# Software de gestión documental de excelente sencillez para empresas

Software de gestión documental de excelente sencillez para empresas                  [![](../images/logo-dataprius-header.png)](../index.html)

![cloud](../images/ssspiral.svg)# Software de gestión documental de excelente sencillez para empresas

## El 99% de las empresas dejan de buscar cuando han probado el sistema

La sencillez y la facilidad de uso no están reñidas con la seguridad y el desempeño.

**Dataprius es un sistema de archivos en la Nube con un amplio espectro de uso, entre ellos la Gestión Documental de los archivos de la empresa.**

Si la aplicación habla por si misma, no es necesario solicitar demos, ni formación, ni sesiones comerciales, basta con descargar y probar.

![Cloud Intranet. Intranet en la nube](../images/intranet.png)

 [Descargar Versión Free](../descargas.html)

![Tree folder representation. Representación de árbol de carpetas](../images/sistema-carpetas.png)

## Un sistema de carpetas y archivos.

**Una dinámica comprensible al instante por todos los empleados de la empresa.**

Todo sobre una estructura de árbol familiar a cualquier usuario y con la misma eficiencia que cualquier sistema de archivos.

Copiar y pegar archivos y carpetas desde nuestro PC. Hacer doble click sobre un archivo para editarlo directamente.

## Permisos y control de documentos accesibles. Imprescindible en la gestión Documental.

Sencillo control de los archivos que son accesibles por el personal o los usuarios externos con los que se comparte.

Una organización necesita roles de acceso según departamentos o áreas de trabajo. Los accesos externos deben estar limitados con los mínimos privilegios.

![Permission in a cloud system](../images/dataprius-permisos-usuarios.jpg)

## Evitar conflictos de archivos es Gestión Documental

Dataprius dispone de un mecanismo de bloqueo para evitar sobreescrituras y conflictos de archivos.

Una buena gestión implica evitar contratiempos y pérdidas de información sobre los documentos almacenados.

El sistema dispone de todos los mecanismos necesarios.

![](../images/archivo-en-uso-bloqueo-dataprius.jpg)

## Búsquedas rápidas, localizadores de archivos y carpetas

En la gestión documental las búsquedas forman parte de las características básicas.

Como innovación propia, Dataprius incorpora los localizadores de archivos y carpetas. Unos códigos que permiten ir directamente a cualquier archivo o carpeta sin pasar por la ruta completa.

![AZ folders in a laptop screen](../images/almacenamiento-archivos-carpetas.jpg)

## La Gestión documental exige la trazabilidad de las acciones sobre carpetas y documentos

El sistema registra las acciones de los usuarios sobre las carpetas y archivos almacenados.

Los Historiales son fundamentales para el control y seguimiento de la documentación de cualquier empresa.

![Office Online  with multiple users. Edición Office online con múltiples usuarios](../images/diagram-edicion-concurrente.png)

## Editores de documentos Office Online. En la aplicación y en la web

Editores propios sin suponer un extra en la facturación del servicio.

Tanto los empleados de la empresa como los usuarios externos pueden abrir y editar archivos de Office en diferentes formatos.

Los editores permiten la edición concurrente colaborativa por parte de varios usuarios.

Ningún software de gestión documental del mercado integra editores online a pesar de su gran utilidad.

![Online Office editing Dataprius. Edición office online Dataprius](../images/edicion-office-dataprius.jpg)

## Envío de documentos mediante email integrado o mediante diferentes tipos de enlaces.

Desde la aplicación de escritorio, desde la web o desde las aplicaciones móviles, es posible enviar correos seguros para compartir archivos con colaboradores y clientes.

![Compartir carpetas con clientes.](../images/compartir-con-clientes.jpg)

![](../images/meta-enlaces-dataprius.jpg)

## Formularios, notas, recordatorios. Sistema avanzado de Metaenlaces.

Integrado en el sistema. Los Metaenlaces proporcionan una característica novedosa en cuanto a la gestión documental con los usuarios.

Se trata de enlaces que permiten a los usuarios acceder de forma segura a su área privada sin necesidad de claves.

Esta zona mantiene todas las comunicaciones con los clientes.

## Conversión de documentos a varios formatos no solo a PDF

Covertir documentos desde y hacia diferentes formatos.

Estas conversiones funcionan también para formatos de archivo de herramientas Office de software libre como LibreOffice o OpenOffice.

