Que es la Gestión Documental

La gestión documental supone una oportunidad para aquellas empresas que desean mejorar su eficiencia.

Organizar los documentos que forman parte de la gestión de toda organización significa un negocio más ágil y por tanto más seguro.

La incidencia en tiempo y espacio que se destina al almacenamiento de documentos en las empresas:

  • El 16% de las horas de trabajo se utilizan para la búsqueda de información.
  • El 60% del tiempo de trabajo se gasta en la entrega de documentación.
  • El 85% de los documentos generados nunca vuelven a utilizarse.
  • El 60% están obsoletos.
  • El 50% son copias de otros documentos.

Lo que se consigue con la Gestión Documental

Ahorro de Recursos

Se pierden unas 10 horas al mes en encontrar documentos perdidos.

En toda empresa se pierde tiempo, espacio y dinero en mantener información que probablemente, no sea utilizada y que en caso de ser necesaria será muy difícil de encontrar. Así, la necesidad de una buena gestión documental se hace clara.

Mejora en la gestión y rapidez

Al tener sus documentos ordenados con el gestor de documentos, cada empleado destinará menos tiempo a la búsqueda de documentos, maximizando así el rendimiento de sus horas de trabajo.

La documentación está a disposición de forma instantánea, con lo cual si se trata de una empresa que ofrezca servicios directamente al público, los clientes se irán más que satisfechos.

Mejora en el uso del espacio.

La gestión documental colabora en el ahorro de espacio, ya que a la hora de clasificar, todos esos documentos innecesarios que veíamos antes, serán eliminados.

Ya no habrá documentos duplicados, copias innecesarias o doble registro de datos. Con un solo ejemplar digitalizado, se permitirá el acceso instantáneo de múltiples agentes a la información.

Definición de Gestión Documental

La gestión documental es un medio para compartir, distribuir y gestionar la documentación de una empresa en formato digital, contribuyendo así a: Mejorar la gestión de la información. Automatizar procesos. Reducir costes, tiempo y espacio.

Un gestor documental es un software o aplicación que permite a las organizaciones manejar todos sus flujos de documentos. Dota a los documentos de las organizaciones de una estructura lógica para su almacenamiento y posterior utilización.

Este tipo de aplicaciones permiten a empresas ganar en rapidez y eficiencia a la hora de buscar documentos, almacenarlos y generar nuevos contenidos. Todos tienen como objetivo ayudar a las empresas a deshacerse de papel y a hacer más eficiente y rápido todo el manejo de documentos que necesita para su funcionamiento.

Un sistema de gestión documental permite a una empresa u organización: creación de contenidos, colaboración de equipos, preservar documentos, generar flujos de control, agilizar la búsqueda de documentos, versionar documentos, gestionar el acceso a la información, entre otras cosas.

Dataprius es Gestión Documental para empresas en Cloud

Nuestro software nació con la idea de proporcionar a las Pymes una solución económica, segura, robusta, eficiente y sólida para la gestión de archivos.

Un sistema que no está sujeto a las limitaciones de los sistemas comerciales basados en la web o en el coste de la instalación y mantenimiento de otras soluciones basadas en servidores de oficina.

Con Dataprius la empresa puede:

  • Disponer de una red privada de acceso a archivos y carpetas. Protegida por claves de acceso y disponible desde cualquier lugar con conexión a Internet.
  • Suprimir los costes relacionados con el mantenimiento y adquisición de equipos para una red local.
  • Mantener la información en un repositorio remoto libre de pérdidas por rotura o accidentes en los ordenadores locales.
  • Trabajo con documentos, colaborativo y en grupo.
  • Control de acciones sobre los documentos y archivos de la empresa.
  • Una herramienta que cumple con las especificaciones ISO 9001 de calidad en la gestión.
  • Enviar por email y bajo claves carpetas y archivos de gran tamaño.
  • Compartir carpetas completas a través de una Web privada con sus colaboradores y clientes.
  • Controlar los archivos, evitar duplicidades y pérdidas de información.
  • Centralizar el envío de correos a los clientes y envío seguro de archivos.