Se ha producido un error.
Se ha producido un error.
Se pierden unas 10 horas al mes en encontrar documentos perdidos.
En toda empresa se pierde tiempo, espacio y dinero en mantener información que probablemente, no sea utilizada y que en caso de ser necesaria será muy difícil de encontrar.
Así, la necesidad de una buena gestión documental se hace clara.
Al tener sus documentos ordenados con un software de documentos, cada empleado destinará menos tiempo a la búsqueda de documentos, maximizando así el rendimiento de sus horas de trabajo.
La documentación está a disposición de forma instantánea, con lo cual si se trata de una empresa que ofrezca servicios directamente al público, los clientes se irán más que satisfechos.
La gestión documental colabora en el ahorro de espacio, ya que a la hora de clasificar, todos esos documentos innecesarios que veíamos antes, serán eliminados.
Ya no habrá documentos duplicados, copias innecesarias o doble registro de datos. Con un solo ejemplar digitalizado, se permitirá el acceso instantáneo de múltiples agentes a la información.
La gestión documental es un medio para compartir, distribuir y gestionar la documentación de una empresa en formato digital, contribuyendo así a:
1) Mejorar la gestión de la información.
2) Automatizar procesos.
3) Reducir costes, tiempo y espacio.
Un gestor documental es un software o aplicación que permite a las organizaciones manejar todos sus flujos de documentos.Dota a los documentos de las organizaciones de una estructura lógica para su almacenamiento y posterior utilización.
Este tipo de aplicaciones permiten a empresas ganar en rapidez y eficiencia a la hora de buscar documentos, almacenarlos y generar nuevos contenidos.
Todos tienen como objetivo ayudar a las empresas a deshacerse de papel y a hacer más eficiente y rápido todo el manejo de documentos que necesita para su funcionamiento.
Un sistema de gestión documental permite a una empresa u organización: la creación de contenidos, la colaboración de equipos, preservar documentos, generar flujos de control, agilizar la búsqueda de documentos, versionar documentos, gestionar el acceso a la información, entre otras cosas.
