Un gran número de empresas siguen utilizando un servidor de archivos tradicional. Un servidor instalado físicamente en las dependencias de la empresa, un servidor on-premise.
La rigidez, la inseguridad, la incapacidad o capacidad limitada para el acceso remoto o compartir los documentos. Son motivos que llevan a la empresa a la pregunta de ¿Cómo eliminarlo? ¿Cómo pasar a la Nube?
El servidor en la empresa
Sabemos que en muchos casos los servidores tradicionales de las empresas son multi-propósito.
Los servidores, se utilizan para mantener el repositorio de archivos y para otras funcionalidades como aplicaciones de red para la empresa.
Esta situación agrava y aumenta la dependencia del servidor. Aunque por algo hay que empezar, en este artículo sólo analizamos como migrar la parte de almacenamiento de los documentos.
El servidor tradicional y sus problemas
Problemas por la necesidad de personal técnico para su administración y mantenimiento.
A menos que exista una persona con conocimientos en la empresa. La administración del servidor ha de realizarse por personal técnico. El simple alta o baja de un usuario, otorgar permisos de acceso o denegarlos, requieren de la intervención del personal informático.
Problemas de vulnerabilidad y exposición a ataques.
Una mala costumbre, que puede tener consecuencia nefastas para la organización, es la compartición de carpetas del servidor en la red interna de la empresa.
Es un modelo que se ha venido manteniendo durante años. Se instalaba el servidor, se establecían carpetas de trabajo para los empleados y esas carpetas eran compartidas en la red interna.
Esta forma de compartir las carpetas ha venido siendo la causa de la pérdida de documentos y datos en el 90% de los casos que podemos leer en los medios de comunicación. Incluso casos de empresas que lo han perdido todo y la situación ha provocado su cierre.
Las empresas que tienen las carpetas de esta forma están expuestas a que un virus, un malware o un ransomware liquide toda su información. No es que hay ocurrido puntualmente, hay miles de casos documentados y públicos. las empresas lo han perdido todo porque además de las carpetas compartidas esos servidores han mantenido al mismo tiempo bases de datos y datos de aplicaciones de servidor locales.
No basta con tener un antivirus, que supone un coste adicional del servidor. Es que los antivirus no garantizan la seguridad contra un ransomware. Es que se da el caso de que ni los antivirus ni los propios servidores se actualizan con la debida frecuencia. No se mantienen unos mínimos de seguridad contra las variantes de virus y los agujeros de seguridad que surgen a diario.
Problemas del servidor con la conectividad a Internet externa
Por dos motivos fundamentales se hace necesario abrir el servidor para conexiones externas:
- Permitir el acceso a los documentos de la empresa por parte de los empleados.
- Compartir archivos con clientes o colaboradores externos.
Muchas empresas instalaron un servidor en su momento sin tener en cuenta esta necesidad. Otras muchas lo han hecho, pero sin reparar en las consecuencias. Normalmente los problemas se producen por la inadecuada configuración de seguridad del servidor y del router. Son puntos clave para ofrecer la conectividad hacia Internet.
Por otro lado, es habitual que se produzca la saturación de la conectividad. Esto provoca gran lentitud en el acceso a archivos e incluso la imposibilidad de hacerlo dependiendo del tráfico internet.
Instalar un servidor de archivos permitiendo la conectividad externa puede provocar una gran vulnerabilidad de seguridad y problemas de saturación con archivos grandes o con una gran número de conexiones entrantes y salientes.
Problemas de rendimiento.
Los servidores tradicionales se compran sobredimensionados. Esto tiene sentido porque ha de preverse que con el tiempo las necesidades de almacenamiento y de capacidad de ejecución se irán incrementando. El mismo sistema operativo y las propias aplicaciones van creciendo y necesitan más recursos.
En esto pasa como cuando adquirimos un PC. Al final siempre se queda pequeño. Pues con los servidores igual.
Problemas de capacidad del servidor
Aumentar las capacidades de un servidor no es nada sencillo. Siempre pasa por hacer mejoras en el hardware. Esto provoca interrupciones de servicio dentro y fuera de la empresa si compartimos archivos con los clientes.
Mientras que en Cloud es un simple trámite o un par de clicks.
Problemas de seguridad
Mantener la seguridad de un servidor tradicional es crítico en nuestros días.
Para ello es necesario llevar a cabo revisiones periódicas y actualizaciones. Todo realizado por personal cualificado. Un coste agregado pero muy necesario si no queremos que termine en un desastre mayúsculo para la empresa.
Problemas de gestión software del servidor
La eficiencia y la seguridad se logran fragmentando los servicios necesarios para la empresa.