![](../images/convertir-archivo.jpg)

## Firma digital de documentos, directamente sobre los archivos en la Nube

Se usa el almacén de firmas de Windows y tal y como hacen las aplicaciones de firma de escritorio clásica, y no es necesario subir certificados ni configuraciones extra.

**Se firman documentos PDF que están en la Nube y se guardan directamente en la Nube no hay que salir del entorno.**

![A diagram showing a signature over a document. Un diagrama que muestra una firma sobre un documento.](../images/deco-firma.jpg)

## Integración de otras aplicaciones

**Cualquier aplicación que se use desde el navegador puede ser integrada en Dataprius.**‍

Sea cual sea la aplicación, ya se trate de un CRM, un ERP, Facturación, Nóminas, Contabilidad o cualquiera de las aplicaciones de uso en la empresa.

**Podremos subir archivos desde Dataprius o descargarlos.** Incluso aquellas web de instituciones u organizaciones con las que muchas empresas trabajan a diario.

![Diagrama de Apps Integradas con Dataprius](../images/diagrama-aplicaciones-integradas.png)

## Complementos para herramientas Microsoft Office

Disponibles para descarga e instalación. Desde lo editores de **Word**, **Excel** y **Powerpoint** se pueden guardar los documentos en Dataprius. Además incluye otras utilidades prácticas.

Complemento para Microsoft Outlook.

![Integración office word con Dataprius](../images/dataprius-en-word.jpg)

![Integración office excel con Dataprius](../images/dataprius-en-excel.jpg)

![Integración office powerpoint con Dataprius](../images/dataprius-en-powerpoint.jpg)

![](../images/captura-guardar-adjuntos-complemento-outlook-dataprius.jpg)

# Lo que se consigue con la Gestión Documental

# Ahorro de Recursos

Se pierden unas 10 horas al mes en encontrar documentos perdidos.

En toda empresa se pierde tiempo, espacio y dinero en mantener información que probablemente, no sea utilizada y que en caso de ser necesaria será muy difícil de encontrar.

Así, la necesidad de una buena gestión documental se hace clara.

# Mejora en la gestión y rapidez

Al tener sus documentos ordenados con un software de documentos, cada empleado destinará menos tiempo a la búsqueda de documentos, maximizando así el rendimiento de sus horas de trabajo.

La documentación está a disposición de forma instantánea, con lo cual si se trata de una empresa que ofrezca servicios directamente al público, los clientes se irán más que satisfechos.

# Mejora en el uso del espacio

La gestión documental colabora en el ahorro de espacio, ya que a la hora de clasificar, todos esos documentos innecesarios que veíamos antes, serán eliminados.

Ya no habrá documentos duplicados, copias innecesarias o doble registro de datos. Con un solo ejemplar digitalizado, se permitirá el acceso instantáneo de múltiples agentes a la información.

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API DESARROLLADORES

 [API Dataprius](../api-desarrolladores.html)

SISTEMA

 [Innovaciones propias de Dataprius Cloud.](../cloud/innovaciones-y-caracteristicas-a-lo-largo-del-tiempo.html) [Capturas de pantalla de la aplicación.](../cloud/capturas-de-pantalla-software-archivos-cloud-dataprius.html) [Mapdrive unidad mapeada en la nube](../mapdrive-mapeo-de-unidades-de-red-en-la-nube.html) [Documento de seguridad obligatorio RGPD.](../dataprius-descripcion-de-seguridad-del-sistema.html) [Test de velocidad subidas y descargas del almacenamiento cloud.](../velocidad-almacenamiento-nube-dataprius.html)

INTRANET VS DISCO VIRTUAL

 [Intranet VS almacenamiento en la Nube](../base/intranet-vs-almacenamiento-en-la-nube.html) [Diferencias entre Dataprius y Drive](../diferencias-entre-dataprius-y-drive.html) [La alternativa a Dropbox no es otro disco virtual](../alternativa-dropbox.html)

DISTRIBUIDORES

 [Distribuidores Resellers](../dataprius-distribuidores-reseller.html) [¿Eres una empresa IT? Te interesa Pista Cero](../pista-cero.html)

SITIOS WEB

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INTERES DE EMPRESA

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BASE DE CONOCIMIENTO

 [Almacenamiento en la Nube y gestión Documental](../dataprius-base-de-conocimiento.html)

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