La alternativa a Dropbox

En la empresa la alternativa a Dropbox no es otro disco vitual.

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Los discos virtuales como Dropbox son herramientas muy últiles para el uso individual o personal.  Para el uso profesional o en la empresa no son aptos. Estas herramientas carecen de una serie de características básicas.

Las diferencias fundamentales entre un disco virtual como Dropbox y un sistema para empresas residen en el cumplimiento de unas normas básicas de control y privacidad para trabajar en la Nube con múltiples usuarios y preservando la información. A pesar de su publicidad, Dropbox no cumple esos requerimientos básicos. Se trata de unas normas y un modo de funcionamiento contemplados en todas las grandes organizaciones que utilizan sistemas de gestión de archivos en red desde hace más de 20 años.

Dropbox fue diseñado para un uso personal y lúdico. Actualmente se ofrece como una solución válida para empresas en un intento de obtener ingresos de cara a sus inversores. A parte de otras consideraciones, por no cumplir unos critérios básicos de control de la información, también nos encontramos con que no cumple las normas de privacidad y protección de datos vigentes en Europa ni muchos países de America Latina.

A continuación veamos por qué ni Dropbox ni ningún Disco Virtual puede ser una alternativa para el almacenamiento en Cloud de una empresa. Veamos los problemas que plantean el modo de funcionamiento de esta aplicaciones. Nos centramos en el caso de Dropbox aunque es aplicable al resto de discos virtuales. Por ello nosotros somos una excelente alternativa a dropbox.

El problema de la sincronización de Dropbox

icono sincronizar

Inicialmente puede parecer que la sincronización de Dropbox es un método válido para almacenar archivos en la Nube para empresas. Esto dista mucho de la realidad. Desde que comenzó el uso de redes e Intranets en la empresas nunca ha sido necesario el uso de la sincronización. Piense en un banco o en la administración tributaria nunca necesitaron sincronizar para disponer de sus documentos en la red.

La sincronización del tipo Dropbox no es adecuada en el entorno de ninguna empresa o institución por la siguientes razones:

1) La sincronización al modo Dropbox  distribuye los archivos de la empresas en innumerables e incontrolables dispositivos. No se tiene un control de las copias de los archivos que andan en cada ordenador o dispositivo el personal que usa la misma cuenta de Dropbox. Los archivos son copiados en impredecibles lugares dónde se pierde el control de lo que ocurra con ellos. Ninguna empresa del mundo puede vigilar cada dispositivo, cada ordenador o cada móvil de cada empleado. La información que es fruto del trabajo de los empleados y que contiene datos que son propias de la empresa anda repartida en no se sabe cuantos sitios.

2) Al sincronizar al modo de Dropbox cada usuario que accede es dueño de la estructura de carpetas y archivos compartidos. Cada usuario es entonces amo y señor de los documentos, puede realizar borrados, reeplazar información y cambios en general que provocan desorden y caos en la gestión de la empresa.

3) La sincronización de Dropbox provoca "Conflictos de archivo". Como hay copias de un mismo archivo repartidas en multitud de lugares es sencillo que se cambien esos archivos y al sincronizar se machaquen los cambios de un compañero. En una empresa solo debe existir una única versión de un mismo archivo no multitud de versiones repartidas en multitud de lugares.

4) La sincronización de Dropbox provoca la transmisión de virus y troyanos del tipo de Cryptolocker. En los últimos tiempos, miles de usuarios han perdido todos sus archivos por culpa de los Cryptolocker. Los discos virtuales sincronizan todo y esto significa que si tenemos una infección por un virus rápidamente los archivos en la Nube serán infectados. Una vez infectados los archivos de la Nube el resto de los usuarios sincronizarán desde esta los archivos infectados.

El problema del espacio consumido de Dropbox

icono espacio consumido

Este problema es una consecuencia directa de la sincronización.
Cuando sincronizamos nuestros archivos a nivel personal no suele ser motivo de preocupación, pero las empresas producen y almacenan mucha más información que un usuario particular.

Las empresas pueden almacenar cientos y hasta miles de Gbs de archivos. En este escenario se ve poco práctico que haya que sincronizar toda esa información para poder usarla y que esté disponible en la trabajo diario. Mantener una copia de todos los archivos de la empresa en cada ordenador no parece una buena idea.

El problema de compartir archivos sin control en Dropbox

icono compartir archivos

Dropbox al igual que las redes sociales fue diseñado para su rápida expansión facilitando compartir archivos mediante enlaces enviados por email.  Los discos virtuales como Dropbox se parecen en esto más a las redes sociales que a  un disco de nuestro ordenador.

Esto nunca cambiará en las aplicaciones de consumo. El hecho de compartir e invitar a otros es el mecanismo utilizado para publicitar la aplicación. Como decimos, es la forma de expandir la aplicación y su uso de forma exponencial. Se obtienen muchos nuevos usuarios registrados en la aplicación, pueden ser millones,cuando llega un email de que algo se ha compartido con dicha aplicación muchos receptores deciden descargar la aplicación y registrarse. Los discos virtuales nunca van a renunciar a que el usuario pueda compartir por email a diestro y siniestro, este es el equivalente de las redes  sociales de invitar a otro, provocando una nueva suscripción.

El problema legal de Dropbox

icono legal dropbox

Dropbox no cumple con las leyes de protección de datos en Europa ni en muchos países de América Latina. En concreto Dropbox no cumple las leyes de protección de datos de España LOPD.

Cualquier empresa maneja archivos que contienen información de datos personales de sus clientes o empleados. Dropbox realiza una transferencia internacional de datos y por tanto no cumple con los requisitos del almacenamiento de datos que exigen las normas de privacidad y protección de datos. Dropbox además de forma cínica remite a sus usuarios a los tribunales de California, un paraíso para el manejo de datos de los usuarios.

Ningún Juez de ningún país del mundo dará veracidad a la pérdida de información de una empresa que ha estado utilizando un sincronizador como Dropbox para gestionar sus archivos. Un empleado puede marcharse con toda la información de la empresa sin ningún tipo de problema porque se entiende que al usar un sincronizador como Dropbox los documentos  son imposibles de rastrear o controlar, al fin ya la cabo los documentos pueden estar en decenas de dispositivos a los que cualquiera puede acceder.  Si por ejemplo un comercial se marcha con el listado completo  de la cartera de clientes de la empresa, poco pueden hacer las  autoridades sabiendo que esas carpetas se han sincronizado y compartido a diestro y siniestro en multitud de dispositivos.

El futuro sin Dropbox

icono futuro sin dropbox

El futuro del almacenamiento en la Nube prescindirá de aplicaciones como Dropbox. De hecho es una empresa que ya pasa por problemas de viabilidad.

Dropbox y el resto de discos virtuales que lo imitan han servido para enseñar al público en general la enorme utilidad de almacenar archivos en la Nube. Son aplicaciones con mucha utilidad a nivel individual y personal pero nunca fueron ni serán adecuadas para empresas y entornos profesionales.

A ningún gobierno, ni a ninguna institución, ni a ninguna empresa se le ocurrió nunca que la información pudiese estar replicada en los  diferentes ordenadores de los usuarios. Todo lo contrario, desde siempre se ha procurado que la información esté centralizada.

En la medida en que las empresas están descubriendo esta realidad, aparecen alternativas a Dropbox como Dataprius. Pequeñas empresas que van creciendo de forma más modesta pero a paso firme. Somos similares a dropbox, pero con funciones extras.

A fin de cuentas: Si la información ya está en la Nube ¿Es necesario copiarla en nuestro ordenador?