Por desgracia hay muchas instalaciones de servidores que no sólo funcionan como servidor de archivos. También se provechan para otros softwares que utiliza la empresa.
El mantenimiento de esos programas o bases de datos sobre el propio servidor implican tareas de gestión o mantenimiento que pueden afectar al desempeño y disponibilidad de los ficheros.
Continuidad de servicio
Las cosas como son. El nivel más bajo y precario de continuidad de servicio se da en las instalaciones de servidores locales on-premise. Mientras que en la Nube se dispone de servidores replicados, medidas de continuidad de alimentación eléctrica, diferentes conexiones a Internet por si alguna falla.
Con un servidor tradicional se está expuesto a múltiples posibilidades de corte del servicio. Desde un cableado deficiente, un fallo del router, un corte de conexión a internet, un corte se suministra eléctrico, la caída del propio servidor, un exceso de temperatura. Sin considerar casos extremos como un robo o un incendio que paralizan la actividad de la empresa de forma radical.
Problemas con los backups.
Los servidores tradicionales de archivos suelen estar provistos de un sistema de backups.
El problema surge cuando por sentido común y por la ley, ese backup debe guardarse en una localización remota distante de la propia localización del servidor.
Entonces la empresa se ve obligada a contratar un servicio de backup en la Nube externo.
Se produce la paradoja teniendo en cuenta que esos servicios de backup son costosos. En Dataprius hemos comprobado, como las empresas pagan por servicios de backup mucho más de lo que cuesta una cuenta Dataprius completa para la empresa. La paradoja del backup remoto.
Problema de obsolescencia.
Los recursos y la tecnología de un servidor son las que trae en en momento en que se compra.
Llega un momento en que se queda obsoleto o se rompe. Las últimas versiones del sistema operativo y del software que tenemos instalado ya no funcionarán. Lo peor es seguir anclado en versiones antiguas por la imposibilidad de la instalación de las nuevas.
Problema de Rigidez ante cambios
Las empresas con servidores tradicionales renuncian a nuevas posibilidades que puedan ofrecer otros programas o sistemas. Quedan cautivas durante años a la posibilidad de mejorar sus procesos.
En la actualidad esto es evidente con la incorporación de funcionalidades de inteligencia artificial, la IA.
Problemas de adecuación legal
El cumplimiento legal y normativo ha de ser evaluado por la empresa. El coste puede ser elevado si se recurre a una auditoría legal y de seguridad.
Tomemos por ejemplo el caso del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). La norma indica que los archivos con datos personales han de ser cifrados en reposo.
Sabemos que un gran número de empresas con servidores de archivos incumplen la norma. Que no mantienen estos archivos cifrados en el servidor. Es una vulneración de la norma que conlleva graves sanciones.
Resistencia al cambio
La resistencia al cambio debe ser considerada en la problemática propia de los servidores de archivos.
Esto, por el contrario, no ocurre en la Nube. El grado de dependencia de un software o servicio SaaS (en la Nube) es drásticamente menor que con un servidor local.
A fin de cuentas el servidor local es «un cacharro» que se compró en un momento determinado y la mentalidad desde ese momento es que hay que usarlo. Eso con las aplicaciones o servicios en la Nube no pasa, la dependencia, no es tan fuerte. Bastará con cambiar de servicio si no se está satisfecho.
¿Por qué eliminar el servidor e ir a la Nube?
Las aplicaciones de almacenamiento en la Nube vienen dotadas de una serie de herramientas y utilidades.
Normalmente estas funcionalidades sobrepasan con mucho las capacidades de un servidor tradicional. El caso típico es la lentitud de la búsquedas de ficheros. Cualquiera puede comprobar por si mismo como una búsqueda de ficheros, que en un servidor tradicional pueden llevar minutos, en Dataprius tarda centésimas de segundos.
Ventaja de independencia
La empresa no queda cautiva y dependiente de un sistema, de una máquina que ha requerido una inversión y que ha de utilizarse.
Con un sistema en Cloud se es mucho más libre de migrar a otro que se ajuste mejor a las necesidades y costes asumibles por parte de la empresa.
Cumplimiento legal
Un servicio de almacenamiento en la Nube profesional garantiza el cumplimiento legal y normativo. La empresa delega esta parte en el servicio contratado.
Es conveniente comprobar que como en el caso del RGPD, el proveedor cumple todos los apartados de la norma. La ley incluye la firma de un contrato de tratamiento de datos por parte de terceros. La empresa ha de entregar ese contrato firmado. No se trata de una casilla dónde se hace click y se acepta. La empresa contratante ha de guardar el contrato como demostración de cumplimiento.
Control del workflow
El control de la actividad de los usuarios sobre las carpetas y archivos almacenados es mucho mejor en las plataformas en la Nube. De hecho esto suele ser muy deficiente y dificultoso en los servidores de archivos.
