# Qué es la Gestión Documental Qué es la Gestión Documental [![Logotipo Dataprius](images/logo-dataprius-header.png)](index.html) ![cloud](images/ssspiral.svg)# ¿Qué es la Gestión Documental? # La gestión documental supone una oportunidad para aquellas empresas que desean mejorar su eficiencia. - **El 16% de las horas de trabajo se utilizan para la búsqueda de información.** - **El 60% del tiempo de trabajo se gasta en la entrega de documentación.** - **El 85% de los documentos generados nunca vuelven a utilizarse.** - **El 60% están obsoletos.** - **El 50% son copias de otros documentos.** # Lo que se consigue con la Gestión Documental # Ahorro de Recursos Se pierden unas 10 horas al mes en encontrar documentos perdidos. En toda empresa se pierde tiempo, espacio y dinero en mantener información que probablemente, no sea utilizada y que en caso de ser necesaria será muy difícil de encontrar. Así, la necesidad de una buena gestión documental se hace clara. # Mejora en la gestión y rapidez Al tener sus documentos ordenados con un software de documentos, cada empleado destinará menos tiempo a la búsqueda de documentos, maximizando así el rendimiento de sus horas de trabajo. La documentación está a disposición de forma instantánea, con lo cual si se trata de una empresa que ofrezca servicios directamente al público, los clientes se irán más que satisfechos. # Mejora en el uso del espacio La gestión documental colabora en el ahorro de espacio, ya que a la hora de clasificar, todos esos documentos innecesarios que veíamos antes, serán eliminados. Ya no habrá documentos duplicados, copias innecesarias o doble registro de datos. Con un solo ejemplar digitalizado, se permitirá el acceso instantáneo de múltiples agentes a la información. # Definición de Gestión Documental ![Edición integrada en la aplicación](images/back-deco-link.png) La gestión documental es un medio para compartir, distribuir y gestionar la documentación de una empresa en formato digital, contribuyendo así a: ‍**1) Mejorar la gestión de la información.**‍ ‍**2) Automatizar procesos.**‍ ‍**3) Reducir costes, tiempo y espacio. ‍**Un gestor documental es un software o aplicación que permite a las organizaciones manejar todos sus flujos de documentos.Dota a los documentos de las organizaciones de una estructura lógica para su almacenamiento y posterior utilización. ![Escritorio conectado a la nube](images/back-deco-screen.png) Este tipo de aplicaciones permiten a empresas ganar en rapidez y eficiencia a la hora de buscar documentos, almacenarlos y generar nuevos contenidos. Todos tienen como objetivo ayudar a las empresas a deshacerse de papel y a hacer más eficiente y rápido todo el manejo de documentos que necesita para su funcionamiento. Un sistema de gestión documental permite a una empresa u organización: la creación de contenidos, la colaboración de equipos, preservar documentos, generar flujos de control, agilizar la búsqueda de documentos, versionar documentos, gestionar el acceso a la información, entre otras cosas. # Dataprius es Gestión Documental en Cloud para empresas - Podrá disponer de una red privada de acceso a archivos y carpetas. - Suprimir los costes relacionados con el mantenimiento y adquisición de equipos para una red local. - Mantener la información en un repositorio remoto libre de pérdidas por rotura o accidentes en los ordenadores locales. - Trabajo con documentos, colaborativo y en grupo. - Control de acciones sobre los documentos y archivos de la empresa. - Una herramienta que cumple con las especificaciones ISO 9001 de calidad en la gestión. - Enviar por email y bajo claves carpetas y archivos de gran tamaño. - Compartir carpetas completas a través de una Web privada con sus colaboradores y clientes. - Controlar los archivos, evitar duplicidades y pérdidas de información. - Centralizar el envío de correos a los clientes y envío seguro de archivos. [Descargar Versión Free](descargas.html) ## API DESARROLLADORES [API Dataprius](api-desarrolladores.html)## GESTION DOCUMENTAL [Software de gestión Documental de excelente sencillez para empresas](base/software-de-gestion-documental-de-excelente-sencillez-para-empresas.html) [¿Qué es la Gestión Documental?](gestion-documental.html) INNOVACIONES [Innovaciones propias de Dataprius Cloud.](cloud/innovaciones-y-caracteristicas-a-lo-largo-del-tiempo.html) [Mapdrive unidad mapeada en la nube](mapdrive-mapeo-de-unidades-de-red-en-la-nube.html)## DISTRIBUIDORES [Distribuidores Resellers](dataprius-distribuidores-reseller.html) [¿Eres una empresa IT? 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