Compartir archivos con los clientes en la Nube

Documentos y carpetas compartidas accesibles para los clientes.

Muchas empresas necesitan crear carpetas para compartirlas con los clientes.

Dataprius dispone de los mecanismos necesarios para que nuestras carpetas y documentos sean accesibles por aquellos usuarios designados.

Mantener un repositorio de archivos para los clientes es ya una forma habitual de trabajo para cientos de empresas que usan el sistema a diario.

¿Como se hace? ¿Como funciona?

Para compartir carpetas se otorgan permisos de acceso a los usuarios, es tan sencillo como hacer un click en la ventana de permisos de la carpeta.

Podemos enviar invitaciones a esos usuarios. Estos accederán entrando por la aplicación web de nuestra cuenta Dataprius personalizada con el logotipo de la empresa.

También se pueden compartir archivos mediante enlaces y por email.

Enviar un email con archivos adjuntos en forma de enlaces es muy sencillo en Dataprius. Se dispone de correo seguro integrado.

Se pueden crear enlaces a ficheros con fecha de caducidad, indicando quienes tendrán acceso, si pueden descargar, editar o solo visualizar el documento.

Recibir archivos que nos envían los clientes.

Los clientes, denominados Usuarios Web en el sistema, pueden subir documentos desde la aplicación.

Estos archivos se reciben en una bandeja de entrada, podemos revisarlos y guardarlos en las carpetas del cliente con un par de clicks.

Por supuesto los clientes no pueden modificar ni borrar nuestras carpetas.

Compartir documentos y carpetas no significa conceder control sobre estos.

En otros sistemas o aplicaciones, la forma de compartir los documentos es bastante caótica.

Nos referimos a los sincronizadores de tipo Dropbox o Drive, que permiten a los usuarios modificaciones y borrados de la estructura de carpetas y archivos de la empresa.

En el mundo físico es como si entrasen a la oficina y cambiasen los archivos de los clasificadores.

Compartir no significa otorgar el control de los documentos.

Gestionar lo compartido, clientes y su actividad.

Dataprius se pensó desde el principio para esta necesidad.
Normalmente consiste en dar de alta al cliente y posteriormente otorgarle permisos de acceso a las carpetas.
Se pueden importar listas de clientes y luego gestionar las carpetas compartidas y los archivos que suben al sistema.

Los permisos de acceso a las carpetas.

Para conceder o denegar permisos de acceso a las carpetas Dataprius dispone un sistema de permisos tan sencillo como innovador.

Panel de gestión de clientes, de la actividad, de carpetas y de los archivos que suben.

Una importante característica de Dataprius, es que dispone de un completo panel de gestión para llevar el control de los usuarios con los que se comparten archivos y carpetas.

Acceso para usuarios y clientes. Web y móvil

Las ventajas de compartir los documentos con los clientes.

Centralizar, organizar y accesibilidad.

Cuando se centralizan los documentos de los clientes, los archivos ya no dependen de los correos enviados y recibidos de forma individual por los empleados. Todo el mundo sabe dónde están.

Satisfacción del cliente y eficiencia de la empresa.

El cliente en la actualidad conoce que existen los medios para disponer de toda la información en su teléfono o en la web.

La eficiencia a la hora de localizar archivos de los clientes ha mejorado radicalmente.

Privacidad y protección de datos.

Si los ficheros de los clientes no se encuentran distribuidos en los ordenadores de los empleados podemos garantizar su privacidad.

La seguridad y protección de los datos por parte de la empresa pasa a otro nivel.

Ahorro en llamadas telefónicas y correos solicitando los ficheros

Por término medio las empresas ahorran hasta un 80% de las llamadas e innumerables emails de envío de archivos adjuntos.

Cuando se envían los archivos por email a los clientes, muchos no proceden a archivarlos y organizarlos.

Si no han guardado el documento, simplemente llamarán a la empresa y solicitarán de nuevo el archivo.

Todo esto se evita si mandamos un acceso al cliente, acceso al lugar de la Nube dónde están sus documentos compartidos.

Además y gracias al registro de actividad, se podrá comprobar cuando accedió el cliente a sus archivos.

Reducir las pérdidas de tiempo debido a errores

Una gran pérdida de tiempo se produce debido a los errores de envíar versiones de documentos que no han sido corregidas o actualizadas

Esto es típico de cuando se envían los archivos por email.

Lo que provoca nuevas llamadas, confusión y más tiempo invertido en simplemente hacerle llegar un documento a un cliente.

Cuando se trata de compartir archivos, lo mejor es que sea desde nuestro lugar de almacenamiento centralizado en la Nube.

Así siempre se tendrán las versiones correctas y actualizadas de la documentación.