Gestión de permisos y del sistema.
En los servidores de archivos la gestión de los permisos de acceso es dificultosa. Lo peor y hablamos desde la experiencia es que se terminan concediendo permisos a todo.
Un sistema de archivos en la Nube viene dotado de sencillos métodos para establecer los permisos de acceso. Hay que tener en cuenta que es muy normal tener usuarios o clientes que acceden al sistema desde fuera. Disponer de herramientas que faciliten esta labor, sin necesidad de personal informático es un gran ventaja.
Capacidad ilimitada
La nube es Cloud Computing. Es flexible en cuanto a la capacidad. Se pueden aumentar o reducir recursos en función de las necesidades de la empresa en cada momento.
Continuidad de servicio.
Los servicios en la nube disponen de medidas de continuidad del servicio.
Los servicios en la Nube o SaaS (Software as Service) están localizados en Datacenters dotados de medidas de seguridad y continuidad. Sistemas anti-incendios, anti-inundaciones, acceso vigilado y restringido, sistemas eléctricos de continuidad, conectividad mediante varios proveedores por si alguno cae, etc.
No hay que contratar un backup externo.
Un sistema de archivos en la Nube profesional dispone de backups de los archivos y carpetas almacenados. Si además estos backups se guardan en otra Nube en otra localización geográfica ya tenemos un cumplimiento legal pleno. Aparte de la tranquilidad de disponer de una copia independiente de incidencias sobre el lugar de almacenamiento principal.
Cómo eliminar el servidor de la empresa e ir a la Nube
1. Preguntarse ¿Están organizados los archivos y carpetas del servidor?
La migración es un buen momento para establecer criterios básicos.
Los archivos y carpetas de la empresa deben estar organizados atendiendo a dos criterios fundamentales:
- Frecuencia de uso.
- Actividad o departamento que hace uso de los archivos.
Queremos ganar en eficiencia y control. Queremos que cada usuario trabaje justo con los archivos correspondientes a su actividad. No queremos que los usuarios tarden en localizar la información. No queremos que los usuarios tengan que abrir carpetas con cientos de archivos y buscar sobre los que necesita trabajar.
En demasiadas ocasiones hemos visto como las empresas copian estructuras de carpetas completas dónde están los archivos almacenados de años de trabajo.
Ten en cuenta la frecuencia de uso
Ninguna empresa del mundo necesita acceder todos los días a todos los archivos generados por su actividad durante años.
En toda empresa hay:
- Archivos históricos. Son ficheros antiguos que raramente se consultan o se modifican.
- Archivos de uso actual y frecuente. Son los archivos con los que se está trabajando en la actualidad.
Un criterio que funciona bastante bien es crear carpetas por años. Entonces copiar las carpetas y los archivos atendiendo a ciclos anuales.
¿Tienes prisa? Pues nada crea una carpeta «Anteriores 2026» y copia ahí todas las carpetas y archivos que no hayan sido creados o modificados este año.
Ten en cuenta la actividad o departamento
Intenta que las carpetas de la empresa están también organizadas en función de la actividad. El departamento de proyectos no debe tener acceso a las nóminas o a contabilidad, está claro.
Separar por actividad, aparte de ganar en eficiencia y orden facilitará la asignación de permisos a las personas que deben conectarse para trabajar con los documentos.
2. Hacer un backup completo si es posible.
Siempre es recomendable hacer un backup completo del servidor y guardarlo en algún lugar distante. Se puede hacer sobre un disco portátil o extraíble.
3. Recopilar usuarios y carpetas a las que deben acceder.
Tras subir los archivos y carpetas a la Nube será necesario crear los usuarios en el nuevo sistema y asignarles los permisos de acceso. Crea un documento con la lista de usuarios y las carpetas a las que deben acceder posteriormente. Esto simplifica la migración y acelera todo el proceso.
4. Simultanear el servidor local con el de la Nube.
La migración no tiene por qué ser un todo o nada. Podemos establecer un orden. Podemos ir subiendo a la Nube carpetas y archivos de un departamento mientras el resto de los usuario continúan usando el servidor de archivos.
Lo que si debemos tener en cuenta es que si copiamos las carpetas de un departamento, no dejar de verificar que en la Nube tenemos las últimas versiones. Una vez en la Nube es conveniente que las personas de ese departamento ya no accedan el servidor de archivos, a partir de un momento determinado se corta el acceso al servidor y ya trabajan en la Nube.
5. Copiar las carpetas a la Nube por usuarios.
Antes de copiar las carpetas a la Nube puedes tener dados de alta los usuarios. Incluso puedes hacer grupos para cada departamento.
