, datos de clientes y obligaciones legales.
¿Qué debe tener un almacenamiento en la Nube para empresas?
Inicialmente deberíamos considerar los siguientes requisitos. Más adelante se entra en detalles relevantes.
Capacidad y rendimento para gran volumen de datos
Existe un gran volumen de carpetas y documentos que deben gestionarse con solidez y sin pérdidas de rendimiento.
Perfiles de usuario
Hay una cantidad considerable de usuarios. Por un lado los propios empleados y colaboradores, por otro lado clientes y accesos externos con los que se comparten archivos.
Control de accesos y permisos
Existe la necesidad ineludible de restringir el acceso a determinados contenidos de la empresa según el tipo de usuario que accede al sistema.
Privacidad y continuidad
Es imprescindible garantizar la privacidad según leyes aplicables. El servicio debe aportar continuidad, sin estar a expensas de caídas que interrumpan la actividad.
Garantías de preservación
Es imprescindible disponer de garantías sólidas de preservación de los datos como copias de versiones históricas o backups completos en la nube.
Flexibilidad y escalabilidad
Es necesaria la flexibilidad del sistema para adaptarse a entornos con gran demanda de recursos o reducirse fácilmente si estos ya no son necesarios.
Vamos entendiendo que hay requisitos que los discos virtuales no cumplen. Requisitos que garantizan tener la información bajo control y no simplemente tenerla guardada en algún sitio.
La nube corporativa exige control de acceso mediante permisos
En una empresa, no todos necesitan acceder a todo.
El responsable de contabilidad no tiene por qué ver las propuestas comerciales, ni el equipo de ventas necesita acceder a los expedientes de recursos humanos.
Un sistema de almacenamiento en la nube para empresas debe permitir establecer permisos estrictos por usuario, por departamento y por carpeta.
Los discos virtuales gestionan esto mediante enlaces compartidos: quien tiene el enlace, tiene el acceso. Es un modelo que funciona entre dos personas, pero que se vuelve incontrolable en una organización con diez, veinte o cincuenta empleados. En una organización, es esencial disponer de un control de permisos. Es el mecanismo básico que garantiza que la información llegue solo a quien debe llegar.
«Cuando falta control corporativo y los datos fluyen libremente entre portátiles personales mediante sincronizadores, la empresa se expone a riesgos muy concretos. Si quieres entender el alcance real del problema, te recomendamos leer nuestro análisis sobre los problemas de la sincronización en la nube«
El almacenamiento en la nube empresarial debe garantizar el cumplimiento legal y la privacidad (RGPD)
La empresa es la responsable legal de los datos de sus clientes, proveedores y empleados.
No el proveedor de la nube. No el empleado que abrió el archivo desde su portátil personal. La empresa. Y esa responsabilidad no desaparece cuando un documento se sincroniza, con un disco virtual, en un dispositivo fuera del control de la organización.
En este punto, debemos recordar que compartir archivos de forma segura no es solo una buena práctica, sino que es una obligación legal.
Si los documentos con datos personales terminan en el ordenador de un exempleado o fuera de control, la empresa puede enfrentarse a sanciones de entre 60.000 y 200.000 euros. El RGPD no distingue entre un error intencionado y uno provocado por usar la herramienta equivocada.
La Nube empresarial debe tener flexibilidad
Ante estos requisitos, algunos gerentes concluyen que la única alternativa es volver a los sistemas de gestión documental tradicionales: plataformas como Documentum o Alfresco, complejas de implementar, costosas de mantener y pensadas para grandes corporaciones con departamentos de IT dedicados. Sin embargo, esa no es la única opción.
Entre un disco virtual “descontrolado” y un sistema empresarial rígido existe un punto medio: soluciones de nube corporativa ágiles, accesibles y diseñadas específicamente para las empresas.
Por suerte, la tecnología ha avanzado lo suficiente como para que tener el control no signifique renunciar a la simplicidad.
Por qué las herramientas «gratuitas» terminan costando muy caras
El coste de un disco virtual no aparece en ninguna factura. Aparece en otros sitios: en las horas que un equipo pierde buscando la versión correcta de un documento, en la multa por una brecha de datos que nadie previó, o en el día en que un ransomware cifra los archivos de toda la empresa porque entró por el portátil personal de un empleado que tenía el sincronizador instalado en casa.
