# Compartir archivos con clientes

Compartir archivos con clientes                   [![Logotipo Dataprius](images/logo-dataprius-header.png)](index.html)

![ciclon](images/cccoil.svg)# Compartir archivos con clientes

## Documentos y carpetas accesibles para los clientes

![Compartir con los clientes desde la empresa](images/compartir-con-clientes.jpg)

## Las empresas necesitan compartir carpetas con los clientes.

**Dataprius dispone de varias opciones** para que nuestras carpetas y documentos sean accesibles por aquellos usuarios designados.

Mantener un repositorio de archivos para los clientes. Un portal de documentos para clientes. Una forma habitual de trabajo para cientos de empresas que usan el sistema a diario.

 [Descargar versión Free](descargas.html)

## Compartir mediante el sitio web creado por el sistema para la cuenta.

**Todas la cuentas del sistema disponen de un sitio web.**

- Los clientes y cualquier persona con la que compartimos carpetas o archivos, pueden acceder a nuestra web.
- En la web, tendrán acceso a las carpetas y archivos designados por la empresa.
- Muchas empresas colocan un **accceso en su propio sitio web**.
    Esta será la zona privada para clientes o **portal de clientes**.
- Los archivos pueden ser compartidos definiendo si se **permiten descargas y ediciones**, así como determinando si son de **solo lectura.**

![Esquema de zona compartida con los clientes](images/diagram-zona-compartida.png)

## Una forma de compartir. Conceder permisos de acceso desde la aplicación.

**Para compartir carpetas se otorgan permisos de acceso a los usuarios.**

 Es tan sencillo como hacer un click en la ventana de permisos de la carpeta en la aplicación.

Podemos enviar invitaciones a esos usuarios.
Estos accederán entrando por la zona web de **nuestra cuenta Dataprius personalizada con el logotipo de la empresa**.

 [Personalización empresas](dataprius-personalizacion-con-logotipos-empresa.html) [Permisos de acceso](https://manual.dataprius.com/permisos-de-acceso-a-carpetas-y-archivos/)

![Usuarios con acceso a carpetas en la Nube](images/intranet.png)

## También se pueden compartir archivos mediante enlaces y por email.

**Enviar un email con archivos adjuntos en forma de enlaces es muy sencillo en Dataprius. Se dispone de correo seguro integrado.**

Se pueden **crear enlaces a ficheros** con fecha de caducidad, indicando quienes tendrán acceso, si pueden descargar, editar o solo visualizar el documento.

 [Enlaces a carpetas y archivos](https://manual.dataprius.com/enlaces-a-carpetas-y-archivos/)

![Compartir carpetas segun permisos de acceso](images/dataprius-permisos-usuarios.jpg)

## Recibir archivos que nos envían los clientes.

Los clientes, denominados Usuarios Web en el sistema, pueden subir documentos.

Estos archivos se reciben en una bandeja de entrada, podemos revisarlos y guardarlos en las carpetas del cliente con un par de clicks.

Por supuesto **los clientes no pueden modificar ni borrar nuestras carpetas**.

Podemos enviar a los clientes enlaces de subida de archivos.

![Ventana Dataprius coon aviso de subida de archivos de cliente.](images/archivos-recibidos-escritorio-dataprius.jpg)

## Compartir sabiendo quién accede y cuando.

Saber si los clientes han accedido a las carpetas y archivos compartidos es importante.
Para ello Dataprius proporciona varias utilidades.

### Listados de accesos a enlaces de archivos y carpetas compartidos

Para conocer quién y cuando ha accedido a cada enlace.
Podemos ver el usuario y la fecha de acceso.

### Historiales o Workflow de las acciones de los clientes

Para cada usuario podemos ver un listado de la actividad realizada. Si a visualizado un archivo, si ha descargado, si ha editado el archivo.

### Ventanas de actividad de los usuarios

Existe un panel de Actividad que muestra toda la activividad en intervalos de fechas para los usuarios.

### Avisos de subida de archivos

Existen enlaces de subida de archivos para enviarlos a los clientes. Pero también pueden subir archivos desde la web de la empresa.
Podemos activar avisos por email que nos llegan cuando suban ficheros.

 [Historiales de acciones](historiales-de-acciones-workflow.html)

![Diagrama de listado de actividad de los clientes.](images/actividad-usuarios-compartir.png)

## Una importante ventaja en seguridad

Tanto los enlaces para compartir archivos como compartir carpetas ofrecen una importante ventaja en cuanto a seguridad y protección de datos.

### Inseguridad cuando se envían archivos adjuntos por email

Cuando se envían archivos adjuntos por email, estos llegan a un servidor de correo, un lugar del que no tenemos garantías de seguridad. Puede ser accesible por terceros, puede haber sido vulnerado.

### Seguridad compartiendo o mediante enlaces

Cuando se comparten carpetas o se accede mediante enlaces, todo es diferente. No depositamos los documentos en lugares inciertos. El usuario va a por un archivo que almacenamos nosotros en nuestro repositorio. No depositamos el archivo en nigún lugar.

## Las ventajas de compartir los documentos con los clientes.

![](images/ico-backups_1ico-backups.png)

### Centralizar, organizar y accesibilidad.

Cuando se centralizan los documentos de los clientes, los archivos ya no dependen de los correos enviados y recibidos de forma individual por los empleados.
Todo el mundo sabe dónde están.

![](images/ico-sin-conflictos_1ico-sin-conflictos.png)

### Satisfacción del cliente y eficiencia de la empresa.

El cliente en la actualidad conoce que existen los medios para disponer de toda la información en su teléfono o en la web.

La eficiencia a la hora de localizar archivos de los clientes ha mejorado radicalmente.

![](images/ico-seguridad_1ico-seguridad.png)

## Privacidad y protección de datos.

Si los ficheros de los clientes no se encuentran distribuidos en los ordenadores de los empleados podemos garantizar su privacidad.

La seguridad y protección de los datos por parte de la empresa pasa a otro nivel.

## **Ahorro en atender llamadas telefónicas y correos solicitando los ficheros.**

Por término medio las empresas ahorran hasta un 80% de las llamadas e innumerables emails de envío de archivos adjuntos.

Si tras enviarle un email , el cliente no ha guardado el archivo, simplemente llamará a la empresa y lo solicitará de nuevo.

Todo esto se evita si mandamos un acceso al cliente, acceso al lugar de la Nube dónde están sus documentos compartidos.

Además y gracias al registro de actividad, se podrá comprobar cuando accedió el cliente a sus archivos.

## **Reducir las pérdidas de tiempo debido a errores.**

Una gran pérdida de tiempo se produce debido a los errores de enviar versiones de documentos que no han sido corregidas o actualizadas.

Esto es típico de cuando se envían los archivos por email. Lo que provoca nuevas llamadas, confusión y más tiempo invertido en simplemente hacerle llegar un documento a un cliente.

**Cuando se trata de compartir archivos, lo mejor es que sea desde nuestro lugar de almacenamiento centralizado en la Nube**.

Cuando se centralizan los archivos siempre se tendrán las versiones correctas y actualizadas de la documentación.

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## API DESARROLLADORES

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 [Software de gestión Documental de excelente sencillez para empresas](base/software-de-gestion-documental-de-excelente-sencillez-para-empresas.html) [¿Qué es la Gestión Documental?](gestion-documental.html) [Base de conocimiento](dataprius-base-de-conocimiento.html)

INNOVACIONES

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## SITIOS WEB

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 [Diversos sectores en los que Dataprius es ampliamente usado como sistema de gestión documental en la Nube](cloud/uso-dataprius-en-diversos-sectores.html)

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