Una vez subidas las carpetas, será muy fácil otorgar los permisos de acceso y que esos usuarios la entrar al sistema ya tengan las carpetas que necesitan para su trabajo.
Recuerda ir quitando el acceso al viejo servidor para aquellos que ya tienen sus carpetas en la Nube.
En cualquier caso siempre podrás como administrador de la cuenta en la Nube copiar archivos que se han quedado atrás. Debes dejar el servidor de archivos funcionando un tiempo por si se echan en falta documentos en un momento determinado, si no tendrás que tirar del último backup.
CONCLUSIONES
Para eliminar un servidor de archivos lo único que se necesita es establecer un orden. Pasar a la nube no tiene por qué ser tan dificultoso o traumático para una empresa.
Aquellas empresas que se estén planteando la eliminación de su servidor, siempre pueden contar con Dataprius .
El departamento de soporte estará encantado de guiarles y asesorarles en su migración al sistema. Tienen la experiencia de cientos de empresas que ya lo han hecho y que muestran un alto grado de satisfacción con el cambio.
Referencias:
Los servidores de archivos son el blanco principal del ransomware porque centralizan toda la información crítica de una organización, permitiendo que un solo terminal infectado propague el cifrado a miles de documentos compartidos en la red.
Una investigación reciente publicada en Help Net Security detalla que una sola computadora comprometida puede cifrar todo un servidor remoto a través del protocolo SMB (Server Message Block). El servidor simplemente obedece órdenes legítimas de lectura/escritura enviadas por la máquina infectada, lo que genera un punto ciego para los antivirus tradicionales de endpoint.
Los problemas comunes de los servidores pueden afectar gravemente el rendimiento de una empresa, provocando caídas, lentitud o fallos de seguridad.
https://evernex.com/es/guia-del-mercado/problemas-comunes-de-los-servidores/
On Premise vs Cloud Security: Which Deployment Model Is Safer for Modern Enterprises?
https://internationalsecurityjournal.com/on-premise-vs-cloud-security
Preguntas frecuentes
¿La nube cumple RGPD?
No podemos hablar de otras Nubes sin decir que se observan graves deficiencias en su cumplimiento. Si hablamos de Dataprius si podemos decir que cumple 100% en todos y cada uno de sus apartados. La ley es clara en muchos aspectos como exigir que se declaren las localizaciones del almacenamiento de los archivos, declarar el uso de proveedores externos, la firma del contrato previsto RGPD. Dataprius firma el contrato, ambas partes lo tendrán firmado en formato PDF. [Cumplimiento RGPD real de un servicio de almacenamiento en la Nube]
¿Qué pasa con mis datos si el proveedor cierra o no quiero continuar con el servicio?
Cualquier proveedor sujeto a la ley y las normas, sobre todo los localizados en la Unión Europea o países LATAM con leyes similares, esta obligados a ofrecer la menos 15 días para la descarga de los archivos.
[Almacenamiento en la Nube. Las 8 dudas que causan más temor a las empresas.]
¿Qué pasa con mis aplicaciones que dependen de SMB o de la LAN?
Es normal que existan aplicaciones que vuelcan archivos sobre el servidor. Por ejemplo, las impresoras o software de gestión de la empresa. La solución consiste en sincronizar esas carpetas para que se suban a la Nube. En Dataprius esto se puede hacer de varias formas.
¿Quién puede acceder a mis datos si están en cloud?
A las carpetas en Cloud y sus archivos solo acceden aquellos usuarios a los que se les ha otorgado permisos de acceso. Un sistema empresarial de almacenamiento en la Nube debe tener gestión de permisos y trazabilidad de las acciones de los usuarios.
¿Cómo protejo mis copias de seguridad si ya no tengo servidor?
En el caso de Dataprius las copias se almacenan en Cloud en otra localización geográfica. Estas copias se pueden descargar con permisos de Administrador en cualquier lugar con conexión a Internet.
[Backups. Copias de seguridad en la propia Nube.]
¿Qué hago con el servidor físico cuando ya no lo necesito?
Nosotros siempre recomendamos mantenerlo, una vez se hayan quitado las carpetas compartidas en la red y todos sus accesos. Muchas empresas reciclan este servidor, para usarlo como almacenamiento cuando descargan de vez en cuando copias de seguridad creadas en la Nube.
¿Y si mis empleados no saben usar el nuevo sistema?
El sistema ha de ser sencillo, tanto que no necesite formación. Todo cambio requiere un cierto proceso de adaptación para modificar costumbres, las malas costumbres también. Dataprius es tremendamente sencillo de usar y en poco tiempo se gana en eficiencia, seguridad y control de los archivos de la empresa.