Estos ejemplos no son suposiciones. Según el informe Cybersecurity Threat Landscape 2025 de la Agencia de la Unión Europea para la Ciberseguridad (ENISA), el phishing representa aproximadamente el 60% de los casos de infección inicial. Es decir, seis de cada diez ataques empiezan con un empleado que hace clic donde no debe.
Sin embargo, cuando ese empleado tiene un sincronizador instalado, el verdadero problema es lo que ocurre después del click, ya que el virus es capaz de infectar los archivos locales de su dispositivo y el sincronizador hace exactamente para lo que está diseñado: replicar esos archivos en la nube de la empresa y en el resto de dispositivos conectados. De este modo, un error individual se convierte, en cuestión de minutos, en un incidente que afecta a toda la organización.
Los riesgos no terminan ahí. El mismo informe de ENISA subraya que el ransomware sigue siendo la amenaza de mayor impacto en la Unión Europea. Y los discos virtuales, por su propia arquitectura, carecen de las herramientas necesarias para contener su propagación.
El desorden que nadie ve pero todos sufren
Más allá de los riesgos de ciberseguridad, hay un coste que afecta a cualquier empresa sin un sistema centralizado: el caos documental. Cuando cada empleado organiza los archivos a su manera, en su carpeta, con su nomenclatura, la información deja de pertenecer a la empresa para pertenecer a la cabeza de cada persona.
El resultado es que la plantilla tiene dificultades para encontrar los documentos a la primera, las versiones se multiplican sin control y el tiempo productivo se erosiona en búsquedas, algo que, según diferentes estudios de IDC y AIIM, puede costar entre 9.000 y 19.000 dólares por empleado al año.
Si tu equipo pierde tiempo buscando la versión final de un contrato o reconciliando dos archivos con información diferente, te recomendamos leer nuestro artículo Problemas de trabajar con archivos duplicados en la empresa: causas, consecuencias y cómo evitarlos
El almacenamiento en Cloud Dataprius de un vistazo
Todos los problemas descritos hasta ahora tienen algo en común: no son fallos de las personas, sino consecuencias de usar herramientas que nunca fueron diseñadas para el entorno empresarial.
Por ello, en Dataprius partimos de una premisa diferente: la información pertenece a la empresa, y el sistema debe garantizarlo. Nuestra solución, lejos de ser una adaptación de un producto de consumo, es una solución construida desde cero para organizaciones que necesitan orden, control y seguridad sin sacrificar la agilidad del día a día.
Todo esto se puede llevar a cabo de forma sencilla como hace Dataprius gracias a:
Un árbol de carpetas centralizado
Dataprius organiza la información mediante una estructura de carpetas centralizada que cualquier empleado reconoce desde el primer día: funciona exactamente como la red local que muchas empresas ya conocen, pero accesible desde cualquier dispositivo y sin necesidad de estar en la oficina.
Esta centralización es la que permite que sea el único lugar donde viven los archivos de la empresa. No hay carpetas paralelas en escritorios locales, no hay versiones en pendrives y no hay documentos en cuentas personales. El orden no depende de los hábitos de cada empleado: lo impone el sistema.
Permisos que la empresa controla
Dataprius permite revocar accesos a exempleados con un solo clic. Si un trabajador abandona la empresa, el administrador elimina su cuenta inmediatamente, garantizando que los archivos permanezcan en el servidor bajo control de la organización.
Dataprius facilita que cada usuario acceda solo a las carpetas que le corresponden, según su rol y su departamento. No hay enlaces compartidos que puedan reenviarse. De este modo, la seguridad de los datos de la empresa no depende de la buena voluntad de cada empleado, sino de la arquitectura del sistema.
Este modelo garantiza además el cumplimiento estricto del RGPD: los datos personales de clientes y empleados permanecen en servidores bajo jurisdicción europea, sin réplicas en dispositivos fuera del control de la organización.
Trazabilidad : siempre sabes qué ha pasado con tus archivos
¿Quién abrió ese contrato el martes por la tarde? ¿Desde qué dispositivo se eliminó esa carpeta? ¿Alguien ha modificado la propuesta económica antes de enviarla al cliente? Con un disco virtual, estas preguntas no siempre tienen respuesta. Con Dataprius, sí.
El historial de actividad registra cada acción sobre cada archivo: quién lo leyó, quién lo modificó, quién lo eliminó... Es la trazabilidad que cualquier auditoría interna o requerimiento legal puede necesitar, y que los sincronizadores tradicionales no están en condiciones de ofrecer.
