Compartir archivos con los clientes en la Nube

Compartiendo los documentos

Muchas empresas se preguntan como pueden crear carpetas para sus clientes.

Unas carpetas compartidas, que permitan a los clientes entrar a consultar y descargar sus documentos.

Disponer de un repositorio para los clientes es un servicio añadido, un servicio que además proporciona eficiencia, evita errores y optimiza el tiempo de atención a esos clientes que necesitan disponer de sus documentos.

Diagrama de empresa compartiendo carpetas y archivos con sus clientes

Para compartir archivos y carpetas con los clientes, Dataprius dispone de los llamados “Usuarios Web“. Este es un término genérico para describir a aquellos usuarios que tendrán acceso a nuestro sistema de archivos y carpetas.

La diferencia con los otros usuarios es que lo harán solo con privilegios de lectura y descarga. Fragmentar los usuarios en dos tipos proporciona muchas ventajas, lo fundamental es que aporta mucha claridad cuando se otorgan permisos de acceso a los documentos, por eso en nuestro sistema se usa esta diferenciación de usuarios.

Compartir documentos no significa otorgar dominio absoluto sobre estos

En otros sistemas o aplicaciones, la forma de compartir los documentos es bastante caótica, nos referimos a los sincronizadores de tipo Dropbox o Drive, que permiten que cualquier usuario con claves y acceso al sistema pueda modificar y actualizar la estructura de carpetas y archivos de la empresa.

Es lógico que esto no debe ser así, los clientes no necesitan modificar ni borrar ni crear carpetas. Simplemente, basta con darles acceso a esos documentos que la empresa ha generado para ellos.

Muchos siguen usando discos virtuales, lo hacen hasta el momento en que se dan cuenta de haber convertido a sus clientes en amos y señores de las carpetas y archivos. Bajo esa insana forma de compartir, los clientes incluso borran y sustituyen los documentos, en el mundo físico es como si entrasen a la oficina y cambiasen los archivos de los clasificadores.

Compartir archivos con otras nubes de forma descontrolada

Una característica única de Dataprius para gestionar lo compartido

En nuestro sistema se pensó desde el principio en la necesidad de compartir los archivos con los clientes.

Para acceder a estos documentos la empresa puede actuar de dos formas muy sencillas:

1) Enviar un email al cliente. Esto es tan simple como hacer click sobre una carpeta con el botón derecho del ratón y seleccionar la opción “Enviar por email”.

2) Dar de alta al usuario y posteriormente otorgarle permisos de acceso a las carpetas.

La característica exclusiva de Dataprius, es que permite ver los contenidos del sistema en función de los usuarios con los que se comparte la información. Es decir un modo especial de visión basado en los usuarios, los que en la empresa serán nuestro clientes.

Carpetas de Usuarios. Visión de carpetas desde el punto de vista de cada usuario.

Las ventajas de compartir los documentos con los clientes

La principal ventaja de cara al cliente es la satisfacción sobre el servicio proporcionado. Se percibe que la empresa se ha preocupado de poner a nuestra disposición de forma permanente nuestros documentos. Esto es muy interesante para todas las empresas, en estos momentos se está implantando en Asesorías y Compañías de seguros.

Ahorro en llamadas telefónicas y correos solicitando los ficheros

Por término medio las empresas ahorran hasta un 80% de las llamadas e innumerables emails de envío de archivos adjuntos.

Para la empresa, hay clientes más ordenados que otros. Hay muchos para los que el correo en su Outlook supone en sí mismo un sistema de gestión. Cuando se les envían los archivos por email a esos clientes, no proceden a archivarlos y organizarlos. De esta forma,  si no han guardado el documento,  simplemente llamarán a la empresa y solicitarán de nuevo el archivo.

Todo esto se evita si mandamos un acceso al cliente, acceso al lugar de la Nube dónde están sus documentos compartidos. Además y gracias al registro de actividad, se podrá comprobar cuando accedió el cliente a sus archivos. También se podrán actualizar y modificar con suma facilidad sus permisos.

Reducir las pérdidas de tiempo debido a errores

Una gran pérdida de tiempo se produce debido a los errores. Esto es típico de cuando se envían los archivos por email. La causa es que el personal no puede estar al tanto de los cambios o versiones de los archivos. Se envían versiones que no han sido corregidas o actualizadas. Lo que provoca nuevas llamadas, confusión y más tiempo invertido en simplemente hacerle llegar un documento a un cliente.

Cuando se trata de compartir archivos, lo mejor es que sea desde nuestro lugar de almacenamiento centralizado en la Nube. Así siempre se tendrán las versiones correctas y actualizadas de la documentación. Además  se podrá tener un control de con quién se comparte, cuando y como.