Con Dataprius, es sencillo conocer la actividad sobre las carpetas y archivos realizada por los usuarios del sistema. Lo que se comparte y cuando se comparte es perfectamente visible.
Si los archivos de tu empresa viven en los discos locales de tus empleados, sincronizados en sus dispositivos personales o vinculados a sus cuentas individuales de correo, el dueño de la información de tu empresa no eres tú. De ahí la importancia de trabajar con un almacenamiento en la nube para empresas que sea el disco virtual.
¿Quieres controlar tu documentación y no depender de que sus empleados no cometan errores, de que no se vayan a la competencia y de que no hagan clic donde no deben?
Toma el control de la información de tu empresa hoy mismo.
Descarga la versión gratuita de Dataprius y descubre la diferencia de trabajar con una verdadera alternativa a Dropbox para empresas, diseñada desde el principio para que la información pertenezca siempre a quien debe pertenecer: tu organización.
Preguntas frecuentes sobre almacenamiento en la nube para empresas
Un buen almacenamiento en la nube para empresas debe garantizar la seguridad, ofrecer un control de accesos por roles, cumplimiento del RGPD y la disponibilidad inmediata de los archivos desde cualquier dispositivo. A diferencia de los discos virtuales de consumo masivo, un sistema corporativo no debería depender de sincronizaciones locales ni dispersar datos en dispositivos personales.
Depende del proveedor y del modelo. Dataprius ofrece 1TB por 24,90 euros al mes, incluyendo dos usuarios compañeros y 400 usuarios web, y con acceso directo a los archivos. Una propuesta especialmente competitiva para empresas que priorizan seguridad y control sobre el volumen de almacenamiento.
No es recomendable. Los discos virtuales están diseñados para usuarios individuales, no para entornos corporativos. Sincronizan archivos en dispositivos personales que la empresa no controla, carecen de garantías RGPD suficientes y son especialmente vulnerables ante ataques de ransomware, que pueden cifrar toda la documentación empresarial en cuestión de minutos.
Sí. Con un sistema de almacenamiento en la nube como Dataprius, puedes visualizar y editar cualquier archivo directamente desde el servidor, sin que nada se descargue en tu dispositivo local. Esto elimina las limitaciones de espacio, los conflictos de versiones y la exposición de datos corporativos en equipos personales.
Para entornos corporativos, Dataprius es una alternativa muy recomendable. Es un sistema de almacenamiento en la nube sin sincronización con el que los archivos nunca abandonan el servidor, el cumplimiento del RGPD es total y la inmunidad ante ransomware no depende de medidas externas. En Dataprius no se compite en gigas, se compite en prestaciones y en seguridad.
Vamos a probar el sistema, porque como se menciona en este artículo, los discos virtuales cuando se trabaja con muchos usuarios y gran volumen de documentación, se dan muchos conflictos, tanto a nivel de sincronización, como de descontrol de la documentación, ya que realmente no podemos controlar bien si la documentación acaba descargada en dispositivos en los que no queremos que acabe la información de la empresa.
Gracias por la información.
Leyendo este artículo me han empezado a entrar miedos que no tenía…. En mi empresa siempre hemos trabajado con drive sincronizando. Ahora me doy cuenta que ha sido así por ignorancia. ¿Cómo puedo saber ahora si mis empleados han sincronizado alguna vez en sus dispositivos personales o si hay documentación de la empresa repartida por ahí?
Pues ya te has dado cuenta de algo que en lo que muchos no han reparado. Entre otros problemas de Google Drive está lo que comentas, ni se sabe en cuantos ordenadores o dispositivos andan los ficheros de la empresa. Esto desde luego incumple totalmente cualquier norma de seguridad y de privacidad. Lo único que puedes hacer es preguntar y enviar una nota a los empleados advirtiendo de que los archivos son privados, después puedes probar Dataprius y comprobar cómo se controla muy bien quién accede a qué, mantener al control y la seguridad de los documentos. También podréis salir del caos y desorden que causa un sincronizador como Drive, de paso cuidar de los datos de la empresa y de los clientes, no olvides que Drive es de Google. Saludos!
Llevo usando dropbox mucho tiempo en la empresa, sin embargo veo que tiene un límite de archivos que puedo sincronizar. Con este sistema en teoría no hay problema de límites ¿verdad?
No, con Dataprius no tiene esa restricción, puedes tener miles o millones de archivos. Acceder a ellos y trabajar rápidamente y de forma segura. Sin conflictos de archivo, sin problemas de espacio de disco duro, sin miedo a los virus.